Tradicionalmente la gestión de compras, que cae dentro del ciclo de egresos de una empresa, se enfocaba más en la acción de comprar. Sin embargo, para que el ciclo de egresos pueda apoyar a cabalidad las operaciones de una empresa, tendríamos que estar hablando de abastecimiento estratégico, que va más allá del mero acto de comprar. En este post explico con detalle qué es abastecimiento estratégico.
¿Qué es el ciclo de egresos?
El ciclo de egresos es el conjunto de actividades relacionadas con la adquisición y pago de los bienes y servicios que requiere una empresa para operar. Esas actividades comprenden la determinación de lo que se necesita comprar, la acción de comprar, la recepción de los bienes y el pago a los proveedores. En el gráfico siguiente se muestran las interacciones del ciclo de egresos con distintos departamentos, al interior y hacia afuera de la empresa.
Compras vs adquisiciones o abastecimiento
Como digo en la introducción, se suele entender la gestión de compras como la mera transacción de compra. El acto de comprar es esencialmente responder a las preguntas: ¿Qué voy a comprar y por cuánto?
Sin embargo, cuando hablamos de abastecimiento nos referimos a un conjunto de procesos que incluyen otros aspectos además del acto de comprar. Es decir, se trata de responder no sólo a la pregunta ¿Qué voy a comprar y por cuánto? Sino también ¿A quién le voy a comprar, por qué y cómo se relaciona eso con el mercado actual?
Principales retos del abastecimiento estratégico
Una buena gestión de abastecimiento tiene distintos retos, entre los que se pueden citar los siguientes:
Manejar adecuadamente los riesgos
Entre los riesgos más relevantes se pueden mencionar la administración de los contratos con proveedores o las fluctuaciones del mercado (disponibilidad de productos o la volatilidad de los precios). Una buena forma de manejar los riesgos es disponer de información centralizada, eficiente y transparente.
Control y visibilidad de las compras
La ejecución de compras fuera del proceso establecido por la empresa es uno de los mayores retos que enfrentan los profesionales de abastecimiento. Dichas compras pueden llevar a perder el control del gasto y por consiguiente impactar los costos de la empresa. Igual es el caso de compras que se realicen sin un contrato establecido o a proveedores que no han sido aprobados.
Transparencia en toda la cadena de abastecimiento
Tener visibilidad a través de toda la cadena de abastecimiento es un aspecto importante para poder cumplir con las regulaciones y mitigar el riesgo. Con la ayuda de procedimientos operativos claramente establecidos y soportados por herramientas tecnológicas, se puede ayudar a alcanzar una buena visibilidad en la cadena de abastecimiento.
Contar con información confiable
Para poder tomar buenas decisiones de abastecimiento, las organizaciones necesitan contar con información exacta, oportuna y confiable. No tenerla puede llevar a roturas de stock, exceso de inventario y otros problemas relacionados con el abastecimiento, que pueden afectar directamente los resultados.
Disponer de herramientas de soporte adecuadas
Adquirir herramientas tecnológicas y sistemas de información no significa en forma automática que van a ser de ayuda en la gestión del abastecimiento estratégico. Es importante asegurarse que se escoge la tecnología idónea y que se hace un buen uso de ella, para reducir errores humanos e incrementar la eficiencia de todo el departamento.
Lidiar con problemas de los proveedores
Con una lista larga de proveedores a supervisar, es fácil perder el control y no tener claro qué proveedores están cumpliendo las condiciones acordadas. Por otro lado, mientras mayor sea el número de proveedores con los que haya que lidiar, mayores probabilidades habrá de que alguno de ellos falle y no cumpla sus compromisos. Por ello es importante asegurar los medios para hacer un seguimiento razonablemente estrecho sobre las actividades de los proveedores.
Abastecimiento estratégico es más que solo comprar
Dependiendo de la naturaleza del negocio y de la intensidad del proceso de transformación, las compras pueden representar un valor importante para el negocio. Por lo tanto tiene sentido pensar en compras desde un punto de vista estratégico. La creciente complejidad en la estructura de las cadenas de abastecimiento está teniendo cada vez mayor influencia en la función de compras.
Bajo el esquema tradicional, el departamento de compras es responsable solamente de proveer a la compañía los bienes y servicios que requiere. En el ambiente VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad) actual, compras se ha vuelto una función central y estratégica dentro de las empresas, contribuyendo en forma significativa a su éxito.
Para lograr el éxito en las compras de la empresa, se requiere adoptar un enfoque de gestión que esté mirando constantemente hacia adelante y analizando el desempeño del departamento.
En el cuadro siguiente se plantean la principales rasgos del trabajo de abastecimiento estratégico:
¿Qué es una estrategia de abastecimiento?
El concepto de estrategia de abastecimiento esta comenzando a tomar fuerza como parte de la gestión de la cadena de abastecimiento. Sin embargo, crear una estrategia de abastecimiento sólida reviste algunas complejidades.
El término estrategia de abastecimiento se refiere a un plan de largo plazo para asegurar la disponibilidad de todos los suministros que requiere la empresa, en las mejores condiciones y con el mejor nivel de calidad posible.
El desarrollo de la estrategia de abastecimiento es un proceso colaborativo y estructurado en el que se analiza en forma crítica los patrones de gasto de una organización y se utiliza esa información para tomar decisiones sobre la adquisición de bienes y servicios.
La estrategia de abastecimiento que adopte una empresa depende de algunos factores tales como el tiempo de entrega requerido, el presupuesto disponible, el costo total de propiedad, la criticidad del ítem o los riesgos asociados, entre otras cosas.
Una estrategia de abastecimiento puede enfocarse en distintos aspectos, tales como reducción de costos, mitigación de riesgos o crecimiento orgánico. Las organizaciones pueden optar por enfocarse en una sola prioridad o en más de una a la vez, dependiendo de sus requerimientos.
Conclusión
Hoy en día se deben entender las estrategias de abastecimiento como parte integral de las políticas de una empresa. Al definir la estrategia más adecuada para sus necesidades, una empresa puede incrementar sus ventas, tomar mejores decisiones y mejorar las relaciones con sus clientes.
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