7 criterios de evaluación de software

En otro post trato sobre los cuatro pasos del proceso de evaluación de software. Considerando que la selección y adquisición de un nuevo software puede ser una tarea abrumadora y que requiere una cantidad considerable de tiempo y recursos, en este post comparto algunos criterios de evaluación de software, con el objeto de ayudar en el proceso de selección.

Si ya decidiste entre desarrollarlo en casa o comprar un software y estás iniciando el proceso de evaluación de software en tu empresa, es probable que te sientas abrumado con la cantidad de opciones que hay disponibles en el mercado. Para complicarlo, no siempre es posible encontrar una equivalencia entre sus características, para compararlas en los mismos términos y hacer más fácil la decisión.

Tabla de Contenido

7 criterios de evaluación de software a considerar

A continuación comparto los criterios de evaluación de software que deberíamos tener en cuenta en el proceso de revisión de las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores de software. Dicho análisis se hace más fácil con la ayuda de una plantilla como la que ofrezco para descargar y cuyo link lo encontrarás al final de este post.

Paso a describir los 7 criterios de evaluación de software para los que deberíamos recopilar información, de manera de poder analizar las alternativas y asegurarnos de hacer un proceso de evaluación de software satisfactorio. De esa manera, reducir el riesgo de que se produzcan fallas en el análisis o que se omitan algunos aspectos importantes y tomar una decisión con mejores bases.

1. Características del software

Muchas herramientas que están orientadas a industrias o a funciones específicas ofrecen un conjunto común de características. Es importante verificar que las características de los productos que estás evaluando satisfagan los requerimientos de tu empresa. Para obtener una visión completa de la inversión a realizar, es importante averiguar cuál es el costo adicional para obtener alguna de las características requeridas que no están en la oferta básica.

2. Capacitación en el producto

Los requerimientos de capacitación para operar un software dependen de la complejidad del producto. Verifica con el proveedor sobre las opciones de entrenamiento que tiene disponibles, ya sea en forma presencial, a través de videos o recursos de autoestudio. Adicionalmente, saber cuánto es lo que habría que pagar por el entrenamiento o si este se ofrece en forma gratuita.

3. Soporte al cliente

Las opciones de soporte al cliente ofrecidas podrían variar dependiendo de plan de precios que contrates. Las opciones de soporte normalmente incluyen correo electrónico, teléfono, registro online de tickets de servicio, chat en vivo y una base de conocimiento a partir de la experiencia en distintas implementaciones. Asegúrate de que el software que elijas tenga distintas opciones de soporte, de manera que tu empresa pueda estar protegida en caso de que se produzca algún tipo de problema.

4. Compatibilidad con plataforma técnica

El software a seleccionar debe ser compatible con la plataforma existente en tu negocio y con las aplicaciones que ya están operando. Esto parece algo obvio, pero lamentablemente hay muchos casos de fracaso de implementaciones de software porque se minimizaron las posibles incompatibilidades con el ambiente técnico que tiene la empresa.

En el afán de cerrar la venta, el proveedor puede afirmar que esas incompatibilidades son fácilmente superables y que ya lo han hecho antes. Sin embargo, luego de cerrada la venta y con los problemas aflorando, la posición del proveedor es más cómoda, pudiendo requerir una inversión adicional para solventar esos problemas. La realidad es que dichas situaciones no siempre se arreglan con facilidad y pueden representar un problema serio para el negocio.

5. Solvencia del proveedor

Adquirir un software es una especie de “matrimonio tecnológico” con el proveedor. Por ello es importante que esa relación no se acabe por la “defunción del proveedor”. Es importante recopilar información que permita comprobar que esa posibilidad es remota. Eso incluye los siguientes aspectos:

Tiempo de actividad que tiene la empresa.
Cantidad de instalaciones del producto que están en operación.
De ser posible, analizar los estados financieros, al menos los rubros más significativos. En muchos de los casos es información pública.
Obtener garantías para poder disponer del código fuente del software, ante la posible incapacidad del proveedor de cumplir con sus obligaciones.

6. Integraciones

Es fundamental que te asegures que el software seleccionado pueda integrarse en forma fluida con los sistemas existentes y con aquellos productos que están en planes de ser implementados en el futuro cercano. Los requerimientos de integración podrían ser simples o complejos, pero en cualquier caso la falta de integración podría ocasionar problemas serios. Adicionalmente el software a elegir debería cumplir con todas las regulaciones a las que está sometida tu empresa.

7. Precios/costo

Para cada producto que hayas considerado en la lista corta, deberías realizar un análisis integral de precios. No te quedes con el precio que te ponga el proveedor en la cotización. Considera también otros aspectos como el costo total de propiedad, que puede involucrar:

La inversión requerida para la implementación y configuración.
La inversión para realizar adaptaciones al sistema o a los sistemas existentes.
El costo de los equipos y/o software adicionales que sea necesario adquirir para que opere el producto.
El precio por usuario.
La frecuencia de facturación (mensual, anual o de una vez).
La duración del contrato.
El estimado de honorarios por trabajos adicionales.
El costo de mantenimiento recurrente.

Descarga la plantilla para ordenar los criterios de evaluación de software

Es recomendable utilizar una herramienta para registrar todos los criterios de evaluación de software considerados y además asignarles puntajes. De esa manera se podrá hacer una evaluación lo más objetiva posible, teniendo en cuenta que la evaluación de software es por naturaleza algo subjetivo.

Para ese efecto, comparto en el siguiente link, una plantilla de evaluación de software. La plantilla está en Excel y contiene un ejemplo de una comparación entre dos productos.

Dicha plantilla te ayudará a comparar las ofertas de múltiples proveedores. Tiene secciones dedicadas para calificar los criterios presentados en este post y podrás añadir los que necesites.

Una vez ingresadas todas las calificaciones, la plantilla las sumará automáticamente, para obtener la calificación total del proveedor. Una calificación mayor, significa que la herramienta satisface mejor los requerimientos de la empresa.

Referencias

Última actualización: Oct 22, 2024 @ 2:58 pm