Ventajas de un CRM para mejorar la productividad de las ventas

El proceso de ventas puede ser largo y requerir muchas interacciones con los clientes potenciales antes de cerrar una venta. Es posible apoyar a la eficiencia de esas actividades con la ayuda de un sistema CRM. El CRM o Gestión de las relaciones con los clientes (Customer relationship management) es un tipo de sistema diseñado específicamente para apoyar en el proceso de ventas y tú puedes acceder a él incluso gratis. A continuación explico qué es un CRM y planteo 6 ventajas de utilizar un CRM en tu negocio.

¿Qué es un CRM?

El CRM es un sistema diseñado para asistir en el proceso de ventas. Incluye las funciones requeridas para elaborar y mantener el registro de los distintos tipos de actividades de relacionamiento con los clientes. Esas actividades pueden ser: Llamadas, reuniones, correos enviados/recibidos, oportunidades de venta cruzada, ventas en proceso, negociaciones realizadas y acuerdos alcanzados, próximos contactos pactados, etc.

Si aun tienes pocos clientes, es posible que te sea suficiente con llevar las notas en una agenda o si eres diestro en ofimática, en una hoja de cálculo. Sin embargo, en la medida en que tu negocio crezca, esas “herramientas” dejarán de serte útiles y se te irá haciendo más difícil mantener el control de los procesos de ventas y del nivel de calidad en el trato con los clientes.

Un sistema así te ahorrará tiempo

De acuerdo con múltiples fuentes, el recurso más valorado por los empresarios es su tiempo. En un estudio realizado con empresarios se encontró que uno de cada 4 empresarios estaría dispuesto a pagar al menos US$ 500 por una hora adicional de tiempo en el día. 

¿Cuáles son las ventajas de un CRM?

Como intuyo que lo anterior puede aplicarse para tu caso, a medida que tu negocio crezca necesitarás apoyarte en todas las herramientas que puedas. Un sistema CRM puede ofrecer ventajas a tu negocio con relación a centralizar, optimizar y agilizar las comunicaciones con tus clientes. A continuación las principales ventajas de un CRM en 6 áreas:

1. Mejor conocimiento de tus clientes

Puede sonar como algo muy simple, pero el solo hecho de tener toda la información de los clientes almacenada en un sólo lugar hace al CRM una herramienta poderosa de comunicación.

Al decir toda la información de los clientes se entiende no solamente sus datos generales como nombre, direcciones de despacho, linea de crédito o vendedor asignado. Con un CRM puedes tener el registro de todas las interacciones que tu equipo ha tenido con el cliente, como llamadas, correos, visitas o reuniones, así como las solicitudes que pudiera haber hecho un cliente. Adicionalmente, puedes tener el registro de los productos que compra con más frecuencia y los que devolvió.

Un CRM también puede hacer más eficiente el proceso de envío de información a los clientes o la coordinación de citas, en la medida en que pueda sincronizarse con tus aplicaciones internas de correo o el calendario. Finalmente, puede ayudarte a registrar las tareas que se deriven de las interacciones con los clientes, como programar una siguiente visita o llamada y que recuerde a la persona involucrada, cuando la tiene que hacer.

La información que ofrece un CRM atiende muy bien las necesidades de los departamentos de marketing y ventas, favoreciendo una mejor coordinación entre ellos.

2. Hacer una mejor segmentación de los clientes

En el área comercial es importante tener una adecuada segmentación de los clientes (clientes y prospectos), con el fin de poder diseñar las actividades en forma mucho más focalizada y así obtener mejores resultados de las campañas.

Un CRM puede ayudar a dividir o descomponer la información de los clientes en categorías y criterios, haciendo más fácil crear listas focalizadas. A partir de esas listas segmentadas es posible elaborar campañas de marketing específicas y hacer un mejor análisis de los resultados.

En la medida que sepamos quien es el cliente al que tratamos de llegar, podemos personalizar la oferta, las tácticas o incluso el discurso de ventas.

