La tecnología de información es una herramienta que puede ayudar a hacer más eficientes las operaciones de una empresa. Eso es algo que pocos estarán en desacuerdo. Sin embargo, para llevar a cabo la implementación de la tecnología se necesita realizar proyectos que involucran cierta complejidad y también inversiones de dinero, que es posible que se pierda si el proyecto fracasa. En este post comparto 3 factores clave a tener en cuenta para lograr proyectos de TI exitosos, en base a mi experiencia.
Los precios de la tecnología bajan y la competencia se incrementa
Es una constante que los precios de la tecnología bajan constantemente y al mismo tiempo la competencia se incrementa. Estos factores presionan para que las empresas sean más eficientes. Por lo tanto, las empresas se ven forzadas a utilizar cualquier medio que les permita alcanzar esa mayor eficiencia y la tecnología es una herramienta muy útil.
No hay una regla establecida sobre qué porcentaje del presupuesto debe dedicar una empresa a los proyectos de TI y dependerá del tipo de negocio al que se dedica. El presupuesto de tecnología puede llegar a ser una parte importante, en el caso de las llamadas empresas tecnológicas, o en las de Internet. Sin embargo, en otros giros de negocio se pueden manejar porcentajes menores, como de 3 a 5 por ciento.
Los beneficios de lograr proyectos de TI exitosos no siempre son tangibles o evidentes
Sin embargo, como en el caso de cualquier otro proyecto de inversión, las inversiones en proyectos de TI deben contar con un adecuado análisis costo/beneficio.
En el caso de la tecnología los beneficios no siempre son evidentes o directos. Algunos de ellos son intangibles, por lo que no son tan fáciles de evaluar.
Por ejemplo, queda claro que la implementación de un sistema automatizado de facturación puede generar ahorros en personal. Por otro lado, no queda tan claro cuáles son los beneficios económicos directos de implementar una página web institucional o un terminal de autoservicio para mejorar la experiencia de los clientes.
La tecnología puede ser de mucha utilidad para tu negocio, pero un proyecto de TI mal diseñado o mal implementado, podría poner a tu empresa en una situación complicada.
Así como dicen que el camino al infierno está empedrado con buenas intenciones, la historia de la tecnología está llena de malas experiencias de proyectos de TI.
Aspectos a fijarte para lograr proyectos de TI exitosos
Para asegurar el logro de proyectos de TI exitosos, cuando evalúes una inversión de este tipo, debes fijarte en los siguientes aspectos:
- Cuál es el valor inicial de la inversión.
- Los costos que tendrás que incurrir en los años siguientes por concepto de mantenimiento.
- Qué requerimientos de actualización periódica tienen los equipos y sistemas adquiridos.
- El tiempo y recursos requeridos para operar los sistemas.
- Facilidad de uso de la tecnología o la experiencia del usuario.
- Cuáles son las funciones, características o prestaciones que ofrece la tecnología a adquirir.
- Obtener referencias de otras empresas que han implementado la misma tecnología.
- Conocer el nivel de confiabilidad, que según el diccionario, es la probabilidad de que algo funcione bien y está relacionado con poder confiar en obtener las prestaciones ofrecidas.
3 factores clave para lograr proyectos de TI exitosos
Finalmente, a continuación doy tres factores clave a tener en cuenta, para ayudarte a lograr proyectos de TI exitosos:
1. Tener expectativas realistas
Con frecuencia se piensa que la tecnología es “capaz de hacer lo imposible”. Pero es muy fácil tener decepciones, al no poderse cumplir unas altas expectativas iniciales.
Por lo tanto, asegúrate de entender qué es lo que realmente puede hacer la tecnología ofrecida. Entérate cómo se va a integrar con las tecnologías existentes, para resolver los problemas que tiene tu empresa.
2. Balancea tu deseo por contar con nueva tecnología, con la realidad de las operaciones del negocio
En base a la información pública de los proveedores, podrías imaginarte lo bien que se verían los adelantos tecnológicos en tu negocio, pero con frecuencia la realidad es muy diferente.
Muchas veces, tomamos decisiones sin realizar un análisis detallado de las alternativas. Esa suele ser la razón por la que nos damos cuenta tarde de que es necesario implementar adicionalmente otras tecnologías o hacer cambios radicales a los procesos, mismos que no habían sido evaluados ni presupuestados inicialmente.
Por lo tanto, es muy importante que analices fríamente y de ser posible con la ayuda de un experto, cuáles son las posibilidades de esas tecnologías en la realidad de tu negocio, antes de tomar una decisión.
3. Asegúrate de contar con un análisis del retorno de la inversión (ROI)
Es muy común tomar decisiones de inversión en proyectos de TI a partir de un análisis costo/beneficio muy general, basándose en estimados gruesos o aproximados. Sin embargo, esa puede ser una causa para no lograr un proyecto de TI exitoso, porque el resultado no cumple con las expectativas.
Asegúrate de que el vendedor te muestre casos de estudio, estadísticas o experiencias de empresas similares en tu mismo mercado. De esa forma podrás tener una visión de todos los costos involucrados en la adquisición, operación y mantenimiento de la tecnología en cuestión, así como el retorno que puedes esperar.
Ve más allá de lo evidente y analiza lo siguiente:
- Ahorros de tiempo por mejor rendimiento.
- Ahorros de tiempo por mayor confiabilidad.
- Ahorros en costos directos, como menores gastos de personal o de energía.
- Ahorros en tiempo y costos por reducción de errores.
- Ahorros en gastos de viaje.
Pero también debes considerar los beneficios intangibles o cualitativos del proyecto. Esos beneficios pueden ser mejoras en la satisfacción de los clientes, de los empleados o una mejora en la funcionalidad.
Considera entre tus opciones la modalidad de “software como servicio” (SaaS)
Una alternativa que puede ayudar a lograr proyectos de TI exitosos es utilizar la modalidad de contratación denominada “software como servicio” (SaaS por sus siglas en inglés). Bajo esta modalidad, la inversión en equipos o en software puede ser reducida en forma considerable, siendo reemplazada por un gasto recurrente.
Bajo la modalidad SaaS, no se adquiere un software sino que se “alquila” como si fuera un servicio, con lo que se puede reducir la cantidad de dinero a invertir al principio del proyecto. También bajo esta modalidad, el proveedor se encarga de las actualizaciones de software y resuelve por ti todos los temas de administración, liberándote de esas tareas.
Además es una opción más flexible ya que tienes una mayor facilidad para cambiar de proveedor. Si quieres saber más sobre esta y otras opciones lee Guía para no perderse en la nube (de datos), en este blog.
Por otro lado, este esquema facilita la escalabilidad, es decir adquirir mayor capacidad de procesamiento, de acuerdo al crecimiento de las operaciones.
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