La selección y adquisición de un nuevo software puede ser una tarea abrumadora y además requiere una cantidad considerable de tiempo y recursos. Ante una necesidad, es muy posible que tengas algunos productos en mente, pero para dar el siguiente paso y decidirte por uno de ellos, necesitas hacer un análisis concienzudo que te permita tomar la decisión con un nivel de riesgo reducido. Para tomar esa decisión, deberás tener en consideración algunos aspectos como el presupuesto, el tiempo de implementación requerido, las opciones de soporte al cliente o la seguridad de los datos. En este post voy a plantear las 4 fases del proceso de evaluación de software.
Si ya decidiste entre desarrollarlo en casa o comprar un software y estás iniciando el proceso de evaluación de software en tu empresa, es probable que te sientas abrumado con la cantidad de opciones que hay disponibles en el mercado. Para complicarlo, no siempre es posible encontrar una equivalencia entre las características del producto y los requerimientos de tu negocio, para compararlas en los mismos términos y hacer más fácil la decisión.
Fases del proceso de evaluación de software
En general, un proceso de evaluación de software incluye los siguientes pasos o fases:
I. Identificar los requerimientos funcionales y técnicos
En esta fase se recogen y documentan los requerimientos de las personas que utilizarían o se verán afectadas por el sistema. Es importante documentar en forma ordenada dichos requerimientos porque son el punto de partida de todo el proceso.
Adicionalmente se obtiene una visión general del mercado de software, con relación al área de necesidad, identificando inicialmente una lista larga de productos. La lista podría tener tanto como 10 productos, pero podría ser tan corta como 4 o 5, si es que no se identificaron muchas opciones.
II. Recopilar información de productos identificados
Se envía a los proveedores de la lista larga de productos identificados, una solicitud de información. En dicha solicitud se incluye el documento de requerimientos y se les pide que envíen información sobre cómo satisface el software tanto los requerimientos funcionales como técnicos.
En esta parte del proceso es importante también recoger información del proveedor, para ir conociendo cuál es la clase de empresa con la que podríamos asociarnos al adquirir su producto de software. Por ejemplo saber el nivel de soporte que puede dar dicha empresa y si tienen la intención de incorporar mejoras al sistema en los años siguientes.
III. Solicitar cotizaciones o propuestas
Luego del análisis de la información enviada por los proveedores, se puede llegar a una lista más corta de productos, idealmente de 3 a 5. A estos se les hará una solicitud de cotización o propuesta, para los requerimientos planteados.
Adicionalmente, en esta fase se busca conocer más el producto, para tener un mejor entendimiento de las posibilidades de que encaje en la organización. Con ese fin se pueden organizar demostraciones del producto, de manera que los expertos y usuarios de la empresa puedan entender cómo es que cubre los distintos escenarios de procesos y satisface los requerimientos.
Hacer una demostración tiene la ventaja adicional de no quedarse solamente en llenar una lista de verificación (check list). En una demostración se puede ver al sistema en funcionamiento, en el contexto de la empresa y con datos que sean familiares.
Por otro lado, contactar a otras empresas que hayan adquirido el sistema puede dar una mejor perspectiva sobre como se desempeña el software y cual es la reputación del proveedor.
IV. Decisión
Luego de analizar en detalle las propuestas presentadas por los proveedores, se puede hacer un análisis comparativo de los productos, considerando diferentes criterios de evaluación. De esa manera, se podrá obtener un resultado más amplio, seguro y exacto sobre cuál es el producto que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.
Es importante que en esta fase participen las distintas partes interesadas (stakeholders) que usarán o se verán beneficiadas con el resultado del producto, para asegurarse de que la decisión se tomó en una forma consensuada.
Referencias
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