Cuánto pagar a tus proveedores y cuándo, puede tener un impacto grande en el flujo de caja de tu negocio y podría ser determinante para su supervivencia. Dados los tiempos que corren, eso significa que tienes que esforzarte para negociar con tus proveedores y conseguir las condiciones que sean más favorables para tu negocio.
¿Qué son las condiciones de pago?
Si tu negocio compra bienes o servicios de otras compañías, esas compañías son tus proveedores. Aspectos como cuánto, de qué forma y cuándo les vas a pagar por las compras a tus proveedores se definen en las condiciones de pago. Ambas partes, es decir tu empresa y el proveedor, acuerdan dichas condiciones antes de iniciar la relación comercial.
Aunque es una práctica común establecer una modalidad de pago al crédito, para diferir el pago por 15, 30 o 60 días, conseguir esas condiciones de tu proveedor no es algo automático. Tu proveedor querrá evaluar primero la situación financiera, el historial de crédito y la seriedad con que se administra tu empresa.
Aún así, es común que las primeras transacciones con un proveedor deban ser pagadas al contado, es decir al momento de recibir la mercadería, si es que no se requiere pagar por adelantado, al momento de hacer la orden.
Los proveedores podrán tener establecidas algunas condiciones de pago sin embargo, en muchos de los casos es posible negociar condiciones particulares. Especialmente en el caso de que ya tengas una relación larga con dicho proveedor.
¿Por qué son importantes las condiciones de pago?
Cada día la competencia es más feroz, se vuelve más complejo el ambiente de negocios y se hace más difícil para una empresa sobrevivir. En ese contexto, es sumamente importante lograr buenas condiciones de compra con tus proveedores, aspecto que puede llegar a hacer la diferencia entre sobrevivir o declararse en bancarrota. De hecho, los problemas financieros son una de las principales causas de fracaso de empresas.
Poder disponer de los fondos requeridos para las operaciones es la clave de la supervivencia de un negocio. Para poder lograr una buena disponibilidad de fondos, puedes intentar negociar con tu proveedor cualquier condición que a ti te parezca razonable. Todo lo que puedas extender los plazos de pago a tus proveedores puede ayudarte a disponer de más dinero para la operación.
Aspectos a considerar en la negociación con un proveedor
Es muy importante cuidar la relación con tus proveedores. Por mucho que necesites cuidar tu negocio, proteger y construir buenas relaciones con los proveedores debería ser una prioridad.
Al negociar con proveedores, trata desarrollar una conversación en ambos sentidos, de manera que se perciba el valor para ambas partes. La idea es buscar un acuerdo que les convenga a los dos. Para ello, ten en cuenta lo siguiente:
- Entiende las áreas de preocupación de tu proveedor
- Sé abierto y honesto en tu comunicación
- No amenaces con dejar la conversación y buscar a otro proveedor
Al final, si tu proveedor no está dispuesto a resolver los problemas en conjunto contigo, es posible que no sea un socio estratégico para el largo plazo.
9 tips a tener en cuenta sobre cómo negociar con proveedores
1. Decide en qué enfocar tu atención
Revisa la lista de tus proveedores e identifica en cuáles de ellos una modificación de las condiciones de pago podría tener el mayor impacto en tu negocio. Es muy probable que tus proveedores más importantes, los que tienen una parte grande de todas tus compras, sean los primeros que contactes.
2. Identifica tus prioridades
Piensa qué es lo que quieres obtener de la negociación. ¿Estás buscando una reducción de precio o un mayor plazo de pago? Considera qué podría ofrecer tu proveedor como contrapropuesta.
3. Investiga todos los aspectos
Debes presentarte a la negociación con el mayor nivel de preparación posible. Familiarízate con las normas vigentes en tu sector como: ¿Cuáles son los plazos típicos de pago? O ¿Cuáles son las tasas vigentes para la modalidad de crédito? También es bueno saber qué otras cosas puedes utilizar en la negociación, en caso de que no sea posible encontrar nada en común con tu proveedor.
4. Piensa en el punto de vista de tu proveedor
Trata de conocer cuál es la posición de tu proveedor en su mercado y cuáles son sus preocupaciones. Por ejemplo es bueno saber cuántos clientes tiene y cuáles son los más importantes. Por otro lado, saber cuál es la situación de su sector. En otras palabras, trata de “ponerte en los zapatos” de tu proveedor y considerar cuáles podrían ser sus prioridades.
5. Considera formas en que tu empresa podría ayudarlos
Podrías aportar a la negociación algunas cosas que vayan en el sentido de las prioridades de tu proveedor. Por ejemplo, ¿Podrías comprometerte a contratos de largo plazo? ¿Podrías recomendarle a otras empresas en tu sector? ¿Podrías incrementar tus compras en el futuro? Cualquier cosa que pudieras ofrecer ayudará a tu negociación.
6. Identifica las personas claves en el proveedor
Identifica la persona que toma las decisiones e identifica la mejor manera de abrir la conversación. Idealmente, el contacto debería ser en persona o por teléfono, para desarrollar una relación personal.
7. Negocia y comprométete
Con toda la información que has recopilado, ya es tiempo de comenzar la negociación. Al entrar en la negociación, debes tener claras cuáles son las condiciones que esperas conseguir de la negociación. Debes tener apertura a comprometerte. Idealmente, ambas partes deberían quedar satisfechas con los resultados de la negociación.
8. Ponlo por escrito
Es muy probable que las discusiones y los acuerdos alcanzados hayan sido verbales. Es importante poner por escrito los acuerdos, de la forma que consideres conveniente ya sea por correo electrónico o a través de un acuerdo, con formas legales. La documentación debería incluir el precio, las condiciones de pago y el plan de entregas.
9. Establece un canal de comunicación regular
Deberías siempre buscar formas de fortalecer las relaciones con tus proveedores. De ser posible, haz una visita cada 3 a 6 meses a los más importantes y mantenlos informados sobre los avances. Como mínimo, dales una llamada telefónica de cuando en cuando. Esa comunicación puede facilitar las negociaciones más adelante.
Negociar con proveedores – Conclusiones
En base a lo tratado sobre cómo negociar con proveedores, a continuación comparto algunas conclusiones:
- Cuánto y de qué manera les pagas a tus proveedores es algo crítico si quieres mantener un flujo de caja saludable en tu negocio. Revisa las condiciones cada cierto tiempo.
- Cuando se trata de negociar con tus proveedores las condiciones de pago, necesitas contar con toda la información que tengas disponible sobre tu sector y tu proveedor.
- No te dejes llevar por tácticas de negociación agresivas. Deberías concentrarte en mantener una comunicación abierta, fortalecer tus relaciones con el proveedor y conseguir un trato que haga felices a ambas partes.
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