Las siglas ERP provienen de las iniciales en inglés de Enterprise Resource Planning, lo que en castellano significa algo así como un sistema de planificación de recursos empresariales. En un post anterior explico cuáles son las ventajas de un ERP. En este post me voy a ocupar del proceso de implementación y para lo cual presento 3 aspectos claves para implementar un ERP en forma exitosa.
El concepto de ERP ya no es tan reciente y lo que busca es que toda la información que necesita un negocio para operar se encuentre almacenada en un sólo lugar. Por otro lado, todos los programas que utilicen la información deben estar interconectados, de manera de lograr no sólo integridad sino también eficiencia.
¿Qué es y para qué sirve un ERP?
Un ERP es un conjunto de sistemas de información integrados que proveen el soporte para la realización de funciones empresariales y entre las que se pueden listar:
- Planificación y administración de procesos de fabricación (producción)
- Finanzas y contabilidad
- Logística (que incluye compras e inventarios)
- Recursos humanos (planillas y administración de personal)
- Ventas y distribución
- Administración de información de clientes
- Administración de activos de la empresa
La principal diferencia de un ERP respecto del enfoque tradicional es que provee una visión integrada de todos los procesos del negocio, utilizando una base de datos común.
En cualquier caso, el sistema que adquieras será solamente una herramienta y como toda herramienta, los resultados que se obtengan dependerán del uso que le des.
¿Qué implica implementar un ERP en forma exitosa?
Igual que en el caso de cualquier otro sistema, implementar un ERP en forma exitosa puede dar una serie de beneficios. Para ello será necesario llevar a cabo un proceso de implementación ordenado, en el que se deberán considerar al menos las siguientes tareas:
- Preparar y trasladar los datos existentes
- Capacitar a las personas que lo va a utilizar
- Dado que es casi imposible que el sistema se adapte al 100% a tu empresa, será necesario en el camino tomar decisiones ya sea para adaptar los procesos o para adaptar el sistema (evitar a toda costa), de forma de obtener el mayor provecho.
La forma como se lleve a cabo la implementación será determinante para asegurar el éxito. Lamentablemente, muchas veces se le da más importancia a la selección de la herramienta, que a escoger al proveedor adecuado para implementarla.
Debes tener en cuenta que si no llegas a implementar el ERP en forma exitosa, puedes afectar a distintas áreas de la empresa.
3 claves para implementar un ERP en forma exitosa
Dentro de todos los muchos factores que deberías tener en cuenta en el proceso, planteo 3 claves para implementar un ERP en forma exitosa, que las doy a continuación.
1. Seleccionar un sistema ERP adecuado para tu empresa
Es vital que las características del sistema ERP elegido guarden relación con los requerimientos de la empresa. Es decir, no debe estar sobredimensionado (porque vendrá con un precio sobredimensionado también) ni tampoco que quede “justo”, sin dejar posibilidades para el crecimiento.
Igualmente, es muy importante que el sistema ya esté siendo utilizado en forma satisfactoria por otras empresas similares.
2. Seleccionar una empresa o consultor con experiencia en implementar un ERP
Esta empresa tendrá en sus manos la realización de todo el proceso de implementación, que como he comentado, reviste complejidades.
El consultor seleccionado debe tener experiencias de implementación exitosa del ERP en cuestión y en empresas de características y envergadura similares a la tuya. Además, deberá tener buena reputación en el mercado.
3. Asegurar la participación de los colaboradores de la empresa
Esto es muy importante porque ningún sistema se ha implementado sin la participación de las personas que posteriormente tendrán que operarlo.
Lo que puede pasar es que se produzca lo que se denomina resistencia al cambio, es decir una reacción natural de las personas cuando ven que se les quiere cambiar la forma en que están acostumbradas a hacer las cosas. Esto ocurre con frecuencia por temor a no poder desempeñarse correctamente y por lo tanto a perder su puesto.
La resistencia al cambio puede representar, en el mejor de los casos demoras en los cronogramas de los proyectos, cuando no el fracaso de los mismos.
Claves para implementar un ERP en forma exitosa – Conclusión
Tan o más importante que el sistema ERP que decidas adoptar en tu empresa, es cómo se lleva a cabo el proceso de implementación de ese sistema ERP.
El sistema ERP puede ser muy bueno y tener muy buena reputación, pero si no se ha seguido un proceso ordenado para su implementación, llevado a cabo por profesionales con conocimiento y experiencia en el tema, el proyecto puede igualmente ser un fracaso.
Un proceso de implementación de un ERP no exitoso puede llevar a tu empresa a perder buena parte del dinero invertido en el proceso. Lo que es peor, podría perder clientes y productividad mientras dure el proceso de implementación o hasta que se regularicen los problemas derivados de esta.
Finalmente, antes de tomar la decisión, realiza una evaluación costo-beneficio en forma integral. No mires solamente lo que tendrías que invertir para implementar un sistema ERP en tu empresa. En definitiva, lo que debes hacer es evaluarlo como cualquier proyecto de inversión y determinar el retorno que esperas obtener por el dinero que vas a invertir. Si quieres saber más sobre esto lee 3 recomendaciones para el éxito en proyectos de tecnología en este mismo blog.
Si quieres enterarte de soluciones ERP que no tienen costo de licencia, lee 44 herramientas de software gratuitas para empresarios en este blog.
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