A medida que la severidad de la pandemia comienza a reducirse y que en todas partes del mundo se están liberando restricciones, la economía mundial se está comenzando a reactivar. Sin embargo, el ambiente de negocios va a ser muy distinto de lo que fue antes de la pandemia. Muchas empresas, si bien siguen operando, están en una situación financiera frágil. Por otro lado, como consecuencia de la pandemia, han surgido nuevas empresas que ofrecen productos o servicios adaptados al nuevo entorno. En ese nuevo entorno, será muy importante que los negocios sean ágiles, para poder responder rápido a los requerimientos de sus mercados y para hacer frente a su competencia. En este post explico algunas características de las organizaciones ágiles.
¿Qué es una organización ágil?
Ágil es un adjetivo que se utiliza para referirse a organizaciones que son rápidas en responder a los cambios del mercado o del ambiente de negocios. Una organización ágil se enfoca en sus clientes, buscando ofrecer productos o servicios que se ajusten más a sus requerimientos, en lugar de ofrecer productos estándar.
Una organización ágil utiliza procesos avanzados, herramientas y entrenamiento, para reaccionar en forma exitosa. Adicionalmente, para hacer frente a la aparición de nuevos competidores, nuevas tecnologías o cambios rápidos en las condiciones de los mercados.
¿Por qué una organización necesita ser ágil?
Hoy en día vivimos en tiempos VUCA (alta volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad). Bajo esas condiciones los requerimientos cambian con frecuencia. Lo que ayer podría haber sido considerado como una funcionalidad atractiva en un producto, hoy es considerado como algo que está solo en el nivel de satisfactorio.
Lo anterior se refleja en los resultados de un estudio realizado por la empresa McKinsey sobre empresas del índice S&P500. Dicho estudio encontró que el tiempo de vida de las empresas grandes ha caído de 61 años en el año 1958 a cerca de 18 años en el año 2011. Más aún, las proyecciones muestran un importante riesgo de que el 75% de las compañías que hoy se encuentran listadas en el índice S&P500 desaparezcan para el año 2027.
Para prevenir que eso les ocurra, muchas empresas están buscando adoptar ciertas características de las organizaciones ágiles, en distintas áreas de su actividad. Sin embargo, para asegurar la supervivencia de una empresa en el largo plazo, se necesita que dicho enfoque no solo sea implementado en algunas áreas aisladas, sino en toda la empresa.
La idea es hacer que la organización sea capaz de adaptarse más rápido y efectivamente a un ambiente cambiante, de mejorar en forma continua y de innovar más rápido. De esa manera podrá satisfacer mejor los requerimientos de los clientes.
Para lograrlo se necesita que todos los niveles de la organización están alineados. Por otro lado, se necesita que haya una comunicación más rápida y encontrar la forma de asegurar que se hace siempre lo correcto, en el momento indicado.
No obstante, no es nada fácil lograrlo, especialmente en el caso de las organizaciones con más años de existencia. Dichas empresas trabajan bajo procesos y premisas desarrolladas muchas años atrás. También responden a criterios de control y de estabilidad, pero no de innovación, velocidad o agilidad.
7 características de las organizaciones ágiles
A continuación detallo 7 características de las organizaciones ágiles.
1. Están centradas en el cliente
En lugar de enfocarse en optimizar los procesos operativos para incrementar los márgenes de ganancia, las organizaciones ágiles se enfocan en entender las necesidades de sus clientes. A partir de ese entendimiento, crear soluciones que las satisfagan. El objetivo de hacer ganancias no es de ninguna manera menos importante para las organizaciones ágiles, pero este se logrará a través de crear valor para los clientes.
Una de las características de las organizaciones ágiles es que escuchan atentamente y basan su trabajo alrededor de las necesidades de sus clientes. Esas organizaciones son capaces de desarrollar activamente un entendimiento profundo y empático con sus clientes.
Como conclusión, las organizaciones ágiles entienden que centrarse en el cliente es la única forma de satisfacer sus necesidades. No obstante, lo más importante es crear valor para los clientes.
2. Tienen un propósito y una visión compartidos por todos
La principal idea es pasar de enfocarse en la elaboración y entrega de productos a enfocarse principalmente en los resultados. Combinando un propósito y una visión compartidos con un estilo flexible y distribuido para creación de valor, las organizaciones pueden identificar rápidamente y evaluar las oportunidades que se presenten.
Para ello es clave establecer claramente un propósito y una visión que sean identificados y compartidos por todos en la organización. De esa manera, cada persona podrá decidir cómo es que puede aportar lo máximo, desde su actividad particular en la empresa. Adicionalmente, las personas pueden identificar proactivamente los cambios que se estén dando en las preferencias de los clientes o en el ambiente externo.
Para lograrlo se requiere adoptar un esquema de transparencia absoluta a través de toda la organización y un cambio de cultura hacia un ambiente más abierto que incentive a las personas a compartir el conocimiento. Esto ayuda a que todos estén en la misma página e incrementa su sentido de pertenencia al propósito común.
