Seguramente todos estamos de acuerdo en que las tecnologías de la información y comunicación (TIC) son útiles para las actividades de una empresa. Sin embargo, la realidad es que muchas empresas, incluidas las más grandes, con frecuencia tienen serios problemas para aprovechar la tecnología, tanto para ser más eficientes, como para conseguir el logro de sus objetivos. En este post describo 5 niveles de adopción de la tecnología en una empresa.
¿Por qué las empresas no pueden hacer un mejor nivel de uso de la tecnología?
En realidad las empresas no hacen un mejor nivel de uso de la tecnología por diversas razones, pero la mayoría corresponde a una combinación de las siguientes:
- Falta de planificación en el proceso de automatización, lo cual ocurre con frecuencia. Ser empresario implica hacer muchas cosas en el camino y tenemos la tendencia a tomar decisiones de corto plazo, sin tener una visión global. Particularmente, no tenemos clara la visión de cómo deberían ser los sistemas de información de la empresa.
- Se subestima la importancia de un diseño cuidadoso de la plataforma o estructura básica de sistemas de información de la empresa. Tendemos a asumir que con soluciones básicas se pueden atender problemas complejos (muchos datos y transacciones).
Cuando se dan estas condiciones, las empresas terminan atrapadas en una telaraña de aplicaciones desintegradas que no “conversan” entre si. Como consecuencia, se requiere de gran cantidad de esfuerzo para obtener la información consolidada de ventas, costos o inventarios. En condiciones normales, debería ser tan simple como “apretar un botón”.
Cada empresa tiene necesidades distintas sobre el nivel de uso de la tecnología
Para poder aprovechar la tecnología cada empresa deberá adoptar un camino acorde con su tamaño, tipo de actividad o naturaleza de su mercado. Al mismo tiempo, las inversiones deberán acomodarse a las posibilidades económicas.
Si tienes inquietudes relacionadas al nivel de adopción de la tecnología en tu empresa, cabría que te hagas las siguientes preguntas:
¿Cómo podría mejorar la competitividad de mi negocio con el uso de la tecnología?
¿Cómo están utilizando la tecnología mis competidores o mis proveedores?
¿Existen algunas herramientas o soluciones de tecnología aplicables específicamente a mi negocio?
¿Cuáles son los siguientes pasos que tendría que dar para mejorar el nivel de adopción de la tecnología?
5 niveles de adopción de la tecnología en una empresa
Para estar en mejores condiciones de responder a esas preguntas, es recomendable que realices un diagnóstico para determinar en qué nivel de adopción de la tecnología está tu empresa. El nivel de adopción de la tecnología en una empresa se puede expresar en una escala de 5 niveles:
1. Ofimática
Es el estado más básico, en el que se utiliza el teléfono y la computadora personal con herramientas de Office (Word, Excel, etc.), como apoyo para las tareas de administración.
No se cuenta con conexión a Internet o correo electrónico. Hoy en día es difícil que una empresa no esté conectada a Internet aunque sea sólo para el uso del correo electrónico.
Si en tu negocio el Office es lo más lejos que has llegado en cuanto al uso de las TIC, eso significa que requieres tomar medidas urgentes porque puedes estar perdiendo oportunidades importantes de aprovechar la tecnología.
2. Administración y finanzas
En este nivel de adopción de la tecnología, aunque se utiliza de manera intensiva el correo electrónico y el Internet, los sistemas de información han llegado escasamente a las áreas de contabilidad y gestión de personal. Las áreas de operaciones tienen un soporte incipiente que está al nivel de ofimática.
Generalmente se ha avanzado en esta área por el volumen de información que se maneja o por requerimientos externos.
3. Operaciones
En este nivel de adopción ya se realizan interacciones con los clientes o proveedores a través de Internet, aunque no se realizan transacciones económicas.
Se ha implementado sistemas de información en algunas de las áreas de operaciones como compras, inventarios, producción o ventas, aunque todavía no están integrados entre sí. Se requiere de esfuerzo adicional para procesar e integrar la información.
4. Integración
En este nivel de adopción de la tecnología ya se ha logrado un avance en la integración de los sistemas de información de la empresa aunque todavía pueden existir sistemas aislados o información que está replicada en más de un sistema.
El nivel de desarrollo de la plataforma de Internet de la empresa permite realizar transacciones con clientes y proveedores.
5. Digitalización
Este es el nivel de adopción de la tecnología más elevado. En este punto no sólo se da una integración entre todas las operaciones de la empresa sino también con agentes externos, como los clientes y proveedores.
La empresa tiene la capacidad de entender y anticiparse a las necesidades de sus clientes. Así mismo, puede entregar productos o servicios que se adecúan muy bien a esas necesidades y en un tiempo corto.
¿Tu empresa en qué nivel de adopción de la tecnología está?
Date un tiempo para averiguar en qué nivel de adopción de la tecnología está tu empresa. Si se encuentra en los niveles más bajos, entonces significa que tienes buenas oportunidades de utilizar más la tecnología, aprovechar sus ventajas y ganar eficiencia en la administración del negocio.
Por el contrario, si está en los niveles altos no significa que ya no puedas o debas hacer nada, significa que se ha alcanzado un nivel de adopción de la tecnología considerable. En este punto, se han resuelto los aspectos básicos y se está en mejores condiciones para utilizarla como una herramienta estratégica, para ganar a la competencia.
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