3. Mejor fidelización de clientes

Además de ser una excelente herramienta para identificar y contactar a los potenciales clientes, un CRM también es una buena herramienta para mantener contentos a los clientes que ya tenemos.

Por ejemplo al ayudar a la gente de ventas a cumplir los compromisos asumidos con los clientes, a través de recordar las citas o cuándo enviar correos de seguimiento.

Una ventaja importante del CRM en este aspecto es que puede ayudar a mantener la relación con aquellos clientes con los que no se ha tenido contacto en mucho tiempo y que tal vez se sientan descuidados.

Este es un tema importante, porque el costo de mantener a un cliente y evitar que se vaya a la competencia es 6 a 7 veces menor que conseguir un cliente nuevo.

4. Mejor anticipación de necesidades

Cuando se tiene en el CRM información acumulada de todo el tiempo de la relación con un cliente, como la historia de las interacciones realizadas por la gente de ventas, es más fácil hacer ventas cruzadas o incrementar los montos de compra. Es decir, con esa información es posible anticipar las necesidades no satisfechas de un cliente.

En la medida en que conozcas todo el historial de compras, qué contratos se le ofrecieron al cliente, sus hábitos de compra o incluso desde cuándo son clientes, es posible determinar en forma proactiva nuevas y mejores ofertas, presentadas en el momento preciso. Lo mismo es válido para ofrecer un servicio al cliente oportuno y en base a sus necesidades.

5. Comunicación mejor y más rápida

Responder en forma rápida a los requerimientos de los clientes es una muestra de profesionalismo.

Un sistema CRM puede ofrecerte un conjunto de plantillas personalizables y fáciles de usar, para la elaboración de cartas, documentos, cotizaciones, invitaciones o notas informativas, etc. Igualmente, puede ayudar a elaborar mensajes de texto o correos y programarlos para que sean enviados en un momento posterior.

Con toda la información sobre la historia de los contactos, el CRM te permite personalizar tus comunicaciones, enviar respuestas ofreciendo soluciones a problemas recurrentes o enviar enlaces a las páginas de preguntas frecuentes. Por otro lado, las llamadas podrían ser generadas automáticamente por el sistema.

6. Mejor protección a la privacidad de los datos personales

Hoy en día está cobrando cada vez mayor importancia el tema de la protección de datos personales. En distintas regiones del mundo se están implementando regulaciones que deben cumplir las empresas, para asegurar que se obtiene el consentimiento de las personas para compartir su información y que no corra el riesgo de caer en manos de terceros.

Utilizar un CRM para almacenar la información de los clientes puede ayudar a cumplir esas regulaciones, en la medida que el sistema cuente con funciones específicas orientadas a ello.

Cumplir con las regulaciones relacionadas con la protección de datos personales puede involucrar mucho trabajo. Por otro lado, de no hacerlo bien corremos el riesgo de vernos involucrados en problemas legales.

Un sistema CRM puede ayudarte a obtener y documentar la autorización de tus contactos para almacenar y utilizar sus datos personales, enviarles notificaciones a los nuevos contactos informándoles que deseas almacenar su información o que vas a utilizar la cuenta de correo para enviarles comunicaciones.

¿Qué es un CRM? – Conclusión

Un CRM puede ofrecer ventajas para cualquier tipo de negocio. Sin embargo, los negocios que venden productos o servicios que son complejos o que tienen un ciclo de ventas largo, son los que pueden obtener más ventajas de un CRM.

Aunque las empresas que venden productos de consumo no tienen tanto contacto con el cliente final, el CRM las puede ayudar a llevar el registro de los hábitos de compra e identificarlos como clientes potenciales para los nuevos lanzamientos de productos.

Espero que al ver todas estas ventajas de un CRM te animes a dejar tu agenda, y que comiences a utilizarlo.

Si aún no te convence la idea de hacer una inversión en un sistema CRM, existen distintas alternativas en el mercado, incluso algunas de ellas son gratuitas. Puedes encontrar esas opciones y otras herramientas gratuitas para tu negocio en 44 herramientas de software gratuitas para empresarios, en este mismo blog.

Última actualización: Ago 18, 2023 @ 11:00 am