Componentes de un sistema de información

Seguramente has tenido contacto con un sistema de información dentro de tu empresa, incluso hasta has contratado a un proveedor para que te instale un sistema de información y hasta te has quejado de los problemas que se dan en su operación. No obstante, es probable que no sepas exactamente qué es un sistema de información y cómo puedes sacarle provecho en tu negocio o PYME. En este lo explico de manera sencilla qué es y cuáles son los componentes de un sistema de información.

¿Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es un conjunto de elementos coordinados entre sí que tienen el objetivo de recibir información de un grupo de fuentes, organizarla, transformarla, almacenarla y presentarla en un formato que pueda ser interpretado o leído.

Hoy en día los sistemas de información dependen de la tecnología para organizar y presentar los datos procesados. Sin embargo, desde mucho antes de la aparición de la primera computadora, ya existían sistemas de información.

¿Cuál es el principal propósito de un sistema de información?

El principal propósito de un sistema de información es hacer la vida de las personas más eficiente, productiva y placentera. Un sistema puede ofrecer esos beneficios a través de:

Brindar información para la toma de decisiones o análisis detallados de las operaciones (estados financieros o saldos de cuentas bancarias).
Agilizar la realización de tareas o cálculos repetitivos (planillas de pago o el control de los inventarios en almacén).
Realizar tareas en lugar de las personas (tomar decisiones sencillas basadas en una base de conocimiento o de inteligencia artificial).
Facilitar la colaboración y comunicación entre el personal de una empresa a través del correo electrónico.
Editar o compartir documentos o incluso difundir información relevante a un número grande de receptores, sin que represente mucho esfuerzo, usando herramientas específicas para ese fin.

Un sistema puede no estar automatizado

No necesariamente los componentes de un sistema de información deben estar automatizados. Aún hoy en día es posible que la naturaleza de un sistema no lo requiera.

Antes de que se tuviera el nivel de desarrollo actual de las tecnologías de información, existían sistemas que estaban basados en herramientas mecánicas.

Este era el caso por ejemplo del control de saldos de las cuentas de ahorros en un banco, a través de unas fichas en las que anotaban, con ayuda de unas máquinas registradoras, las transacciones y el nuevo saldo. Algo parecido ocurría con el control de los saldos de inventario.

Al sistema de fichas de inventario se le denominada kardex, relacionado con la marca de una empresa y hasta hoy se sigue utilizando ese nombre con independencia de que esté soportado en una computadora o no.

¿Cuáles son los componentes de un sistema de información?

Sea automatizado o no, todo sistema debe tener ciertos componentes, aunque estos pueden tener distinta representación, en función a la tecnología utilizada. A nivel básico, los componentes de un sistema de información son:

Un medio de ingreso de información (unidades de entrada),
Un medio de almacenamiento (base de datos),
Un medio de entrega de información (unidades de salida) y lo más importante,
La capacidad de procesamiento

A continuación una imagen de los componentes de un sistema de información y cómo se relacionan:

Unidades de entrada

Es el vehículo a través del cual se ingresa la información al sistema. En un sistema como lo conocemos hoy en día, el principal medio de ingreso de información viene a ser una memoria USB, un disco duro, un CD o simplemente el teclado de la computadora. También a través de un escáner podemos ingresar información a una computadora.

Anteriormente eran más comunes los diskettes de distintos tamaños (en función a la época) y antes lo eran las tarjetas perforadas (que los más jóvenes ya no habrán visto).

Unidades de almacenamiento (base de datos)

Prácticamente a todos les parecerá normal hablar de una base de datos almacenada en el disco duro de su computadora. Volviendo a los ejemplos que mencioné anteriormente, la base de datos de información de las cuentas del banco o de los datos del almacén, estaba “almacenada” en las fichas o tarjetas descritas.

Cuando se habla de base de datos se refiere a información almacenada bajo una estructura ordenada, de manera que puedan ser buscados y encontrados en el momento que se requiera y de una manera rápida y eficiente.

Esto no reviste dificultad cuando se trata de la lista de contactos que tenemos en el celular, por muy extensa que sea. Otra cosa más compleja es cuando se habla de los datos de los clientes y cuentas de un banco, que pueden llegar a contarse en millones.

La base de datos de un sistema involucra tanto programas como equipo. El equipo es el disco duro en sí, que almacena la información y los programas o software, representan la lógica que permite, por un lado organizar los datos de manera segura y eficiente y por otro acceder a ellos.

Unidades de salida

Estas representan la forma en que los resultados de los procesos del sistema pueden ser utilizados por los usuarios.

La forma que se nos viene a la mente y quizás la más común, son los reportes en papel pero no es la única. Si queremos ser amigables con el ambiente, podríamos recibir los reportes o resultados en forma de archivos en disco (en el disco duro, CD o USB) o simplemente mostrarlos en la pantalla de la computadora.

Los resultados de un sistema pueden ser utilizados como entrada en otro sistema lo que se conoce como sistemas integrados.

La capacidad de procesamiento

Esta viene a ser la parte “pensante” del sistema, donde se encuentra programada la lógica de negocio que el sistema debe realizar. Son algunos ejemplos el cálculo de intereses en un banco o el registro de todas las transacciones de un almacén o el cálculo de la planilla de pagos a fin de mes.

La capacidad de procesamiento son programas (software) escritos en algún lenguaje de programación y que necesitan algún tipo de equipo (hardware) para poder ejecutarse.

Si tomamos el ejemplo de una App que tenemos en nuestro celular, el software viene a ser la App y el celular es el hardware en el que se ejecuta el programa.

Algo similar se puede decir cuando usamos un procesador de textos en nuestra laptop. Si tomamos el caso de una gran empresa de venta en línea, se tienen también un software y un hardware, aunque te imaginarás que a una escala mucho mayor, para poder manejar la cantidad de usuarios que atienden y las transacciones que reciben.

Componentes de un sistema de información ¿Cómo se aplica a mi negocio?

En una empresa se tiene un número variable de sistemas, dependiendo de la naturaleza y tamaño de la misma. Cualquiera que sea el caso, es importante que dichos sistemas sean parte de una visión global, que cada uno tenga un objetivo y misión claros, y se haya definido cómo es que interactúa con los demás.

Lo dicho suena muy lógico, pero no siempre ocurre en la práctica en las empresas. Con el tiempo y los años, se van incorporando nuevos sistemas, respondiendo a necesidades particulares de un usuario o momento y se termina con una situación en la que pueden existir sistemas diferentes que realizan las mismas funciones. En esos casos, se duplican algunos datos y lo que es peor, los usuarios tienen que ingresar la misma información a más de un sistema, de diferentes maneras.

Una situación como la descrita, termina representando una sobrecarga de trabajo, cuando debería ser lo contrario y puede llevar a tomar decisiones de negocio basadas en datos que no son los más actualizados.

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Última actualización: Mar 21, 2023 @ 5:20 pm