Es común ver en las empresas unos cuadros con cajas y líneas que las conectan, a lo que le llaman organigrama, pero en muchos casos no es más que un bonito cuadro pegado en la pared. En este post te explico qué es el organigrama y para qué sirve. También explico cuál es la importancia que tiene en una empresa, sin importar el tamaño.
¿Qué es el organigrama?
El organigrama es una representación gráfica y abstracta de la estructura organizacional formal de una empresa o negocio y en la que se indican en forma esquemática, las áreas que la componen, las líneas de autoridad (o jerarquías) y las relaciones que existen entre ellas.
¿Para qué sirve el organigrama?
El organigrama tiene un propósito informativo, especifica las distintas tareas que se realizan en la empresa, organizadas en puestos y muestra cómo están formalmente divididas, agrupadas y coordinadas.
En definitiva, permite apreciar a simple vista las relaciones de trabajo, de una manera más clara que si se tuviera una larga descripción.
Los organigramas ayudan a definir cosas como ¿Quién es jefe de quien? ¿Qué áreas están bajo la responsabilidad de cierta persona? ¿Cuál es la jerarquía de una persona con respecto a otras?
También ayudan a que cada persona que trabaja en la empresa conozca los canales formales de comunicación, se identifique con la labor que realiza y sepa el área a la que pertenece.
Existen diferentes tipos o clasificaciones de organigramas pero la representación más conocida y difundida es la vertical (como la del ejemplo).
Más allá del tipo de organización que queramos representar, es importante que sepas que existen básicamente dos tipos de rol que se pueden asignar a las unidades organizacionales: Las unidades de línea y las de apoyo o de staff. Ambos tipos se muestran en el organigrama de ejemplo que incluyo al comienzo de este post.
¿Qué son las posiciones de línea en el organigrama?
Las posiciones de línea o estructura de línea se basan en el principio que establece que la responsabilidad y la autoridad deben fluir en una línea vertical desde el nivel más alto de la organización hasta el más bajo.
Cada persona en la organización de línea está en la cadena de mando directa de la empresa. Las posiciones de línea se muestran en el ejemplo con color amarillo.
¿Qué son las posiciones de apoyo en el organigrama?
Las posiciones de apoyo sirven para definir algunos puestos cuyas actividades están orientadas a ayudar a los puestos de línea.
Entre los puestos de apoyo, a diferencia de lo que ocurre entre los funcionarios de línea, la autoridad no fluye de arriba abajo. Los puestos de apoyo no están involucrados normalmente en las actividades de la operación.
Las posiciones de apoyo se muestran en el ejemplo con color verde.
¿Qué es la organización informal?
Sin embargo, el organigrama solo muestra la organización formalmente establecida y no muestra la organización informal, que es la que resulta de la interacción entre las personas que integran la organización formal.
La gente que trabaja en la misma área o en el mismo ambiente tiende a integrar grupos informales, generalmente de manera espontánea, como consecuencia de la proximidad física y la identificación de intereses comunes.
Esos grupos informales son conocidos colectivamente como organización informal. A diferencia de la organización formal, no es estructurada, es invisible y tiene su propia estructura, roles, procedimientos, normas y valores no escritos, producto del consenso entre sus miembros.
La organización informal no tiene una línea de mando fija ni patrones de comunicación y está basada en los sentimientos de los miembros.
Es importante identificar la organización informal para poder administrar una empresa, ya que esta puede ser más relevante y efectiva que la formal.
Ligado al organigrama, las empresas suelen tener manuales de descripción de puestos, en los que se especifican las funciones que se deben realizar en cada puesto.
¿Qué es el organigrama? – Conclusión
Aunque no tengas en tu empresa un organigrama dibujado, muy bonito y puesto en un marco en un lugar preferente de tu oficina, seguro que lo tienes claro en tu cabeza, aunque no te lo hayas propuesto. Y si todavía no lo tienes en tu cabeza, sería recomendable que lo pienses porque te va a ser de utilidad.
Lo importante que debes saber es que el organigrama debe servir de apoyo al modelo de negocio que quieras implementar y a la estrategia que quieras seguir y no al contrario.
Si, el organigrama definido puede estar en contra de tus objetivos. De producirse cambios en el modelo de negocio o en la estrategia, es muy aconsejable mirar el organigrama para identificar si está alineado con el nuevo escenario y si no, definir qué cambios hay que hacerle para que lo esté.
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Gracias pero me gustaría saber mas de los organigramas. Por efemplo: que dptos. Van a la der. Y quienrs a la izq. Y porque. Gracias muy bueno.
Hola Ana, gracias por escribir. Voy a tomar en cuenta tu comentario para siguientes post o para mejorar el post al que haces referencia. De todas formas, te comento con relación a tu pregunta, que las áreas de asesoría y de apoyo son las que se representan con líneas horizontales, como las que aparecen de verde en el gráfico mostrado. Las áreas de asesoría brindan ideas para que las personas de línea puedan hacer mejor su trabajo y se representan a la derecha. Las áreas de apoyo están a cargo de administrar personal, dinero u otros recursos y se representan a la izquierda de la línea vertical principal del organigrama. Espero haber respondido a tu pregunta.