7 beneficios de la gestión por procesos

El ambiente de negocios se vuelve cada vez más competitivo, especialmente en la era post pandemia. Eso significa que las condiciones cambian rápido y no hay tiempo para perder. En todos los sectores, la competencia se está volviendo más fuerte y el mercado se vuelve menos tolerante a errores. Esas son las razones por las que es importante optar por un esquema de gestión por procesos. En este artículo planteo 7 beneficios de la gestión por procesos.

La gestión por procesos es un esquema de gestión que busca mejorar el rendimiento general de una empresa a través de la optimización de los procesos de negocio e implementando esquemas para mantenerlos siempre optimizados.

7 Beneficios de la gestión por procesos

Si te queda la duda de si la gestión por procesos puede ayudar a tu empresa, a continuación un resumen de los beneficios de la gestión por procesos y de las razones por las que cada vez más empresas se están volcando hacia ella.

1. Puede ayudarte a reducir costos

De acuerdo con un estudio realizado por la empresa RedHat en el año 2018, más del 50% de los participantes reconocieron que la principal razón para poner énfasis en la gestión por procesos es el potencial de ahorro de dinero.

Es importante entender que la gestión por procesos comienza con un entendimiento de toda la operación. Primero se identifican todos los procesos de negocio necesarios y luego se analiza cada uno, tratando de definir cómo es que deberían operar.

En el siguiente paso, se diagraman a detalle los procesos, lo que provee excelente información sobre la duración, recursos requeridos, frecuencia y costos involucrados.

A partir de la diagramación de los procesos, es mucho más fácil identificar las oportunidades de reducción de costos. Eso se logra generalmente a través de eliminar redundancias, identificar problemas de control de calidad o al poner en evidencia costos excesivos de materiales o de mano de obra.

Por otro lado, como resultado de ese análisis, se puede identificar aquellos procesos que no pertenecen a la esencia del negocio y que por lo tanto podrían ser tercerizados, de manera de buscar la máxima eficiencia en su ejecución.

2. Puede ayudar a reconocer y a responder a nuevos requerimientos de los clientes

Hoy en día las empresas deben ser capaces de reconocer los cambios en las necesidades y preferencias de los clientes y de reaccionar en forma rápida.

Los procesos deben estar cada vez más centrados en el cliente y menos en la productividad. Hoy en día el énfasis de los esfuerzos está en satisfacer mejor las necesidades de los clientes y no tanto en cómo lanzar productos al mercado en forma más rápida y eficiente.

Esto tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente y en el tiempo de retención.

3. Puede llevar a una mayor productividad y agilidad

Al implementar la gestión por procesos, se reduce en gran medida la posibilidad de errores. Se establecen y comunican las responsabilidades de las personas involucradas en cada paso de los procesos y se establecen los controles para asegurar que se cumplan los criterios de rendimiento definidos.

En el caso de producirse errores, A partir de la documentación de los procesos, es posible seguir su rastro hasta el origen en forma fácil.

Igualmente con la gestión por procesos los equipos son más abiertos a los cambios, ya que conocen muy bien sus procesos y saben por qué es que funcionan de la forma en que lo hacen. Cuando se dan esas condiciones, es muy fácil explicarles cómo y por qué es necesario realizar un cambio.

4. Puede ayudar a retener clientes

Sabemos que conseguir clientes nuevos representa un esfuerzo importante, pero también sabemos que es un desafío mantenerlos.

Cuando se mejoran los indicadores de productividad y se incrementa la innovación, es más probable que los clientes se sientan satisfechos con lo que les ofrecemos. Esto lleva a una mejor retención de clientes.

En la medida que podamos alinear la definición de los procesos para crear mejores experiencias para los clientes, podremos obtener los beneficios.

Esto es importante porque un 67% de los clientes afirma que un mal servicio es la principal razón para cambiarse de proveedor de un producto o servicio (fuente Huffpost).

5. Ayuda a estandarizar los procesos

La estandarización de procesos es la acción de establecer las mejores prácticas sobre cómo llevar a cabo las actividades y asegurarse de que toda la organización las adopta.

Cuando los procesos no están estandarizados, es más difícil ejercer un buen control de calidad. La gestión por procesos puede ayudar a tu empresa a estandarizar los procesos.

A continuación algunas otras ventajas de tener estandarizados los procesos:

• Se hace mucho más fácil la mejora continua.
• Permite alcanzar una mejor productividad y mejores resultados.
• Se facilita en gran medida la incorporación de nuevo personal y se reduce la curva de aprendizaje, a partir de la documentación disponible sobre los procesos. Lo mismo es válido para cuando se transfiere un empleado a otra área.

6. Puede llevar a una mayor colaboración entre departamentos

La clave del éxito de una empresa es que todas las personas “estén en la misma página” trabajando juntas hacia el logro de los objetivos comunes.

La gestión por procesos mejora la colaboración entre departamentos, lo que trae inmensos beneficios para la empresa. Si los procesos no están bien documentados, es posible que no todas las personas estén completamente conscientes sobre cómo se relacionan sus procesos con los de los demás ni si existen conflictos que puedan afectar la operación.

Para lograr que todas las personas se vean involucradas en los procesos, durante la fase de diagramación y estandarización, se fomenta la comunicación entre las diferentes áreas de negocio y sus equipos. En esas fases las personas deben identificar los procesos que son compartidos, determinar si existen redundancias y también entender dónde es que podría ser beneficioso el compartir información y experiencias. A medida que se implementan los procesos, ese ambiente de colaboración se fortalece.

7. Puede ayudar a mejorar la seguridad y el cumplimiento de las normas

Con frecuencia se presentan problemas relacionados con la seguridad o el cumplimiento de los aspectos gubernamentales o regulatorios, como resultado de una falta de transparencia.

Al no estar adecuadamente analizados y documentados los procesos, es posible que algunas actividades no sean tomadas en cuenta en su ejecución. En el caso de que dichas tareas violen algún requerimiento de cumplimiento, infrinjan derechos de autor o sean inseguras, significaría una exposición de la empresa a sanciones en el mejor de los casos o a riesgos contra la integridad de sus colaboradores o clientes, en el peor de los casos.

Es común que las regulaciones de las entidades gubernamentales sean complejas o ambiguas, aunque eso no exime de la obligación de cumplirlas. Al poner en práctica la gestión por procesos una empresa adquiere una mayor capacidad para crear un ambiente de trabajo que cumpla con las regulaciones y también que sea seguro contra amenazas de fraude o robo.

Durante la fase de diagramación, todas las personas involucradas en el proceso, pueden analizar en forma detallada las actividades y asegurarse que se consideran todos los aspectos relacionados con el cumplimiento y la seguridad.

Conclusión

La gestión por procesos les da a los gerentes la habilidad de mirar dentro de su empresa y entender cómo es que trabaja cada actividad del negocio. Ese mejor entendimiento puede llevar a ahorros en costos, incrementos de ventas y a mejorar la eficiencia de la operación.

Teniendo en cuenta esos beneficios, no es de sorprender que cada vez más y más empresas estén comenzando a realizar una gestión por procesos.

Adoptar la gestión por procesos es, primero que nada, adoptar una forma nueva de pensar. Debes empezar por ti y por las personas que te reportan directamente, y promover que todos en la empresa piensen de la misma manera.

Para que esa forma de pensar sea adoptada en toda la empresa no es suficiente con que lo digas. Es imprescindible que estés comprometido y que lo demuestres.

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Última actualización: Ene 14, 2022 @ 5:36 pm