¿Cuáles son las ventajas de un ERP?

El término ERP proviene de las iniciales en inglés de Enterprise Resource Planning, lo que en castellano significa algo así como un sistema de planificación de recursos empresariales. En este post explico qué es, para qué sirve y cuáles son las ventajas de un ERP.

¿Qué es un ERP?

En el sentido más simple, un software ERP es una herramienta que almacena la base de datos de una empresa en forma centralizada, automatiza tareas rutinarias y simplifica los procesos operativos. Todo esto contribuye a incrementar los márgenes de rentabilidad y operar en forma más eficiente, al mismo tiempo que se mejora la comunicación a través de la empresa.

Un ERP es una solución de extremo a extremo con capacidad para manejar áreas empresariales como:

• Planificación y administración de procesos de fabricación (producción)
• Finanzas y contabilidad
• Logística (que incluye compras e inventarios)
• Gestión del talento (planillas y administración de personal)
• Ventas y distribución
• Administración de relaciones con clientes
• Administración de activos de la empresa

9 Ventajas de implementar un ERP

A continuación comparto 9 ventajas de implementar un ERP en tu organización:

1. Mejora de la eficiencia en los procesos

De acuerdo con Oracle, las tres principales ventajas que los negocios perciben como resultado de la implementación de un Sistema ERP son:

• Reducción del tiempo de los procesos,
• Mayor colaboración y
• Contar con una base de datos centralizada.

Si está bien implementado, un sistema ERP puede reducir de manera importante o eliminar los procesos manuales repetitivos como el registro de información, lo que a su vez permite reducir errores.

Todo esto significa liberar tiempo del personal para enfocarse en las tareas que agregan más valor o que están relacionadas con generar ingresos.

2. Ahorro de costos de tecnología de información

Al implementar un sistema ERP no es necesario invertir recursos en sistemas distintos para cada área funcional. Cada uno de esos sistemas requiere un equipo que lo administre, su propia infraestructura y un pago por licencias, por lo que se reducen los gastos de tecnología de información. Utilizar menos sistemas reduce también los requerimientos de entrenamiento para los usuarios finales.

3. Mejor integridad y calidad de los datos

Una de las principales ventajas de un sistema ERP es que contribuye a la integridad y la seguridad de la información. El poder compartir información a través de las distintas áreas funcionales como servicio al cliente, ventas, marketing o producción, mejora la colaboración a través de la empresa.

La otra ventaja inherente a la centralización de la información es que se pueden controlar los permisos para ver o actualizar la información. Los sistemas ERP tienen implementados controles que permiten asegurar la seguridad de los datos.

4. Mejor servicio al cliente

Los clientes de una empresa también reciben las ventajas de un sistema ERP, aunque ellos no lo sepan. Dado que la información de los clientes esta centralizada y actualizada para todos los módulos.

La adquisición y retención de los clientes es uno de los aspectos importantes de la gestión de un negocio. Las áreas de ventas y de servicio al cliente pueden interactuar mejor, y construir y mantener relaciones con los clientes, a través de un acceso más rápido a información correcta y actualizada, sobre toda su relación con la empresa.

5. Modularidad y flexibilidad

Una de las características importantes de un sistema ERP es su diseño modular. Muchos proveedores de sistemas ERP ofrecen distintas aplicaciones que pueden ser implementadas de acuerdo a las necesidades del negocio.

Salvo pocas excepciones, cada aplicación está diseñada para poder funcionar en forma independiente, solamente integrada a la estructura central del sistema. De esa manera tu empresa podrá escoger aquellos componentes que encajan mejor con las necesidades del negocio y dejar para más adelante aquellos que no necesite.

6. Mejor capacidad de elaboración de reportes

Un sistema ERP provee los medios para generar reportes en forma bastante simple y también información analítica, sin verse en la necesidad de integrar distintas fuentes como hojas de cálculo y correos. Todo esto gracias a que mantiene una única base de datos administrada eficientemente, a partir de la cual todos los usuarios pueden nutrirse de información a través de reportes estandarizados.

Un aspecto importante es que los usuarios pueden solicitar sus propios reportes, sin tener que depender del personal de TI, lo que les ahorra tiempo para dedicar a otras actividades.

7. Mayor escalabilidad (Capacidad para absorber el crecimiento)

Cuando realizas una inversión como la de un sistema ERP, es importante mirar hacia el futuro. Con frecuencia, los planes de crecimiento no se cumplen y la empresa experimenta un incremento en las operaciones mayor al que se esperaba.

Sin importar si el negocio es grande o pequeño, es importante que el sistema ERP que elijas pueda absorber el crecimiento de tu empresa en forma natural y seguir soportando los requerimientos de nuevos usuarios, mayor cantidad de transacciones o la utilización de nuevas funciones.

8. Mejor colaboración entre áreas y flujos de trabajo

La colaboración es un aspecto esencial para la marcha de un negocio, sin embargo para lograrlo se requiere tiempo y esfuerzo. Ocurre con frecuencia que los equipos de las distintas áreas trabajan como en compartimientos estancos.

Otra importante ventaja de un ERP es que hace más fácil la colaboración, ya que provee a todos los usuarios el acceso a la información que necesitan y cuando la necesitan, a través de su base de datos única. Todo esto trae consigo un mayor involucramiento e integración de los empleados.

9. Adopción de prácticas con calidad mundial

Generalmente los sistemas ERP son diseñados teniendo en cuenta las prácticas que adoptan las empresas que tienen éxito a nivel mundial. Esto trae importantes beneficios para empresas de todos los tamaños, ya que tienen la guía para comenzar a operar en la misma forma como lo hacen los referentes de su industria.

Adoptar estas prácticas permite obtener resultados consistentes en la operación y la posibilidad de implementar mejoras continuas en su negocio.

¿Qué solución le conviene a tu empresa?

En el mercado existen hoy en día soluciones del tipo ERP para todos los tamaños y bolsillos. Dentro de ese universo, además de las opciones tradicionales, existen disponibles soluciones en la nube y también algunas que son gratuitas. Obviamente, como todo en la vida, el producto que recibas estará en relación con lo que pagues.

En cualquier caso, el sistema que adquieras será solamente una herramienta y como toda herramienta, los resultados que se obtengan dependerán del uso que le des.

Ventajas de un ERP – Conclusión

No pienses solamente en lo que tendrías que invertir para adoptar un sistema de esas características. En definitiva lo que debes determinar, al igual que cualquier proyecto de inversión, es el retorno que esperas obtener por el dinero que vas a invertir. Si quieres saber más sobre esto lee 3 factores clave para el éxito en proyectos de tecnología, en este blog.

Si quieres enterarte de soluciones ERP que no tienen costo de licencia, lee 44 herramientas de software gratuitas para empresarios en este blog.

Última actualización: May 26, 2021 @ 3:32 pm