Todos los negocios enfrentan restricciones y retos en su trabajo diario tratando de satisfacer las necesidades de sus clientes. Para poder obtener los resultados deseados y alcanzar las metas planteadas, las personas a cargo de liderar los negocios cuentan con técnicas y métodos en los que se pueden apoyar para lograrlo. Ese es el campo de la administración de operaciones. En este post me ocupo sobre qué es administración de operaciones y algunos aspectos claves sobre esta disciplina.
¿Qué es administración de operaciones?
La administración de operaciones es una parte importante de cualquier negocio y probablemente tienes que ver con ella en tu día a día más de lo que te imaginas. A continuación algunas ideas que explican lo que es administración de operaciones:
- Se refiere a la planificación, organización y control de los recursos y las actividades para llevar a cabo la producción. Aplica para manufactura y servicios.
- Implementa las mejores prácticas de negocio con el fin de lograr una operación eficiente y los mejores resultados.
- Se ocupa de cómo hacer más eficiente la operación.
- Busca establecer procesos con estructuras sólidas, que permitan lograr una mayor eficiencia en la operación y administración (descripción de funciones, organigrama, etc.).
- Busca utilizar todos los medios al alcance.
- Es multidisciplinaria y trabaja a través de todos los departamentos de la empresa.
- La clave está en convertir de la forma más eficiente las materias primas y la mano de obra en productos terminados y servicios.
Solía llamarse administración de la producción, esta práctica se originó en empresas de manufactura. Quienes trabajan en administración de operaciones no sólo deben entender los detalles de los procesos de negocio, sino también deben estar constantemente al tanto de los cambios en el entorno económico y en el mercado.
Dentro de la administración de operaciones recae el manejo de diversos asuntos estratégicos, entre los que se cuentan la determinación del tamaño de las plantas de producción o las metodologías para la gestión de los proyectos. Otros asuntos comprenden el manejo de los niveles de inventario, el control de calidad, el manejo de materiales y las políticas de mantenimiento.
Aspectos clave de la administración de operaciones
Para realizar una buena administración de operaciones es necesario tener en cuenta 5 aspectos clave:
- Apoyarse en la información: No se puede subestimar la importancia de los datos. Los equipos de administración de operaciones utilizan los datos para tomar decisiones con mejor información. Tambien sirve para planificar y evaluar.
- Buena administración de inventarios: Una buena administración de inventarios requiere que los recursos sean utilizados a medida que se necesitan y se evita el desperdicio. Esto lleva a menores costos y a una mayor eficiencia.
- Diseño eficiente de Procesos: Los gerentes de operaciones investigan las mejores formas de realizar los procesos para que sean efectivos. También supervisan las operaciones para asegurarse que se logran las metas y en caso contrario analizan la forma de mejorar los procesos.
- Fomentar la colaboración: Los equipos de finanzas, marketing, ventas o recursos humanos trabajan en forma conjunta para lograr el éxito. Eso se puede lograr con facilidad teniendo sistemas con bases de datos centralizadas.
- Elaborar pronósticos: Establecer metas ayuda a mantener motivado el equipo y los procesos moviéndose en la dirección correcta. Para poder ser capaces de ver si las cosas están yendo en la dirección correcta, las empresas pueden apoyarse en la elaboración de pronósticos utilizando herramientas que utilizan información pasada para predecir el futuro.
Componentes de una operación
En el modelo de transformación para analizar las operaciones, cada operación tiene 3 componentes: entradas, procesos de transformación y salidas.
Administración de operaciones se encarga de dirigir y controlar los procesos que transforman los recursos (entradas) en productos terminados o servicios para los clientes (salidas). Este modelo básico de transformación aplica tanto para organizaciones de manufactura o de servicios, privadas como sin fines de lucro.
