Tener dinero disponible es muy importante. En este caso no me estoy refiriendo a los billetes o a las monedas, sino al dinero disponible en el banco, del que puedes disponer de inmediato. Un flujo de caja positivo puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso sin embargo, se le suele confundir con las utilidades. En este post voy a explicar la diferencia entre flujo de caja y utilidad.
El flujo de caja es crítico
Aunque el flujo de caja es crítico, es común fijarnos más en las utilidades que en el flujo de caja.
Cuando estamos pensando en un nuevo negocio, nos preocupamos de calcular los costos de operación, de determinar el precio al que podríamos vender los productos o servicios, o de anticipar cuál sería la utilidad por unidad.
Estamos entrenados para ver los negocios en términos de ventas menos costos y gastos, que es como se calcula la utilidad. Por ello es que se nos hace difícil ver la diferencia entre flujo de caja y utilidad.
Mientras no logremos cobrar efectivamente el dinero de las ventas, las utilidades serán sólo una cifra en el papel y no nos servirán para pagar los gastos de la operación del negocio. Para ese fin sólo nos sirve el dinero en efectivo que proviene del flujo de caja.
Una compañía rentable puede irse a la quiebra al experimentar problemas de cobranza de sus facturas. En el caso de que su dinero disponible se encuentre inmovilizado en activos fijos, no contará con el efectivo suficiente para hacer frente a sus obligaciones.
El dinero que está en activos fijos, en inventario o en cuentas por cobrar, no puede convertirse rápidamente en efectivo, por lo que no sirve para pagar las obligaciones de la empresa. El capital de trabajo es crítico para la salud de un negocio y en definitiva, ser rentable no lo libera del riesgo de quiebra.
Desafortunadamente, no vemos las implicancias del manejo de fondos tan claro como deberíamos. Esa es una de las principales razones para realizar un planeamiento adecuado de operaciones. Debemos ser capaces de administrar tanto el flujo de caja como las utilidades.
¿Qué son la utilidad, los ingresos y el dinero disponible?
Utilidad es un concepto contable que depende de las ventas, los costos y los gastos.
Los ingresos son el dinero que recibe el negocio como resultado de las ventas. Sin embargo, el dinero de las ventas sólo está disponible en el momento que los clientes paguen sus facturas.
El dinero disponible es el que efectivamente ha ingresado a las cuentas bancarias o a la caja del negocio (efectivo), proveniente de las cobranzas, de la venta de activos o de préstamos recibidos. El dinero disponible sí puede ser utilizado para hacer frente a los gastos de la operación del negocio.
Adicionalmente, se entiende como flujo de caja a la proyección del resultado del flujo de dinero positivo (entradas de dinero) y negativo (salidas de dinero) en los siguientes meses o años. El flujo de caja permite anticipar cuál será el resultado de las políticas de ventas y de compras de la empresa.
El dinero en las cuentas por cobrar o en inventarios, no sirve para pagar las facturas
Cada dólar que está en manos de los clientes como el de las facturas pendientes de pago, es un dólar que forma parte de las ventas y de la utilidad, pero no necesariamente está disponible para pagar las obligaciones de la empresa.
El pago por los productos o servicios vendidos, no siempre es recibido de inmediato al entregar la factura. Eso sólo ocurre con las ventas al contado.
Por otro lado, cada dólar en inventario es un dólar que se ve muy bien como un activo en los libros contables, pero no está disponible para pagar facturas.
Finalmente cualquier negocio, sea de comercialización o de fabricación, necesita comprar en forma anticipada los productos que quiere vender o los insumos de los productos que fabrica. Para hacerlo requiere asignar dinero que todavía no ha recibido por las ventas, lo que es una fuente de problemas potenciales de flujo de caja.
Por lo tanto, a pesar de tener buenas utilidades y activos en los libros, una empresa puede no tener suficiente dinero para pagar sus obligaciones.
Diferencia entre flujo de caja y utilidad – Un caso de ejemplo
Para poder explicarme mejor voy a utilizar el ejemplo de una empresa. En el ejemplo mostraré que hay diferencia entre flujo de caja y utilidad y cómo eso puede afectar la salud del negocio.
Se trata de una empresa que tiene ventas por unos $400,000 al año. En realidad no importa qué tipo de productos venda. Lo importante es entender las estrategias que tiene implementadas con relación al flujo de caja.
En el primer cuadro se muestran algunas cifras principales del estado de resultados para 6 meses. Entre esas cifras se muestra la utilidad de cada mes y la utilidad acumulada del año.
Más adelante voy a comparar los datos del estado de resultados con una proyección del flujo de caja. Me he basado en el supuesto de que el 90% de las ventas de la empresa se hacen al crédito, a un plazo de 2 meses.
Adicionalmente, he asumido que la empresa requiere reservar el equivalente a un mes de ventas como mercadería en el inventario, para poder atender los pedidos de los clientes.
En base a esos supuestos, elaboré la proyección del flujo de caja. En el cuadro siguiente podrás ver que hay diferencia entre el flujo de caja y la utilidad, a pesar de que no se ha cambiado ningún otro dato:
La diferencia entre flujo de caja y utilidad asciende a unos $120,000, para un negocio que vende en promedio unos $30,000 al mes. En la vida real, ese sería un buen ejemplo de un negocio que es rentable pero que puede irse a la quiebra por problemas de flujo de caja.
Diferencia entre flujo de caja y utilidad – Conclusión
Como he mostrado en el ejemplo, una compañía que genera utilidades, puede quedarse sin efectivo debido a un flujo de caja negativo. Por lo tanto, debes tener claro que para gestionar un negocio, es necesario tener clara cuál es la diferencia entre flujo de caja y utilidad y dedicarle tu atención a ambos aspectos de la gestión.
Recuerda: Utilidades no representan dinero disponible.
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