¿Qué es el outsourcing? y ¿Cómo aplicarlo en tu negocio?

Para manejar un negocio es necesario realizar una serie de actividades y probablemente algunas de ellas no las querrás asumir o pensarás que es mejor que las haga alguien con más experiencia o con mayor especialización. Lo que deberías hacer es tratar de enfocarte en las actividades que requieran tu atención y las demás encargarlas a otras personas o a empresas externas más especializadas, a través del outsourcing o tercerización. En este post explico qué es el outsourcing de procesos o tercerización y cómo aplicarlo en tu negocio.

¿Qué es el outsourcing de procesos?

Se habla de outsourcing, tercerización o subcontratación cuando una empresa contrata a otra para que realice actividades que en un principio, deberían ser realizadas por la primera. Este proceso generalmente se realiza con el objetivo de reducir los costos o de ganar eficiencia.

El outsourcing de procesos o tercerización, ha sido visto tradicionalmente como una estrategia reservada para las grandes empresas, pero los avances tecnológicos han hecho que esta herramienta sea más accesible. Este esquema puede tener un impacto importante sobre las posibilidades de crecimiento de las PYMES, en su productividad y por supuesto en sus resultados.

Una de las ideas que respaldan el outsourcing de procesos es que, sobre todo en pequeños negocios y al principio, la carga de trabajo de algunos puestos es baja y no es suficiente para justificar la contratación de personas a tiempo completo para cubrirlos.

Por otro lado, un negocio que utiliza el outsourcing de procesos necesitará menos espacio para la oficina o la planta. Esto es porque todas las personas que realizan actividades tercerizadas, trabajarán desde una oficina externa, pero estarán en constante comunicación, a través de los medios que da la tecnología.

¿Cuándo utilizar el outsourcing de procesos?

Dar los pasos para tercerizar alguna de las funciones de tu empresa puede parecerte algo complicado. Sin embargo, si te pones a pensar en las mejoras de eficiencia o economías de escala que podría obtener tu negocio al contar con el apoyo de profesionales externos con mayor experiencia en ciertos aspectos de la administración, bien podría valer la pena. En condiciones normales, difícilmente podrías acceder a esas ventajas con el tamaño de tu empresa. 

El momento preciso para el outsourcing de procesos puede ser muy diferente para cada negocio. Una empresa puede tener personal suficiente para realizar las actividades diarias, pero puede necesitar ayuda externa para apoyar proyectos nuevos que no justifican adicionar una persona a tiempo completo.

En otros casos, el momento puede ser cuando tú y tus empleados actuales se vean en la imposibilidad de realizar las actividades del día a día.

También puedes considerar el outsourcing de procesos desde el primer momento. La contabilidad por ejemplo es algo que podrías tercerizar desde el principio y se puede hacer en forma virtual. De esa manera,  necesitarás menos espacio de oficinas en tu empresa. 

¿Qué procesos entregar en outsourcing?

En estos días es posible tercerizar prácticamente todo, desde la contabilidad hasta la producción. Ahora, no se trata de tercerizar una actividad o proceso solamente porque no queremos realizarla. Algunas actividades son suficientemente importantes como para que las manejes tú directamente.

No deberías hacer outsourcing de procesos clave o core

Esas actividades importantes, que también se denominan “core” (de corazón) son las que representan la razón de ser de tu empresa y en las que se genera el valor a tus clientes.

Por ejemplo en una empresa que produce prendas de vestir, el core del negocio es el diseño de las prendas, que son las actividades que la hacen diferente y especial. Probablemente las habilidades del empresario estén relacionadas con esas actividades, por lo tanto no tendría sentido tercerizarlas.

Otro ejemplo claro puede ser el de una empresa que produce alimentos, en la que la actividad core está relacionada con la definición de las recetas o fórmulas.

Las actividades más factibles de tercerizar son aquellas tangenciales o repetitivas, que no agregan valor a los clientes, como el cálculo de las planillas o la administración del proceso de datos. No es que sean menos importantes, simplemente que involucran habilidades que son muy comunes y que hay personas o empresas que pueden hacerlas bien y a bajo costo.

