Las pérdidas de inventario debidas a robos de los empleados, errores, hurto en tiendas o fraude, son algo que ninguna empresa puede ignorar o pasar por alto. Con mayor razón en el caso de una empresa pequeña, ya que las pérdidas pueden impactarla en mayor medida, en especial cuando está en pleno lanzamiento y crecimiento. En este post presento 5 consejos para ayudarte a reducir la merma de productos al mínimo.
¿Qué es la merma de productos?
La merma de productos es un término que se utiliza para referirse a las pérdidas de inventarios, cuyo origen no puede identificarse completamente.
Se define la merma de productos como: La diferencia entre los inventarios teóricos (según la contabilidad) y los inventarios reales (el físico).
La merma de productos puede tener su origen en tres factores:
- Hurto externo: sustracción de productos por parte de personas ajenas a la empresa.
- Robo o hurto interno: sustracción de productos por parte de empleados de la propia organización o personas relacionadas con la empresa.
- Errores de gestión: pérdidas debidas a fallas en procedimientos operacionales de la empresa, también denominados errores de gestión o de documentación. Por ejemplo, el registro de ventas con precios erróneos, la no contabilización de mermas por obsolescencia, etc.
De acuerdo con el estudio “Índice Sensormatic sobre la pérdida global”, con datos a febrero del 2018, la merma en las tiendas en América Latina (sólo para Brasil y México), ascendió al 1.81% de las ventas en el período 2017-2018. Este dato está un poco por debajo de la media mundial que es 1.82%.
El estudio establece que las causas principales de la merma de productos en América Latina fueron:
- En los proveedores (29.25%)
- Causas externas (27.25%)
- Administrativa (22.65%)
- Interna (incluye el hurto de empleados) (20.46%)
Un porcentaje de 1.8% puede parecerte pequeño, pero si multiplicas ese porcentaje por tus montos de ventas, verás que no es una cantidad despreciable.
Consejos sobre como reducir la merma de productos
A continuación comparto algunos consejos para reducir la merma de productos en los resultados de tu negocio.
1. Pon más cuidado en la contratación de personal
Sabemos que es importante cuidar al personal de la empresa, pero es igual de crítico contratar a las mejores personas para los puestos que deben ocupar. Debes buscar que se sientan cómodos con el puesto y que puedan dar su máximo potencial (lee 4 claves para una buena gestión de recursos humanos, en este blog).
Otro aspecto clave sobre el que hay que hacer énfasis en la selección (no siempre se logra), es en los valores de la persona, en especial la honestidad. Aunque no es una garantía, es difícil que una persona con buenos valores cometa algún acto deshonesto.
Es importante también la inversión en entrenamiento, no sólo para que estén mejor capacitados para realizar su labor, sino para que sientan entusiasmo por lo que hacen y estén motivados a apoyar a la empresa en lo que esté a su alcance.
Con relación al entrenamiento, en la medida que los empleados se sientan a gusto, habrá una menor rotación. Menor rotación implica dedicar menos recursos para la selección de personal y para la capacitación de gente nueva.
2. Perseguir el fraude
Sin importar lo bien que hayas hecho tu trabajo en la selección de personal nuevo, deberás estar alerta para evitar el robo al interior de tu empresa, especialmente con trabajadores nuevos, a los que aún no conoces.
En los pequeños negocios se suele tener una falsa sensación de seguridad, con relación al riesgo de merma de productos. Con frecuencia se cree conocer suficientemente bien a todos los empleados, como para darles toda la confianza.
Una buena práctica es establecer una política clara de tolerancia cero al robo y difundirla a toda la organización. El objetivo es transmitir de manera amable a los nuevos empleados, que el robo no es aceptable y que los casos que se detecten serán castigados.
3. Reevalúa la distribución de la tienda
Tener una distribución de tienda estéticamente agradable parece ser algo básico para un negocio. Es bastante conocido que una vitrina atractiva y una distribución de los productos adecuada, pueden ayudar a impulsar las ventas y a hacer que los clientes sigan viniendo.
Lo que puede no parecer obvio es que la distribución de la tienda juega un rol importante para prevenir y reducir la merma de productos.
Los ambientes abiertos pueden ofrecer líneas de vista abiertas a través de la tienda, permitiendo que los clientes tengan a su disposición todo lo que se ofrece. Al mismo tiempo, ello permite a los empleados mantener una visibilidad discreta de toda el área.
La ubicación de la caja también es crítica en la prevención de los robos. Los artículos pequeños, de menor valor son más fáciles de robar, por lo que el colocarlos cerca de la caja hace que sea más difícil de sustraerlos.
4. Sé proactivo acerca de reducir la merma de productos
Una forma efectiva de reducir la posibilidad de que se produzcan pérdidas de mercadería en tu negocio es aplicar controles.
Los controles son distintas actividades que se incluyen en los procesos operativos, que tienen un fin preventivo. Algunos ejemplos son requerir autorizaciones cuando se presentan ciertas condiciones, llevar registros de entradas y salidas del almacén o incluso colocar cámaras de seguridad en lugares sensibles. De esa manera estarás dando un mensaje de que “estás atento”.
La naturaleza de los controles debe estar en función al riesgo asociado. Eso significa que el control debe ser más estricto, a medida que se incrementan el monto de la transacción o el valor del artículo.
Lo que debes evitar es que el costo de poner en práctica un control sea mayor que el valor de la pérdida que se produciría en caso de no existir el control. En esos casos no sólo estarías perdiendo dinero en controles, sino que estarías entorpeciendo tu negocio.
5. Evita costosos errores administrativos
Cada vez es más frecuente que las empresas lleven los registros de las operaciones en forma digital, a través de sistemas automatizados, lo que da paso a nuevas fuentes de error. Cosas tan simples como un error de tipeo o poner mal el punto decimal al ingresar una cantidad, pueden llevar a errores con grandes consecuencias.
Los errores humanos en el registro de inventarios son una causa común de la merma de productos, pero afortunadamente también son muy fáciles de evitar. Para ello, lo mejor es utilizar un sistema de administración de inventarios sólido, con dispositivos portátiles de captura de información con conexión inalámbrica.
De esa manera podrás reducir la merma de productos y evitar los errores de registro, al poder identificar cualquier inconsistencia, antes de que cause estragos en tus finanzas.
Resumen
No existe un número “ideal” de pérdidas. De igual manera, las prácticas descritas anteriormente no te van a garantizar el reducir la merma de productos al mínimo en tu negocio.
Es cierto que las personas deshonestas se hacen cada vez más hábiles para realizar sus actividades. También el riesgo de errores de proceso en los sistemas automáticos puede hacer que tu negocio sea más susceptible a errores.
Existe la posibilidad de que tu negocio esté virtualmente libre de pérdidas, en la medida en que pongas mucho cuidado en la contratación de personal y que uses las herramientas adecuadas.
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