5 claves para una buena administración de inventarios

La administración de inventarios está en el centro de todas las actividades de tu negocio y juega un rol importante. En este post quiero dar un poco de claridad sobre las claves para una buena administración de inventarios.

¿Qué es administración de inventarios?

Administración de inventarios es la práctica que se encarga de controlar, almacenar y hacer el seguimiento de los artículos de los almacenes. Una buena administración de inventarios es un componente esencial de la administración de la cadena de abastecimiento. Esta actividad regula o norma todas las operaciones involucradas desde el momento que un artículo o materia prima ingresa al almacén, hasta que los productos terminados son despachados.

En pocas palabras, la administración de inventarios ayuda a agilizar las operaciones, organizar los recursos y maximizar los beneficios. Permite identificar qué artículos hay que ordenar, en qué cantidades y en qué momento.

Adicionalmente busca identificar las tendencias en el consumo, para asegurar que siempre hay stock suficiente para responder a las necesidades de la producción. Asimismo, obtener alertas adecuadas en caso de que el stock de un artículo caiga por debajo del nivel de seguridad.

¿Por qué es importante una buena administración de inventarios?

Una buena administración de inventarios es vital para cualquier empresa. Ayuda a asegurarse que no haya exceso de stock, pero tampoco que esté tan bajo que ponga a la operación en riesgo de que se produzcan roturas de stock.

Dado que típicamente un negocio tiene mucho dinero puesto en sus almacenes, una buena administración de inventarios puede ser un ingrediente clave para que crezca y sea exitoso. Una situación de sobre stock puede resultar en poca disponibilidad de dinero para operar y puede convertirse en una barrera para el desarrollo y expansión del negocio. Por el contrario, un bajo nivel de stock o quedarse sin stock de un determinado artículo, podría ocasionar un problema serio en la operación.

A medida que revisas las 5 claves para una buena administración de inventarios, es importante recordarte que el costo del inventario no está compuesto solamente por el valor de la compra de los mismos. A Dicho valor hay que añadirle los costos de mantenimiento o de almacenamiento.

Estos costos se relacionan con el espacio dedicado al almacenamiento (que puede incluir requerimientos especiales como refrigeración), pagar la póliza de seguro (robo o incendio), equipo y personal requerido y que pueden elevar el valor del inventario entre un 10% a 20%, dependiendo de las prácticas de la empresa y de la naturaleza de los artículos.

Otro aspecto importante es tener en cuenta un stock de seguridad, especialmente para aquellos artículos considerados críticos para la operación (insumos claves de producción o productos de mayor venta). El stock de seguridad es como una póliza de seguro contra la incertidumbre en el proceso de reabastecimiento.

5 claves para una buena administración de inventarios

A continuación comparto las 5 claves para una buena administración de inventarios:

1. Mantener niveles adecuados de stock

Los artículos mantenidos en el inventario representan dinero inmovilizado y en la contabilidad son tratados como activos. En función a ello, el tener mucho inventario puede representar costos financieros adicionales y reducir el flujo de caja. Por otro lado, tener más inventario que el necesario, puede llevar a que una parte termine expirando o se vuelva obsoleto antes de haber podido utilizarlo.

Una de las medidas de eficiencia del inventario es el índice de rotación. Este indicador refleja con cuánta frecuencia es vendido un artículo en un período de tiempo. La gerencia debe analizar los artículos que no rotan suficientemente rápido, para tomar decisiones que los lleven a incrementar la rotación o a descontinuar su uso. Una baja rotación de inventarios significa dinero inmovilizado en el inventario que no produce.

Una empresa que consigue mantener niveles óptimos de stock, obtiene un impacto favorable en el flujo de caja. Requerirá menos capital de trabajo y también tendrá menores costos de manipulación de inventario.

2. Hacer una reposición rápida del inventario

Otro factor relacionado con la buena administración del inventario es el relacionado con la reposición. La reposición tiene dos variables: la frecuencia con que se hace la reposición y la cantidad del pedido a realizar.

