12 formas de reducir costos en tu empresa

Sea porque la economía está pasando por un mal momento, porque tu empresa está en una situación difícil o porque estás haciendo una evaluación de mitad de año, es importante que tengas en cuenta dónde puedes mirar para identificar oportunidades de reducción de costos. En este post presento 12 formas de reducir costos en tu empresa.

En mis más de 30 años de experiencia profesional realizando procesos de transformación, he visto muchas situaciones de diferente naturaleza, en las que las empresas gastan dinero de forma irracional, haciendo publicidad en medios donde no van a encontrar a sus clientes o teniendo múltiples oficinas cuando no era necesario.

Cuando existe la necesidad de apretarse el cinturón, es importante hacer un análisis concienzudo para identificar cuáles son las grandes oportunidades y también identificar dónde es más provechoso reducir costos. Por ejemplo, no es muy sensato reducir gastos en áreas que pueden perjudicar el servicio al cliente.

Por otro lado, para iniciar un proceso de reducción de costos en tu empresa, es importante contar con estados financieros que incluyan todos los rubros de ingresos y de gastos. Puede ser difícil de creer, pero con frecuencia se omiten algunos rubros como salarios, rentas pagadas o hay gastos de los que no se ha guardado registro. Así, una empresa que tenga un margen bruto alto, puede resultar en pérdida cuando se apliquen todos los rubros de costo.

12 formas para reducir costos en tu empresa

A continuación presento 12 ideas sobre cómo reducir costos, sin importar la industria en que de desenvuelves o el lugar donde te encuentres. Son criterios universales que deberías poder implementar en tu negocio.

1. Elabora un presupuesto de gastos y estimados de ventas, y revísalos regularmente

Elaborar un presupuesto de gastos es una forma de anticipar cuánto vas a gastar en la operación de tu negocio y es también una referencia para hacer comparaciones mes a mes. El estimado de ventas, consensuado con el equipo de ventas, también es una manera de anticipar si los ingresos por ventas van a dar suficiente dinero para hacer frente a los gastos y además obtener una utilidad.

La revisión periódica, idealmente mensual de ambos documentos, es una buena forma de reducir costos en tu empresa.

2. Reduce las compras de suministros

Revisar los suministros no relacionados con las materias primas para la producción, puede ser una de las formas de reducir costos. Con frecuencia se derrocha dinero en algunos de esos rubros, sin que nadie se entere o se preocupe.

Las condiciones del mercado pueden cambiar o pueden aparecer nuevos proveedores que ofrezcan los mismos productos u otros equivalentes a mejores precios. Por ello es importante, sobre todo en los rubros que representen mayor volumen, que busques identificar nuevos proveedores y que trates de negociar mejores condiciones con tus proveedores. Tu volumen de compra puede haber cambiado o tu proveedor puede tener otros productos que te convengan más.

Recuerda que mientras mayor sea el volumen que compres de un artículo, mayor oportunidad tienes de negociar con el proveedor.

Finalmente, es importante buscar constantemente formas de reducir costos recurrentes, como la electricidad, el agua o servicios de comunicaciones.

3. Reduce los costos de producción

La búsqueda de la eficiencia y la optimización de costos deberían llevar a todo empresario a revisar constantemente sus procesos. Esa es una forma para identificar oportunidades de reducir costos en materiales y también de hacer más eficientes los procesos.

En adición a ello, busca maneras de utilizar los materiales de desperdicio, sea vendiéndolos o creando nuevos productos que los utilicen.

Finalmente, asegúrate de utilizar eficientemente las instalaciones que tienes. Centraliza o consolida el espacio necesario tanto para la producción como para las oficinas y trata de rentabilizar el espacio que no utilices, por ejemplo alquilándolo a terceros.

Puedes considerar dejar los espacios que tienes y utilizar una opción compartida, como es el caso de las empresas de co-working que ya existen.

4. Minimiza los costos asociados al inventario y a la cadena logística

La administración de los inventarios reviste complejidad. Tanto tener mucho como tener poco inventario, tienen costos asociados que debes conocer bien.

En base a la información financiera y a la de operaciones, puedes elaborar un plan para reducir la cantidad de existencias en almacén. También un análisis de toda la cadena logística puede ayudarte a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y por ende de reducir costos.