Administración de operaciones – Diseño de los procesos
Una parte importante del trabajo de un gerente de operaciones es el diseño de los procesos operativos de la empresa. Para hacerlo, debe tener en cuenta estos cuatro factores que influyen en el diseño de los procesos:
Volumen de producción
Procesos con un volumen alto facilitan una mayor sistematización y repetición de las tareas. También el volumen alto favorece un costo unitario de producción reducido y la estandarización. Un negocio como el de McDonalds debe manejar procesos con alto volumen, en contraste con un restaurante de alta cocina.
Variedad de productos o presentaciones
Variedad se refiere al número de versiones diferentes de un producto ofrecidas por una empresa en un momento en el tiempo. Manejar la producción de una familia de productos con muchas formas, características, estilo, tecnología, funcionalidad o materiales requiere procesos flexibles con una buena comunicación, lo que lleva a mayores costos.
Por otro lado, se requerirán más paradas de la línea de producción para cambiar a un nuevo producto. Esto lleva a menores eficiencias de producción, un planeamiento de producción más complejo y un menor nivel de servicio a los clientes finales. La variedad tiene dos dimensiones: La variedad ofrecida en un determinado momento o la tasa a la que la empresa reemplaza los productos existentes con otros nuevos.
Variación en la demanda
Una alta variación de la demanda requiere contar con estimados lo más acertados posible. Los factores que influyen en la variabilidad de la demanda pueden ser:
- Complejidad de la demanda,
- Variación de la demanda en todo el mercado
- Visibilidad de la cadena de abastecimiento
- Estimaciones tanto internas como externas
- Tiempos de entrega
- Tamaño de los proveedores.
Visibilidad hacia el cliente
Mientras más visible sea la operación hacia el cliente, mayor será el costo de operación, por el alto nivel de preparación del personal necesario para atender a los clientes.
10 principios de la administración de operaciones
Finalmente, para realizar una buena labor un gerente de operaciones debe observar los 10 principios de la administración de operaciones:
Realidad
Centrarse en el problema de fondo en lugar de sólo en las herramientas y técnicas. Ninguna herramienta es capaz de ofrecer una solución universal a todos los problemas o requerimientos.
Organización
Todos los elementos están interconectados y deben ser consistentes y predecibles. En caso contrario, la operación no podrá alcanzar los resultados esperados.
Humildad
Conocer las limitaciones puede ahorrar mucho tiempo y dinero. El proceso de prueba y error puede ser muy costoso y es por ello que los gerentes de operaciones deben entender que tienen limitaciones y el conocerlas puede ayudarles a ahorrar tiempo y dinero.
Foco en clientes
Se relaciona con poner los intereses de los clientes por encima de los de la empresa, para que sigan prefiriéndonos. Importante mantener a los clientes contentos para que regresen siempre.
Accountability (hacerse responsable)
Se espera que los gerentes sean capaces de establecer reglas y métricas al mismo tiempo que verificar frecuentemente que se cumplen las metas. Esto ayuda a que todos se hagan responsables y que pongan los esfuerzos necesarios para lograr esas metas.
Problema vs síntoma
Importante distinguir entre el problema y el síntoma o causa subyacente. Para poder eliminar el problema para siempre es necesario eliminar la causa subyacente.
Fundamentos
En gerencia de operaciones la regla de pareto sobre la eficiencia se aplica así: 80% del éxito se relaciona con mantener operando los procesos y el 20% con desarrollar y aplicar nuevas técnicas y procesos.
Variedad
La variedad e innovación en las técnicas utilizadas en los procesos puede ayudar a una buena respuesta a las variaciones del mercado.
Dirigir con pasión
Los empleados apasionados son el mejor activo y son claves para un buen rendimiento en el largo plazo. También es importante mantener motivados a los gerentes y supervisores ya que ellos serán los que podrán desarrollar esa pasión en los empleados.
Apertura al cambio
Muchas veces el cambio es bueno. Con la disponibilidad creciente de nuevas técnicas y soluciones para las operaciones de manufactura, estar abierto al cambio puede asegurar mantener estables las operaciones en el largo plazo y con mayor eficiencia.
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