Cómo hacer un presupuesto

Hacer presupuestos de gastos es una manera probada de poner más disciplina y control a tus hábitos de gasto. La falta de un plan de gastos es una de las razones por las que las empresas tienen dificultades para sobrevivir (Lee 8 causas del fracaso de empresas, en este blog), incluso cuando aparentemente generan buenos ingresos. Un presupuesto es una herramienta poderosa para ayudarte a planificar y establecer límites en los rubros de gastos de tu negocio, al menos en los más importantes. En este post comparto 5 pasos sobre cómo hacer un presupuesto.

Como hacer un presupuesto – Introducción

Uno de los fundamentos de una buena gestión de negocios es manejar bien los gastos, lo cual comienza con un presupuesto de gastos. Establece tu presupuesto como una meta a cumplir y luego revisa con frecuencia lo ocurrido en la realidad, para asegurar que te mantienes dentro de lo presupuestado.

Es bueno mantenerse en línea con el presupuesto. Un buen gerente además aprovecha las revisiones del presupuesto para conocer la oportunidad y eficiencia con que se hacen los gastos y para identificar oportunidades para mejorar la calidad del gasto.

Cuando combinas el presupuesto de gastos con los ingresos proyectados, tienes todos los elementos para elaborar las proyecciones de tus estados de resultados.

¿Qué es un presupuesto?

El presupuesto es un documento financiero utilizado para estimar y planificar los ingresos y egresos (gastos) futuros de un negocio. Una utilidad importante del presupuesto es que permite estimar si es que una empresa va a poder continuar operando con la proyección de ingresos y egresos que tiene. El presupuesto se puede preparar a mano, con una herramienta del tipo hoja de cálculo o incluso con sistemas sofisticados, para las aplicaciones más exigentes y complejas.

El presupuesto no es otra cosa que un flujo de caja proyectado a partir de supuestos.

¿Cuál es la utilidad de un presupuesto?

Para un nuevo negocio, un presupuesto puede ser de mucha utilidad en la elaboración del plan de negocios, antes de comenzar a operar. El presupuesto permite saber cuánto dinero se necesita destinar para las actividades pre-operativas y luego, para poder operar mes a mes.

Un negocio en operación también puede tener la necesidad de presentar un presupuesto, por ejemplo al momento de solicitar financiamiento en una entidad financiera. Tener un presupuesto ayuda a sustentar cuánto se necesita para la operación del negocio y cuál va a ser el flujo de dinero en los siguientes meses o años. Un presupuesto razonable puede ayudar a una mejor credibilidad ante la entidad financiera.

En cualquier caso, contar con un presupuesto ayuda a ordenar los gastos y puede ser un elemento importante en la supervivencia del negocio.

Como hacer un presupuesto en 5 pasos

Un aspecto importante sobre cómo hacer un presupuesto es establecer suposiciones fundamentadas. No se trata de predecir el futuro, porque eso es imposible. Se trata simplemente de utilizar la experiencia y combinarla con un poco de investigación y sentido común, para hacer suposiciones fundamentadas sobre cuáles serán los gastos de tu negocio en los siguientes períodos, de acuerdo con las estrategias y planes establecidos.

Las suposiciones fundamentadas que establezcas, deberás utilizarlas en todo el proceso de elaboración del presupuesto, de manera de asegurar que sea consistente. Más adelante, tendrías que ir evaluando si se mantienen esas suposiciones fundamentadas y en caso de que se produzcan cambios, deberás ajustar el presupuesto.

A continuación comparto una guía sobre cómo hacer un presupuesto para tu negocio en 5 pasos:

1. Lista todas tus fuentes de ingresos

El primer elemento para obtener un buen presupuesto es conocer todos los ingresos que recibe el negocio, en base mensual. Además de las ventas, deberás incluir los intereses generados por las inversiones realizadas, así como cualquier otro ingreso. Si tu negocio realiza ventas al contado y al crédito, deduce un porcentaje del ingreso esperado por concepto de pagos atrasados o cuentas que no puedas cobrar de tus clientes.

Un buen comienzo son las cifras de ventas, que se pueden obtener fácilmente del estado de ganancias y pérdidas. Luego añade todas las otras fuentes de ingresos que percibes, como resultado de las operaciones de tu negocio.

2. Lista todos tus gastos fijos

Los gastos fijos son los que tendrás que realizar de todas maneras, todos los meses, sin importar tus ingresos. Constituyen gastos fijos los pagos de alquiler o hipotecas, la planilla, el pago de préstamos y otras obligaciones financieras, los impuestos o los servicios públicos, como electricidad, teléfono, agua, etc.

Si ves que tus gastos fijos representan un importe parecido a tus ingresos esperados, será una señal de que podrías experimentar problemas para hacer pagos en el futuro. En ese caso, analiza qué gastos fijos puedes recortar o busca la manera de convertir gastos fijos en gastos variables (a través de un outsourcing o tercerización).

Para identificar los gastos fijos recurrentes y el monto que representan, pueden ser de utilidad los estados de cuenta pasados de tu banco o algún registro manual que tuvieras, para gastos que hayas realizado en efectivo.

La depreciación es un gasto fijo, pero no representa una salida de dinero. Hay quienes piensan que por esa razón no es necesario considerar la depreciación como un gasto. Aunque esa podría ser una salida en el corto plazo para “cuadrar tus números”, es simplemente una forma de auto engañarse y no te lo recomendaría de ninguna manera. Lo mejor es poner a la vista todos los gastos del negocio. Un caso similar es el del sueldo del empresario, siempre que trabaje en el negocio.

3. Identifica los gastos variables

Los gastos variables son gastos no recurrentes que generalmente están ligados a la actividad del negocio. Por ejemplo, en la medida que tengas más o menos ventas, harás un mayor o menor uso del teléfono o gastarás electricidad en la planta con la misma proporción. Dentro de los gastos variables se incluyen aquellos requeridos para captar nuevos clientes, como los de publicidad.

Dado que los gastos variables están relacionados con las ventas, los estimados de ventas, ya sea en unidades o en monto, pueden ser una buena base para estimarlos.

4. Estima los gastos de única vez

Una de las ventajas de preparar un presupuesto de gastos es que te permitirá anticipar mejor que antes los gastos de única vez. De todas formas, no podrás anticipar la compra de una laptop para reemplazar a una que se rompió, pero si podrás anticipar algunos gastos como las reuniones con motivo de las fiestas de fin de año, del aniversario de la compañía o las capacitaciones que sean necesarias.

5. Consolida toda la información

Los primeros 4 pasos del proceso sirven para obtener todos los elementos necesarios para un buen presupuesto de gastos para tu negocio.

En el último paso se ordenan todos los datos disponibles, con el fin de obtener el presupuesto de gastos. He preparado un ejemplo de presupuesto, que te puede servir como una lista de verificación, al momento de hacer el presupuesto de tu negocio.

Descarga la plantilla para hacer un presupuesto aquí

Cómo hacer un presupuesto – Consejo final

Al momento de estimar los ingresos y los gastos, se pesimista para los ingresos y los gastos. En otras palabras, estima los ingresos en un nivel más bajo y los gastos en un nivel más alto del que esperarías, es decir considerando el peor escenario. De esa manera, en caso de que algo pase (y seguro que pasará), no te tomará por sorpresa.

Así mismo, debes realizar seguimiento a la evolución de los supuestos fundamentados que consideraste, de tal manera que cuando las cosas salgan en forma diferente al plan –y eso es algo que pasará con frecuencia- puedas ajustar tu presupuesto en consecuencia.

Última actualización: Ago 26, 2021 @ 6:10 pm