Tener un buen entendimiento de cómo se desempeña el inventario permite optimizar esas dos variables. Idealmente, si se pudiera incrementar la frecuencia de la reposición, pidiendo cada vez menores cantidades, se estaría acercando a una situación de “justo a tiempo”. En ese esquema, se tiende a reducir considerablemente la cantidad mantenida en inventario, con todas las ventajas que eso trae (menor inventario y mayor rotación), siempre y cuando haya suficiente certeza sobre la confiabilidad del proveedor y la seguridad de los medios de envío.

A la cantidad optima para la reposición se le denomina cantidad económica de pedido. Esta representa la menor suma total de los costos de manejo de inventarios y de adquisición de inventarios (costo de emitir una orden de reemplazo, procesamiento de facturas, costos de proceso de pago, fletes, etc.).

Las cantidades de reposición grandes se traducen en menos órdenes de reposición, pero producen un mayor volumen en inventarios. Por otro lado, cantidades de reposición pequeñas reducen el volumen en inventarios pero incrementan el número de ordenes de reposición.

La cantidad económica de pedido se determina en función al consumo, los costos de manipulación, el valor del inventario, el tiempo de entrega y los costos de adquisición.

3. Identificar el stock de lenta rotación

Con el tiempo es posible tener un conocimiento claro sobre el movimiento del inventario y en particular sobre qué artículos se mueven más rápido y cuáles no tanto. Los segundos son los que representan mayor costo de manipulación y reducen la liquidez disponible.

Tener la capacidad de identificar esos artículos significa poder definir estrategias de ventas orientadas a mover el stock y mejorar la reposición del inventario. A través de ello, buscar responder mejor a los hábitos de compra de los clientes y en definitiva mejorar las ventas y evitar las roturas de stock.

4. Contar con información de stocks en tiempo real

Información en tiempo real significa que cualquier usuario del sistema puede saber cuál es el stock disponible de un determinado artículo, en el momento. Más aún, significa que el stock se actualiza constantemente con las transacciones que se están realizando. De esa manera, los usuarios siempre van a ver datos de stock reales y sobre los que puedan tomar decisiones.

Contar con esa información también le da la oportunidad a los vendedores de identificar no sólo oportunidades de ventas adicionales sino también de venta cruzada. Esto especialmente en los casos en que no hubiera stock disponible de los artículos que está solicitando un cliente.

Ante una falta de stock, si no se le ofrece una alternativa, es muy probable que el cliente cancele la orden. Por ejemplo, el sistema podría alertar a los vendedores de otros artículos que el cliente compró en el pasado o los que otros clientes compraron junto con ese mismo producto.

5. Administrar adecuadamente a los proveedores

Que un proveedor ofrezca la entrega de ciertos productos con un nivel de calidad determinado, no sirve de nada si sus plazos de entrega son demasiado largos, si no cumple los plazos acordados o si no entrega los pedidos completos de acuerdo a la orden.

Es importante hacer un adecuado seguimiento al desempaño de los proveedores. Eso significa identificar sus ineficiencias, buscar siempre posibles nuevos proveedores, ver la forma de incrementar la cantidad de las órdenes o reducir la cantidad de proveedores con los que se tienen relaciones.

Tener disponible esa información sobre los proveedores no solo puede ayudar a hacer más eficiente el proceso de compras, sino también es una oportunidad para conseguir mejores precios.

Claves para una buena administración de inventarios – Conclusión

Un buen punto de partida para mejorar la administración de los inventarios es comenzar a trabajar en las 5 claves para una buena administración de inventarios planteadas en este post. Si lo haces podrías llevarte más de una sorpresa sobre cómo están funcionando las cosas en tu empresa.

Implementar en tu empresa distintas prácticas de administración de inventarios, apoyándote en herramientas como un software ERP, podría darte una visibilidad en tiempo real sobre el stock disponible o las ordenes pendientes de atender. Adicionalmente obtendrás mejor información sobre las fluctuaciones y predicciones de la demanda y lograrás un mejor control de los proveedores.

Referencias

• Inventory Management Process Guide
• What Is Inventory Management Process? Flow Explained
• What is Inventory Management? Benefits, Types, & Techniques
• What is Inventory Management? Techniques for 2021
• 21 key inventory management tips and methods