El escándalo de corrupción por sobornos protagonizado por la empresa brasileña Odebrecht, que está involucrando a personalidades públicas de varios países de Latinoamérica es, según algunos, el peor de este tipo en la historia. Pero esto no solo ocurre a nivel de gobiernos y toda empresa, sea grande, mediana o PYME, está expuesta a fraudes. En este post explico las condiciones que se dan para que se produzcan los fraudes y doy 8 consejos sobre cómo prevenir fraudes en las empresas.
¿Cuál es el caso más común de fraudes en las empresas?
De acuerdo con distintas fuentes, el caso más frecuente de fraudes en las empresas es el robo. Los robos se cometen generalmente porque se da la posibilidad de que sucedan, al no haber suficientes controles. Para ilustrarte sobre lo que es un control, pongo el ejemplo de algo que es muy común:
Pare reducir el riesgo de fraudes, las salidas de dinero a través de cheques deberían requerir al menos dos firmas, a menos que sea el mismo empresario quien firme los cheques. De esa manera, es mucho más difícil que alguien pueda obtener dinero para fines que no son los autorizados, ya que tendría que convencer a una persona más, cosa que es factible, pero más difícil que ocurra.
¿Qué condiciones se deben dar para que se produzcan fraudes en las empresas?
Aquí describo brevemente cuál sería el ambiente propicio para que se produzcan fraudes en las empresas. Esto no significa que vaya a ocurrir, pero si se dan las condiciones, es más fácil que alguien se anime a cometerlo.
Existe lo que se llama el triangulo del fraude, que representa tres tipos de condiciones que pueden favorecer fraudes en las empresas y lo explico a continuación:
Presión
La presión que experimente una persona por problemas financieros, por una necesidad puntual de dinero debido a algún problema familiar o porque le gusta ir al casino, pueden favorecer el que alguien se anime a cometer fraude.
Oportunidad
Representan oportunidades para cometer fraudes en las empresas la falta de controles en los procedimientos, la ausencia de auditorías o un ambiente donde no se castigan las faltas.
Racionalización
Una persona puede racionalizar o encontrar una explicación para sí misma, que justifique cometer el acto de fraude como “Solo lo estoy tomando prestado” o “solo por esta vez”.
En la medida que estén presentes una o más condiciones favorables, existirá una mayor posibilidad de que alguien cometa fraude en tu empresa.
8 consejos sobre cómo prevenir fraudes en las empresas
Sería difícil hacer una lista de todos los controles que puedes implementar en tu negocio para evitar el fraude, ya que además dependerá de tu situación particular.
A continuación presento 8 consejos que te ayudarán a saber cómo prevenir fraudes en las empresas. Se trata de algunas situaciones a las que tendrás que ponerle cuidado y dependiendo del caso, determinarás si es que corresponde aplicar un control o no.
1. Aprobación para las salidas de dinero
Si no puedes involucrarte siempre en la aprobación de las salidas de dinero, busca que la responsabilidad descanse en dos personas en lugar de sólo una. Con esto harás más difícil que alguien se anime a cometer fraude en el manejo del dinero.
2. Prácticas de segregación de funciones
Esto significa no dejar que toda la responsabilidad sobre una determinada función caiga en una sola área o persona. Por ejemplo, la responsabilidad de la administración del archivo de clientes, en el que se almacenan además de sus datos, la línea de crédito y las condiciones de venta, no debería caer en el área de ventas.
De no hacerlo así, facilitarías que los vendedores modifiquen los datos para hacer una venta fuera de las políticas que tú has establecido. Lo mismo aplicaría para el maestro de proveedores con el área de compras.
3. Conteo físico de los almacenes
Lo que se conoce comúnmente como inventario físico. El objetivo del inventario físico es asegurarse que la cantidad de artículos que está físicamente en los almacenes coincide con lo que está en el sistema de información (unidades) o en la contabilidad (valor).