Áreas más factibles de outsourcing de procesos

Como una guía general, los procesos más factibles para tercerizar serían:

• Puestos de mucha experiencia, de nivel ejecutivo o con muchas habilidades, como un gerente financiero. Tal vez no puedas pagar a un gerente financiero a tiempo completo, pero si podrías tener una persona de ese nivel que dedique algunas horas para supervisar la contabilidad y las finanzas. Esta persona también podría tomar decisiones relacionadas con el tema.
• Realización de tareas repetitivas, tales como pago de facturas, ingreso de datos o despacho de productos.
• Actividades que requieren conocimiento especializado, como el soporte técnico de tu sistema de contabilidad. Podría costarte mucho pagar a un técnico a tiempo completo, pero una opción más viable sería contratar a un técnico especializado que te apoye cuando lo requieras.

¿Cómo encontrar a los proveedores de outsourcing correctos?

Antes de entregar el control a alguien de afuera, tienes que estar seguro que es el “socio” correcto (la palabra socio se usa en el sentido de que estas compartiendo el riesgo). El proceso de selección es muy importante, tanto como si fueras a contratar a un empleado nuevo.

Como primer paso debes definir claramente lo que necesitas. Luego, para identificar posibles candidatos, puedes recurrir a tu red de contactos, a otros empresarios que sean de tu confianza, a tu contador o a tu abogado, para que te recomienden a alguien de su confianza.

Una vez que hayas identificado a un servicio o a un profesional que cumpla con tus requerimientos, es importante que consultes referencias. También es recomendable que contactes a sus clientes, para conocer el nivel de satisfacción que tienen con su servicio y algo fundamental: saber si lo recomendarían.

Es clave elaborar y firmar un contrato

Otro aspecto clave en el outsourcing de procesos es elaborar y firmar un contrato, en el que se definan claramente los términos que has acordado para el servicio y las obligaciones de las dos partes. Es recomendable especificar en el contrato los tiempos de respuesta esperados, de ser aplicable y establecer penalidades, en caso de que no se cumplan las condiciones acordadas.

No pienses que elaborar un contrato es una pérdida de tiempo, puede que sea engorroso, pero vale la pena hacerlo. Más adelante, si ocurre algún problema, podrías lamentarte de no haberlo hecho.

No te conformes con el contrato que te propone el proveedor y contrata los servicios de un abogado para que lo revise y así asegurarte de que tus derechos están protegidos.

Es muy importante que contrates a un proveedor en el que confíes, pero aún así deberás establecer ciertos puntos de control como reuniones de seguimiento o informes periódicos de las operaciones. Utilizar el outsourcing de procesos no significa claudicar en tu derecho de dirigir tu negocio, sino simplemente delegar la ejecución de algunas tareas a un tercero.

Evaluando el costo vs el beneficio del outsourcing de procesos

El costo que tengan los servicios que contrates dependerá del tipo de trabajo que estés contratando, el nivel de habilidades o la ubicación del proveedor.

Por ejemplo, algunos servicios se pueden contratar de proveedores en línea, como los de diseño gráfico, diseño web o de programación, a precios muy razonables. Contratar un servicio en línea puede reducir el riesgo de problemas, al existir una organización detrás del portal web. Para esos servicios opta por un pago por el producto terminado, en lugar de por cantidad de horas trabajadas.

Con el tiempo, una vez que hayas identificado un proveedor que te inspire confianza, puedes buscar hacer un arreglo que implique un costo fijo para la cantidad de trabajo que tienes disponible.

Casi por definición, el costo de servicios tercerizados es menor que si los realizas tú mismo, porque los proveedores que contrates, al estar especializados, tendrán mayor eficiencia en la ejecución.

Conclusión

Utilizar el outsourcing de procesos es una manera asequible de hacer crecer tu negocio, evitando que te dejes la piel en el intento.

Un aspecto importante es identificar qué procesos son los que se van a tercerizar. Para ello es recomendable que dediques un esfuerzo a documentar de manera objetiva, rigurosa y sistemática las tareas y pasos necesarios para ejecutarlos. Al disponer de esa documentación podrás identificar y corregir las ineficiencias existentes.

Por otro lado cuando tercerizas, puedes enfocar tu atención y recursos en las competencias core de tu negocio y emplear tu tiempo en establecer nuevas metas y en encontrar las maneras para lograrlas.

Última actualización: Jul 10, 2023 @ 3:46 pm