Cómo mejorar las cobranzas de tu negocio

Los negocios no tienen disponibilidad ilimitada de dinero para operar y lo común es tener que hacer malabares para hacer frente a todas las demandas de fondos. Es probable que no te guste administrar las cuentas por cobrar o que pienses que te quita mucho tiempo, pero es necesario para la supervivencia de tu negocio. En este post comparto 8 consejos sobre cómo mejorar las cobranzas de tu negocio.

Resulta lógico esperar que el cliente vaya a pagar a tiempo, al momento de vender un producto o servicio. Pero eso no es lo que suele suceder. El dinero es un bien preciado y las demoras en las cobranzas pueden ocasionar problemas a los negocios pequeños o medianos. Entonces, vale la pena ponerte a analizar cómo mejorar las cobranzas de tu negocio.

8 consejos sobre cómo mejorar las cobranzas de tu negocio

A continuación comparto los consejos sobre cómo mejorar las cobranzas de tu negocio:

1. Busca acortar los plazos de pago en las ventas

Busca que los términos de tus ventas sean lo más cortos posibles, sea que lo manejas como una política estándar o con decisiones caso por caso. No asumas que contado 30 o 45 días es lo normal. Ponte como meta que la mayor parte de tus ventas se hagan en un plazo de contado 10 días o incluso pago contra entrega.

Es posible que no logres cobrar en el plazo de 10 días, pero si esos términos los dejas claros en tu factura, serán registrados de esa manera en forma rutinaria en el sistema de información en tu cliente. Dado que los sistemas de información programan automáticamente los pagos en base a la fecha de vencimiento registrada, es muy probable que te paguen a tiempo, aunque eso no necesariamente es una garantía.

2. Reduce tus ventas al crédito

Es posible que asumamos que lo “normal” es vender al crédito (con independencia del plazo), pero eso no significa que todas las ventas deban ser al crédito. Dependiendo de la evaluación del cliente y de su comportamiento posterior, puedes definir condiciones distintas y en algunos casos pactar ventas al contado, asociadas con precios distintos.

Las empresas grandes suelen tener políticas claras sobre los términos a los que compran, las que será difícil cambiar. Sin embargo, habrá otros clientes con los que puedas establecer mejores condiciones de cobranza, ofreciéndoles como compensación un mejor precio, a través de descuentos.

Adicionalmente, revisa constantemente el comportamiento de tus clientes. Como resultado, podrías endurecer los términos de cobranza para aquellos que suelen pagar sus facturas con retraso. Para las siguientes ventas, podrías considerar precios mas altos o simplemente ya no venderles al crédito, debiendo pagar contra entrega.

Es posible que al aplicar esos términos, algunos clientes dejen de comprarte. Lo que tienes que tener en cuenta es que esos clientes te traen poco beneficio.

3. Factura más rápido y con más frecuencia

Si facturas con más frecuencia, podrás cobrar a tus clientes con más frecuencia. Es perfectamente normal facturar dos veces por mes o incluso con más frecuencia, dependiendo de la industria. También es perfectamente posible facturar al momento de la entrega.

Si provees un servicio, emite la factura luego de prestar el servicio, en lugar de esperar a una fecha determinada, de acuerdo con un calendario de facturación.

Revisa el lugar que ocupa la fecha de vencimiento en el diseño de tu factura y considera utilizar un tamaño y color llamativos, para que sea más visible y llame la atención.

También asegúrate de que las condiciones de pago están indicadas en la factura, que deberán incluir los cargos aplicables por pagos atrasados.

En la medida que sea posible, no envíes facturas físicas, ya que implica un costo adicional y representa una demora. En su lugar envíalas por mail, siempre que las normas lo permitan.

4. Considera distintos medios de pago

El punto aquí es hacer el proceso de pago de tus clientes lo más fácil posible. El efectivo será siempre la mejor opción porque no involucra gastos, aunque puede implicar algunos riesgos de seguridad. En el caso de que no sea posible el pago en efectivo, las transferencias bancarias son rápidas y generalmente de bajo costo, dependiendo de las facilidades existentes en tu país.

Una de las razones por las que los clientes se atrasan es que no tienen distintas opciones para pagar, lo cual debería ser fácil de solucionar por tu parte.

Hoy en día, que la economía se está volviendo cada vez más digital, es muy importante proveer alternativas para que paguen usando las plataformas digitales y de ser posible, a través del teléfono.

Una buena forma de mejorar las cobranzas es ofrecer un descuento por pronto pago.

Asegúrate de que en la factura aparezcan los datos de contacto de tu área de cobranzas, en caso de que tengan preguntas. Es muy común que un cliente tenga una duda sobre la factura y que mantenga detenido el pago hasta tener la oportunidad de comunicarse con tu empresa.

5. Envía recordatorios

De acuerdo con un dicho muy popular: “El que no llora no mama”. Eso significa que para conseguir que te paguen tus clientes debes recordarles que te deben. Para ello, es importante estar en contacto con los encargados de pagos en el cliente, a través de correos o cualquier otro tipo de recordatorio. De esa manera les harás saber que ya se acerca el momento de pagar la factura, con mayor razón una vez que ha vencido.

Si las comunicaciones por medios automáticos no dan resultado, entonces deberás utilizar un medio más directo, como hacer una llamada telefónica. Asegúrate de contactar a la persona adecuada y trata de explicarle de la manera más clara y amable, que su pago está atrasado.

Si te contactas en forma directa, tómate el tiempo de escuchar las causas del retraso y busca definir un plan razonable para que pueda cumplir con su obligación. Eso puede significar darle alguna facilidad adicional, pero será mucho mejor recibido por el cliente.

6. Ofrece incentivos para el pago

Al momento de enviar las facturas, ofrece a tus clientes un descuento si pagan dentro de los 10 días, por ejemplo. El descuento puede ser del 1 o 2% (o más, dependiendo de las tasas de interés). Lógicamente, esta práctica no tiene mucho sentido si es que tus cuentas en el banco tienen dinero suficiente para la operación, pero sí puede ayudarte a mejorar las cobranzas en el caso de que estés necesitando efectivo. Un pequeño descuento puede ser una mejor alternativa que tener que pedir dinero prestado en el banco, a tasas comerciales.

Asegúrate de que la oferta de descuento por pronto pago queda claramente indicada en la factura y además que la recuerdas por distintos medios, como por ejemplo en la grabación de espera de la central telefónica.

7. Solicita anticipos

Los anticipos son una buena forma de cubrir los costos de producir los bienes o entregar los servicios. Lógicamente, los anticipos son más aplicables para proyectos grandes, de largo aliento, que requieren inversiones fuertes en materiales o en mano de obra. Sería muy oneroso para tu empresa asumirlas y esperar a cobrar al terminar el proyecto.

8. Construye relaciones

Desarrolla buenas relaciones y mantén buena comunicación con tus clientes, tanto como puedas. Ello te permitirá tener una interacción fluida y ayudará a mejorar las cobranzas de tu negocio.

A partir de una buena relación es posible conseguir concesiones para que te paguen, incluso antes del plazo, en el caso de que tuvieras alguna necesidad. Eso sería prácticamente imposible, de no existir esa relación.