Pautas para el análisis de los estados financieros – 3 estados básicos

Has iniciado tu negocio, invertiste mucho tiempo, esfuerzo y dinero para lograr que finalmente esté funcionando. Las cosas están yendo como esperabas y ahora llega el momento de analizar los estados financieros del primer mes de operación. Tu contador te entrega los 3 estados financieros básicos y te pide una reunión para revisarlos, pero tu nunca has hecho eso. En este post explico lo que necesitas saber para hacer el análisis de los tres estados financieros básicos.

Poder leer, entender y hacer el análisis de los tres estados financieros básicos te permitirá conocer los signos vitales de tu negocio, del mismo modo que un médico lo hace cuando examina a un paciente.

¿Qué es un estado financiero?

Estado financiero es un término que se usa en general para varios tipos de informes que tienen el objetivo de brindar información sobre las finanzas de un negocio. En este post voy a explicar lo qué son y cómo hacer el análisis de los tres estados financieros básicos, que son:

• Estado de ganancias y pérdidas, que básicamente expresa el resultado de la operación de tu negocio, en pocas palabras si perdiste o ganaste dinero.
• Balance general, brinda información más completa sobre la salud financiera de la empresa.
• Flujo de caja, contiene una proyección para los próximos meses sobre los ingresos y egresos de dinero. El flujo de caja te permitirá anticipar si vas a disponer de los fondos requeridos para hacer frente a todas tus obligaciones.

Pautas para el análisis de los tres estados financieros básicos

A continuación doy las pautas para el análisis de los tres estados financieros básicos:

Estado de ganancias y pérdidas

También se le conoce como estado de resultados y es un informe que resume todos los ingresos generados por la operación del negocio, así como todos los gastos que ha sido necesario incurrir para generar los ingresos.

Si la diferencia entre los ingresos y los egresos es positiva, significa que has tenido una ganancia. Cuando la diferencia es negativa, significa que has tenido una pérdida.

El estado de resultados cubre un período de tiempo determinado, por ejemplo puede cubrir un mes, un trimestre o todo un año. 

Debes incluir todos los rubros de ingresos y egresos

Es fundamental que se registren en el estado de resultados todos los rubros, de manera que pueda reflejar la situación real. Si no consideras todos los costos en que incurre tu negocio, podrías estar determinando tus precios en base a información que no es real.

Debes asegurarte que en el estado de resultados están considerados todos los rubros que están relacionados con la operación, como los ingresos por las ventas, la compra de materia prima o el pago de los sueldos.

También debes incluir aquellos otros rubros que aunque no representen un desembolso de dinero, están ahí y es necesario registrarlos, como la depreciación de los equipos o los impuestos que tendrás que pagar después.

Si te ha pasado que el precio planeado de tus productos o servicios daba suficiente para cubrir todos los costos de la operación, pero en la práctica el negocio está dando pérdida, la respuesta la debes buscar en el estado de resultados.

Se pueden ver los resultados por líneas de producto

Finalmente, si tu negocio maneja distintas líneas de productos con características distintas como camisas y pantalones (distintos materiales o procesos diferentes), ayudaría obtener estados de resultados por cada línea de producto.

De esa manera estarás en mejor posición para saber cuál de las líneas está ganando o perdiendo dinero. Ello no sería posible si tienes un solo estado de resultados para todo el negocio.

Para poder hacerlo, necesitarías diferenciar todos los rubros de ingreso y egreso para las líneas que manejes.

Balance general

El balance general es como una foto en un determinado momento, que muestra la situación financiera de una empresa. Aunque es muy importante ver el estado de resultados para saber si la empresa está generando ganancias, el balance es importante para hacerse una idea de la salud financiera.

El balance general presenta un resumen de la información financiera más importante a una determinada fecha y no sólo los ingresos y egresos de un período, como el estado de resultados.

El balance general permite por ejemplo, conocer si tienes mucha mercadería en el inventario o si hay mucho volumen de facturas de tus clientes pendientes de pago, entre otras cosas.

Aunque el mismo dato lo podrías obtener de la contabilidad, el balance te permite ver toda la información y relacionar unos datos con otros.

¿Qué información presenta el balance general?

El balance general suele presenta información sobre lo siguiente:

Los activos: “¿qué es lo que tenemos?”

No solo lo que el negocio posee sino también lo que tiene bajo su control, como una maquinaria adquirida con financiamiento. De manera general, el activo se clasifica en los siguientes grupos:

• Caja, es el dinero que tienes disponible en efectivo, en la caja fuerte o que ha sido entregado a cualquier persona que trabaja en el negocio.
• Bancos, es el dinero que tienes depositado en los bancos.
• Cuentas por cobrar, es el importe correspondiente a obligaciones aceptadas por tus clientes, producto de las ventas y que todavía no ha sido pagado. Pueden ser facturas, letras o cualquier otro tipo de documento.
• Inventarios, es el valor de todos los bienes que tiene tu empresa en los almacenes, sean estos de materias primas, productos en proceso o productos terminados.
• Activos fijos, es el valor de todos los bienes que posee tu empresa, como edificios, muebles, máquinas, vehículos, etc.

Los pasivos: “¿qué es lo que debemos?»

Donde se incluyen todos los préstamos o deudas que tiene la empresa con entidades externas. Por su parte, los pasivos se pueden clasificar a grandes rasgos en los siguientes grupos:

• Préstamos recibidos (con entidades financieras u otras entidades).
• Cuentas por pagar, que es el dinero pendiente de pagar a los proveedores por los productos o servicios recibidos. Incluye los impuestos pendientes de pago.