5. Reduce tus gastos financieros

Los gastos financieros son todos aquellos que tienes que incurrir por el dinero que te prestan los bancos, como intereses y comisiones, pero también se consideran dentro de ellos los relacionados con los seguros. Algunas formas de reducir costos financieros serían:

• Trabaja con tu aseguradora o con su competencia, para identificar formas de optimizar el gasto de seguros, sin poner en riesgo la seguridad de tu negocio.
• Consolida tus cuentas de banco, en la medida que sea posible.
• No te endeudes en forma innecesaria. En la medida de lo posible, toma deuda solo para satisfacer una necesidad de inversión que vaya a tener un efecto en los ingresos o una reducción de costos. Adicionalmente, define las condiciones del crédito, en función a tu capacidad de deuda y no lo utilices para otro fin distinto al que estaba destinado.

6. Haz seguimiento a tus cuentas por pagar y a los estados financieros

Cuando haya dificultades financieras, es posible que comiences a atrasarte en tus pagos. Dado que tus proveedores pueden hacer cargos por pagos fuera de la fecha, será de ayuda que revises qué facturas pagas y para cuáles pides una prórroga y así reducir los gastos por penalidades.

Al mismo tiempo, es importante que hagas seguimiento a tus cobranzas, para asegurar que los fondos fluyen hacia tu negocio de la forma en que se espera. También es bueno asegurar que las condiciones de venta estén de acuerdo con las políticas de pago a los proveedores, para que no se produzcan desequilibrios entre las cobranzas y los pagos.

7. Invierte en nueva tecnología o equipos

Puede parecer contradictorio que para reducir costos haya que desembolsar dinero, pero una de las formas de reducir costos puede ser invertir en nueva tecnología. Son buenas opciones la automatización de actividades que consuman mucho tiempo del personal, permitiendo una mejora en la eficiencia de las actividades y también el recorte de algunos rubros de gasto.

8. Elimina el uso de papel, en la medida de lo posible

Eliminar el uso de papel no sólo te ayuda a estar en equilibrio con el ambiente, también es una de las formas de reducir costos. Reducir el uso de papel puede generarte ahorros, no solo por el costo del papel no utilizado, sino porque puede hacerte más eficiente, al agilizar los procesos y eliminar los tiempos de espera en los escritorios.

Si tienes que utilizar formatos en papel, busca tener formularios elaborados en una imprenta, en lugar de fotocopiarlos, ya que esta opción te resultará más costosa en el largo plazo.

9. Maximiza el uso de las habilidades de tu equipo

Analiza la forma en que estás usando tanto la experiencia como las habilidades de tu equipo. Busca que haya un equilibrio entre los requerimientos del puesto y las habilidades de la persona que lo desempeña. Es un crimen asignar tareas administrativas a personal técnico o de ventas, con una alta calificación y experiencia.

Por otro lado, asegúrate que los tiempos disponibles de las personas son los que se necesitan. En caso lo consideres, puedes plantear la posibilidad de que se manejen jornadas reducidas o flexibles, en la medida de la demanda, para los casos que lo ameriten.

10. Utiliza software de código abierto y la computación en la nube, en la medida de lo posible

Toda empresa, por pequeña que sea, utiliza algún tipo de software, para cosas como la contabilidad, las planillas, elaboración de textos o para presentaciones.

Hoy en día es posible encontrar una alternativa de software de código abierto o en modalidad de servicio en la nube, prácticamente para cualquier necesidad que tenga una empresa.

Ya no es necesario adquirir costosas licencias de software ni los servidores necesarios para ejecutarlos, cuando puedes cambiarte a un servicio en la nube gratuito o de bajo costo.

11. Evalúa subcontratar o tercerizar algunas tareas o funciones

Tercerizar algunas funciones o tareas, para que sean ejecutadas por una persona o empresa especializada, puede ser una buena idea para aquellos casos en los que el volumen de actividad de tu empresa no sea suficiente para justificar una persona dedicada a ella.

Por otro lado, aunque tu empresa tuviera un volumen que justifique un equipo dedicado a ella, siempre es una alternativa interesante el tercerizar, porque puede representar ahorro de costos y mejora de eficiencia.

12. “Ante la duda, abstente”

He dejado esta forma de reducir costos para el final, porque se puede relacionar con cualquiera de las otras que he presentado.

Cuando estés ante la decisión de comprar algo para tu negocio, plantéate preguntas como: ¿Realmente quiero hacer esta compra? O ¿Realmente necesito reemplazar esto? En lugar de ir simplemente a comprar algo más grande o más nuevo. En su lugar, usa lo que tienes actualmente, hasta que te sientas seguro de que las necesidades del negocio justifican un reemplazo.

Última actualización: Sep 7, 2023 @ 9:17 am