3. Forman un ecosistema de servicios interdependientes y equipos empoderados
Las organizaciones ágiles mantienen una estructura estable en los niveles más altos. Sin embargo, tienden a reemplazar gran parte de la jerarquía tradicional por una red de equipos de trabajo flexible y escalable. Las redes son una forma natural de organizar los esfuerzos porque permiten un balance entre la libertad individual y la coordinación colectiva.
Otra de las importantes características de las organizaciones ágiles es que cuentan con una red de equipos empoderados para tomar decisiones. Dichos equipos deben estar alineados y operar con altos estándares de compromiso, experiencia, transparencia y colaboración. Para que ese esquema funcione, se necesita contar con mecanismos para asegurar que los equipos son capaces de operar en forma efectiva. Muchas empresas implementan estructuras planas, porque se adaptan mejor a la forma en que las organizaciones ágiles crean valor.
Más aún, los equipos ágiles responsables por cada servicio dentro de la compañía, se preocupan constantemente de evolucionar sus procesos de trabajo para hacerlos más ajustados a sus objetivos.
4. Toma de decisiones y curvas de aprendizaje rápidas
Otra característica de las organizaciones ágiles es el hecho de que reconocen que la mejor forma de minimizar el riesgo es aceptar que la incertidumbre es parte de la actividad. Estas organizaciones deben dejar de desarrollar planes detallados de largo plazo con altas probabilidades de no cumplirse. En su lugar, las empresas necesitan ser capaces de tomar decisiones en forma rápida, que les ayuden a entregar valor al mercado con mayor frecuencia.
Ello se consigue al reducir los tamaños de los lotes de trabajo, desde los lotes de producción hasta los objetivos estratégicos de alto nivel. Esto con el fin de obtener una retroalimentación más rápida del mercado. Adicionalmente, adoptan ciclos de aprendizaje y retroalimentación en forma regular, en los que toman conocimiento de nueva información, se adaptan a los cambios y están continuamente buscando formas de mejorar.
La idea es no sólo asegurarse de que los equipos están desarrollando los productos o servicios correctos sino también que la empresa entera se mueve en la dirección correcta. Al integrar ciclos más frecuentes de prueba, aprendizaje y adaptación, las organizaciones se vuelven más capaces de manejar la incertidumbre, entender mejor la complejidad y como consecuencia innovar a una mayor velocidad.
5. Adoptan el cambio
Las mejores organizaciones ágiles viven en un constante cambio de circunstancias, lo aceptan y son capaces de tomar decisiones en forma rápida. Nadie sabe cómo será el mercado dentro de un año. Las organizaciones ágiles hacen cambios constantemente pero siempre mantienen su enfoque hacia el cliente.
Estas organizaciones tratan de minimizar los riesgos a través del aprendizaje, de planear previendo que van a haber cambios y buscan generar versiones viables de nuevos productos en tiempos increíblemente cortos. Estos ciclos cortos requieren interacciones rápidas para realizar cambios pequeños pero con gran impacto en los productos, permitiendo aprendizajes rápidos.
Trabajar con un alcance reducido y en ciclos rápidos trae varios beneficios. Primero, los esfuerzos son enfocados y de alcance reducido. Segundo, el impacto de cualquier cambio a un producto puede ser validado rápidamente con retroalimentación del usuario.
Este enfoque puede minimizar el riesgo y las pérdidas financieras, al evitar meses o años de desarrollo de productos, bajo el esquema tradicional. Ese esquema podría resultar en la creación exitosa de un producto que satisfaga requerimientos identificados meses o incluso años atrás, pero que ya no son válidos.
6. Permiten una comunicación abierta
Adoptar un estilo de comunicación abierto y transparente hace más fácil para los equipos y las personas obtener información para tomar buenas decisiones. Ello también les permite hacer mucho más cosas a una mayor velocidad, en comparación con un esquema de comunicación muy estructurado, con políticas y protocolos detallados para cualquier eventualidad.
7. Integración “sin costuras” con la tecnología
Más allá de simplemente digitalizar los procesos existentes, las organizaciones ágiles buscan una verdadera integración de nuevas tecnologías con sus procesos o prácticas operacionales. Por ejemplo un sistema de seguimiento a la flota de transporte a través de GPS ofrecerá una serie de ventajas a la operación, como menores costos de supervisión, mejor servicio al cliente o menores riesgos en caso de robo.
Para satisfacer las necesidades de los clientes dentro de un ambiente en constante cambio, las organizaciones ágiles necesitarán ofrecer productos y servicios digitalizados. También necesitarán que sus procesos operativos sean capaces de evolucionar en forma rápida y continua. Ello solo se conseguirá si están soportados en una tecnología que permita esa evolución.
Una de las herramientas tecnológicas que las organizaciones ágiles necesitan es un sistema ERP robusto y ágil. Un sistema de esa naturaleza puede soportar tecnologías nuevas y será la base para su proceso de innovación.
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