El patrimonio

Es el valor de lo que le pertenece al dueño del negocio o a los accionistas. Matemáticamente es el resultado de restar al valor de los activos el total de los pasivos.

En otras palabras, si se liquidara el negocio, es lo que le quedaría al propietario. El patrimonio se clasifica en:

• Capital: Es el aporte de dinero que los accionistas han hecho al negocio para ponerlo en funcionamiento.
• Utilidades Retenidas: Son las utilidades que fueron generadas en períodos anteriores, pero que todavía no se ha tomado acción sobre ellas. Las utilidades pueden ser repartidas a los accionistas o pasar a incrementar el capital.

El balance general brinda información adicional al estado de resultados

El balance general puede brindarte información que no encontrarás en el estado de resultados, como:

• El valor de tu negocio, en el caso de que estuvieras considerando venderlo o incorporar un socio.
• La cantidad total de deuda que tiene el negocio (a corto o largo plazo).
• Las relaciones o ratios entre los valores que se muestran en el balance y que te permitirán saber si estás manejando bien los activos que tiene tu negocio y el nivel de liquidez. Por ejemplo si la mayor parte de tus activos está en deudas de tus clientes, va a ser difícil que puedas cobrarlas rápido y utilizar en un plazo corto el dinero para otras cosas.
• Hacer comparaciones de un período a otro, para saber cómo han ido evolucionando las cuentas por cobrar/pagar, el nivel de inventarios o las deudas.

Es probable que al principio te concentres más en el estado de resultados, para saber si estás generando ganancias. Sin embargo, necesitas revisar el balance general al menos trimestralmente, para tener “la foto completa” de tu negocio o para cuando necesites tomar alguna decisión importante.

Flujo de caja

El flujo de caja te permitirá hacer una proyección sobre si podrás en el futuro contar con los fondos suficientes para mantener funcionando tu negocio.

Como comento en otro post (lee 8 causas de fracaso de empresas), una de las causas frecuentes de fracaso de los negocios es la imposibilidad de seguir operando por la falta de fondos.

Como seguramente ya te habrás dado cuenta en tu negocio, el dinero no entra de la misma forma que sale. De hecho tu negocio puede ser rentable y aun así tener problemas de liquidez y eventualmente fallar, en caso de no conseguir los fondos necesarios.

Aunque tu estado de resultados te diga que estás ganando dinero, no te permite ver algunas cosas importantes. Por ejemplo, si vendes a plazos largos y compras a los proveedores a plazos cortos, en el futuro cercano te quedarás sin dinero para operar.

El flujo de caja te permite ver el dinero que entra y sale

El flujo de caja es importante para conocer cuánto dinero está entrando y saliendo del negocio. En el caso de una empresa pequeña puede ser suficiente elaborarlo para los siguientes tres meses y revisarlo en forma mensual.

El flujo de caja tiene un buen componente de estimación o de “predecir el futuro”, porque realmente no sabes si las ventas que estás proyectando se darán o si tus clientes te pagarán en los plazos que esperas, pero eso no debe preocúpate.

Lo que debe preocuparte es preparar el flujo de caja con los mejores supuestos que tengas disponibles y revisarlo en forma quincenal o mensual, a partir de la nueva información que tengas disponible.

Por ejemplo, si te enteraras de algo que pueda hacer bajar o subir tus ventas, tendrás que ajustar el flujo de acuerdo con ello. Igualmente, si un cliente dejó de pagarte una factura, es probable que tampoco pague las siguientes.

No se trata de ser optimista o pesimista, simplemente de ser realista y contar con la información más precisa que te sea posible.

¿Qué rubros se consideran en el flujo de caja?

El flujo de caja considera el movimiento de dinero que generan tres grupos de actividades:

Las actividades operativas

Son las relacionadas al rubro o giro de negocio, es decir, fundamentalmente el dinero recibido por las ventas de los productos y servicios de la empresa y el dinero que salió para afrontar los gastos requeridos.

El estado de resultados te puede dar una ganancia, pero eso no significa necesariamente que al final del mes tendrás ese dinero disponible. Por ejemplo si todas tus ventas fueran al crédito de más de tres meses, no tendrías ningún ingreso de dinero hasta el final del tercer mes de operación.

Las actividades de inversión

Son las relacionadas con las inversiones que realices. Estas actividades pueden generar salidas de dinero si estás ejecutando por ejemplo algún proyecto de inversión como la compra de equipos o realizar un mantenimiento general a la planta.

También podrían generar entradas de dinero si fueras a vender algún equipo o terreno de propiedad de tu empresa.

Las actividades de financiamiento

Son las que se relacionan con los fondos que recibas por préstamos otorgados por una entidad financiera o con los pagos que debas realizar para la devolución de dichos préstamos.

Debes tener cuidado con el dinero que ingrese por préstamos ya que ese sólo deberá ser usado en los fines establecidos al momento de solicitarlo.

Tres estados financieros básicos – Resumen

Los tres estados financieros básicos que describo en este post tienen diferentes objetivos y son los que deberías ver principalmente. Al menos al principio, no te pierdas revisando otros informes.

Estos estados están relacionados entre sí y si los revisas en conjunto pueden serte de mucha ayuda para tomar buenas decisiones en tu negocio, no solo en el día a día sino también en aspectos financieros o para realizar inversiones.

Si no lo has hecho antes, seguramente no te vas a sentir cómodo al principio, pero no tengas inconveniente en solicitar ayuda a tu contador o algún otro empresario que ya haya pasado por ello. Los beneficios que obtendrás serán suficientes como para justificar el esfuerzo.

Última actualización: Sep 7, 2023 @ 9:10 am