¿Qué es el inventario físico?

Tanto si diriges tu propio negocio como si trabajas para una empresa, estarás familiarizado con el término inventario físico. Tal vez sólo sea porque en los días que se realiza el inventario algunas operaciones están restringidas o las tiendas están cerradas. Si has tenido que ver directamente con el inventario físico de tu negocio, sabes que es una actividad que toma bastante tiempo y luego del conteo es necesario hacer otras tareas y además resolver las diferencias. Sin embargo, el inventario físico es una actividad importante y necesaria para mantener el control de tu negocio. En este post explico qué es el inventario físico y trato algunos temas relacionados con esta práctica.

El inventario físico es la práctica de contar los artículos de los almacenes de insumos, productos terminados, productos en proceso o repuestos. Con independencia de los medios o tecnología utilizados para hacerlo, el inventario involucra la participación de personal que va al almacén y se encarga de contar la cantidad de unidades existentes, para cada uno de los artículos. Posteriormente, registra la información recopilada, sea manualmente con lápiz y papel o electrónicamente utilizando algún dispositivo móvil.

Generalmente, el inventario se realiza antes del cierre del ejercicio, aunque puede realizarse más de una vez al año. En el caso de artículos de alto valor o alta rotación, puede realizarse varias veces al año.

¿Cuál es el objetivo del inventario físico?

El objetivo del inventario físico es asegurarse de que la información del stock que consta en los registros de la empresa (contables) en forma física o electrónica, coincide con la cantidad que está en el almacén. De esta manera, es posible mantener la exactitud de los datos del inventario. Esto no sólo para tomar decisiones operativas, sino también como medida preventiva para evitar posibles actos ilícitos.

Cualquier discrepancia entre el físico y los registros contables, podría estar reflejando problemas en los procedimientos o los sistemas de información. También podría ser un indicio de que se estén produciendo movimientos no autorizados de las mercaderías.

Específicamente, los objetivos del inventario físico son:

Confirmar los registros contables del inventario: Los inventarios físicos pueden ayudar a las personas que dirigen un negocio a identificar cualquier discrepancia entre los registros contables y lo existente físicamente en el almacén.
Manejar el riesgo de actos ilícitos: Las posibles diferencias entre lo contable y lo físico, podrían relacionarse con artículos extraviados, robados o estropeados, que no estén registrados como tales en la contabilidad.
Elaborar un presupuesto más aproximado: Las empresas que cuenten con información precisa sobre los inventarios, pueden planificar mejor las órdenes de compra para los próximos meses o años, especialmente si se trata de bienes de alto valor. Adicionalmente, asegura disponer siempre de la cantidad adecuada de los productos.
Contar con información de ingresos precisa: Una información de inventario no exacta o aproximada significa que el costo de productos vendidos de la empresa no estará de acuerdo a la realidad. En consecuencia, tampoco serán reales el margen bruto ni las utilidades. Esto es especialmente crítico para las corporaciones, que tienen la obligación de ofrecer siempre información transparente y ajustada a la realidad.

¿Cuáles son los beneficios?

Contar con información lo más exacta posible sobre los inventarios no sólo es una necesidad, sino que también puede beneficiar a los clientes. Ningún usuario final, sea consumidor, distribuidor o mayorista, quiere lidiar con niveles de stock inciertos, en estos días que estamos acostumbrados a la satisfacción instantánea. A continuación comparto algunos beneficios de realizar el inventario físico:

Tener información actualizada sobre los niveles de inventario asegura poder atender las órdenes de los clientes con rapidez o darles información precisa sobre cuándo podrán ser atendidas.
Asegurar que se toma conocimiento sobre las pérdidas y que se pueda tomar acción en consecuencia.
Cada día que un artículo permanece en el almacén disminuye su valor y a medida que el valor disminuye, se incrementa el riesgo de que los costos de mantenerlo en el almacén superen su valor.
Mantener un inventario actualizado permite tener identificados los artículos clasificados como obsoletos, valorizarlos de acuerdo con esa clasificación y tomar decisiones sobre cómo tratarlos desde el punto de vista comercial.

Inconvenientes derivados del inventario físico

Algunos de los inconvenientes que podría enfrentar la empresa como consecuencia de la realización de inventarios físicos son:

Se requiere invertir mucho tiempo y recursos. En algunos casos se requerirá la contratación de personal temporal adicional o a una empresa tercera que preste ese servicio.
Podría requerirse el cierre de parte o de todas las operaciones. Cuando eso ocurre se enfrenta el riesgo de afectar el servicio al cliente.
Se podrían producir discrepancias como resultado del inventario físico. Esto podría deberse a que alguna de las personas asignadas no registró correctamente la información o no los clasificó adecuadamente o registraron mal algunos artículos nuevos.
Que se produzcan discrepancias derivadas de haber considerado en el conteo artículos que no están registrados contablemente como: Entregas recibidas del proveedor que no han sido registradas o pedidos despachados que no han sido facturados.

Inventario físico total vs rotativo (cíclico)

El inventario físico total, generalmente se hace una vez al año y comprende el conteo de todos los artículos que la empresa tiene en su poder.

El inventario rotativo es un procedimiento más sistemático, por el que se cuentan ciertas porciones o partes del stock. Los inventarios rotativos se pueden realizar con distintas frecuencias, incluso diariamente. La definición de las porciones o segmentos y la frecuencia de los conteos depende de las políticas de la empresa y de las características de los artículos. Se podrían hacer inventarios rotativos con mayor frecuencia para ciertos artículos de mayor valor.

Cómo resolver las diferencias

En caso de darse discrepancias entre el conteo físico y los registros contables, es importante tomar acción inmediata para identificar la causa raíz del problema. Las discrepancias podrían deberse a errores humanos, errores de cálculo o a transacciones realizadas y pendientes de registrar (no debería ser frecuente). A partir de identificar las causas es posible que se necesite realizar ajustes a los procesos de la empresa.

En otros casos las discrepancias podrían deberse a robos o ser el resultado de algún tipo de fraude, en cuyo caso será necesario realizar la investigación correspondiente y tomar acciones para prevenir que se repitan.

En cualquier caso, la única manera de asegurarse que la información de los inventarios se ajusta a la realidad es realizar conteos de inventario en forma regular. Este es un tipo de actividad sobre la que deberías tener control y no delegar completamente. Además, es importante establecer controles sobre las transacciones que implican un movimiento del inventario, para reducir el riesgo de que se presente cualquier acto ilícito.

Última actualización: Ago 11, 2021 @ 7:14 pm