El no hacer inventarios físicos de forma periódica, puede crear las condiciones para que alguien cometa fraude sacando mercadería sin autorización y vendiéndola para su propio beneficio.
Es práctica común hacer inventarios físicos una vez al año. Hacerlo con mayor frecuencia y sólo sobre aquellos artículos que representan mayor valor, es algo que no significará mucho esfuerzo y te dejará más tranquilo.
4. Requerir aprobación para los pedidos
Para asegurarte que las ventas se dan de acuerdo a las políticas que has definido, es una buena medida establecer que los pedidos de clientes sean aprobados previamente. La aprobación no tendrías que hacerla tu (al menos no en todos los casos), sino por ejemplo alguien del área de finanzas, con lo que se haría un filtro sobre qué se está vendiendo, a quién y en qué condiciones.
Por ejemplo, esto ayudaría a detectar si algún vendedor está dando “descuentos generosos” a ciertos clientes, probablemente a cambio de un beneficio personal y es un ejemplo del concepto de segregación de funciones descrito antes.
5. Exigir la liquidación de adelantos de dinero en un plazo corto
Sean adelantos dados para viajes o para otras razones, debe haber un requisito de liquidarlos dentro de un plazo determinado. El plazo podría ser por ejemplo un mes, sin excepción, debiendo presentarse todos los documentos de sustento (facturas, tickets o cualquier otro).
En la medida en que pase mucho tiempo, te arriesgas a que los que solicitaron el dinero se olviden en qué lo usaron o que se les pierdan los documentos, lo cual genera dificultades. Adicionalmente, los documentos de sustento generarán un problema con la autoridad de impuestos al no poder presentarlos.
6. Tener documentados por escrito las políticas y los procedimientos operativos
Aquí no estoy sugiriendo que desarrolles innumerables manuales que te van a costar mucho dinero y esfuerzo y que probablemente nadie lea, sino que documentes lo esencial.
Es importante que las cosas queden por escrito, para que esté muy claro cómo quieres que se realicen las actividades en tu negocio y para que. Esa documentación será muy útil para poder demostrar la responsabilidad, en el caso de que alguien cometa fraude en tu empresa y puedas establecer castigos.
7. Cuadre entre la cantidad de materia prima contenida en los productos terminados contra la que salió del almacén
En teoría, todo lo que entró a producción debería estar en los productos terminados o en mermas y eso es fácil de determinar a partir de las fórmulas (en la industria de alimentos o química) o de los costos estándar (en el caso más general).
Si no cuadran esas cantidades, podría ser porque se echó a perder un lote de producción y no te comunicaron o que alguien se llevó una parte de la materia prima.
No es necesario que lo hagas todos los días, pero si lo haces de vez en cuando y por sorpresa, la gente sabrá que hay control y es menos probable que se anime a cometer fraude.
8. Solicitar tres cotizaciones de proveedores distintos antes de tomar las decisiones de compra (siempre que sea aplicable)
De esta manera quedará documentado cuáles fueron las alternativas disponibles al momento de tomar la decisión y cuáles fueron las razones que la sustentan. Con esto reducirás el riesgo de que alguien favorezca a un proveedor a cambio de beneficios personales.
Cómo prevenir los fraudes – Mensaje final
El riesgo de fraude disminuye si trabajas con gente que tiene valores, aunque no se elimina. Por ello recomiendo que te des el tiempo para seleccionar a la gente que vas a contratar, especialmente en los puestos que consideres claves en tu empresa. Por otro lado, busca contratar a las mejores personas, dentro de las limitaciones que puedas tener.
Finalmente, un tema importante es que tiene que haber un balance entre el control y el riesgo que tratas de evitar. Me explico con un ejemplo: Si pones controles muy estrictos para todas las salidas de dinero, estarías imponiendo una sobrecarga administrativa y un freno a la operación de tu empresa.
Por el contrario si pones controles estrictos para los pagos por encima de un cierto monto y otros menos estrictos para los montos por debajo de ese límite, estarás siendo más práctico y efectivo con los controles.
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