Introducción a la gestión de inventarios

La gestión de inventarios es el corazón de la administración de la cadena logística. En este post hago una introducción a la gestión de inventarios, los conceptos de costo que hay que tener en cuenta para una administración eficiente de los stocks y algunas pautas para lograrlo.

Las empresas tienen diversas razones para mantener mercadería en sus almacenes. Algunas de ellas puede ser disponer de una reserva para hacer frente a las fluctuaciones de la demanda o a problemas en la producción, o para sincronizar procesos con distintas duraciones.

Sin embargo, como todo en la vida, la ventaja de contar con stock disponible tiene su costo y por ello es muy importante hacer una adecuada gestión de inventarios.

Gestión de inventarios – Ni demasiado, ni muy poco

No tener los niveles adecuados de inventario podría significar en algún momento no poder cumplir con los compromisos asumidos con los clientes. Por el contrario, tener demasiado inventario requiere destinar dinero para su adquisición, dinero que queda inmovilizado si poder aprovecharse para otros fines.

Adicionalmente, hay que tener en cuenta que mientras más tiempo pasen los bienes en el almacén, tendrán mayor riesgo de que se deterioren, se hagan obsoletos o que sufran algún daño por manipulación.

Lo que busca la gestión de inventarios es determinar para cada artículo, en función a las características de la operación, qué cantidades deben comprarse y cada cuanto tiempo. El objetivo es optimizar las cantidades a mantener en el almacén, para asegurar una operación sin problemas.

¿Cuánto cuesta la gestión de inventarios?

Como ya lo dije al principio, mantener las mercaderías en stock tiene un costo. A continuación analizo los 4 componentes del costo de la gestión de inventarios, de manera que puedas identificarlos y administrarlos:

• Costo de compra: Es el costo de adquirir los productos. Además del precio pagado por el ítem, comprende cualquier otro costo requerido para concretar la compra. La clave esta en identificar el proveedor que ofrezca el menor costo de compra.
• Costo de hacer una orden: Es el costo incurrido para realizar el trámite de compra de un producto, como puede ser la emisión de la orden, los controles que tengan que hacerse o los costos de transporte. Generalmente es fijo por cada orden, con independencia de la cantidad que se ordene.
• Costo de almacenar: Está compuesto por el costo de mantener los artículos en el almacén, tales como el espacio del almacén, la electricidad, el personal de manipulación, los seguros y el costo del dinero correspondiente al valor de los artículos almacenados.
• Costo de quedarse sin stock: Es el costo relacionado con no poder atender la demanda de un artículo, lo que puede incluir pérdida de ventas o de clientes. Por otro lado, comprende el costo de administración de las órdenes pendientes y las penalidades que apliquen por no cumplir con los compromisos asumidos.

Gestión de inventarios – Importancia de los almacenes

Los almacenes son las construcciones que albergan a los productos mantenidos en stock. Generalmente no se les presta atención porque no agregan valor a los productos, pero en realidad son estaciones intermedias en la cadena de abastecimiento.

En los almacenes no solamente se guardan los productos, también se realizan algunas actividades con ellos.

Tipos de almacenes que se pueden tener

En la organización de los almacenes siempre hay dos prioridades que compiten entre si y que son el tiempo y el espacio.

Dado que el espacio en el almacén tiene un costo, se debe buscar aprovecharlo al máximo, tratando de acomodar los artículos de manera que ocupen el menor espacio. No obstante, debe buscarse de que no sea demasiado complicado encontrarlos al momento del despacho.

En función a ello, se pueden tener los siguientes tipos de almacenes:

De materias primas

Normalmente se ubican cerca de los centros de producción.

De productos en proceso

Almacenan partes semielaboradas que han salido de una etapa de la producción y están a la espera de continuar su proceso en otra. Generalmente se ubican dentro de las áreas de producción.

De productos terminados

Se ubican también cerca de los centros de producción y generalmente cuentan con facilidades para el despacho de los pedidos.

De repuestos o partes

Responden a la necesidad específica de las labores de mantenimiento y que por su naturaleza se guardan generalmente en forma separada.

Almacenes locales

Son más pequeños, ubicados cerca de las instalaciones de clientes, para permitir una respuesta rápida a las demandas.

Centros de distribución

Acumulan y consolidan productos de múltiples fuentes, que serán despachados a los mismos destinos o clientes.

Claves para la administración de los almacenes

Un aspecto clave a tener en cuenta para la administración de los almacenes es el tamaño de la unidad con que se deben manipular los artículos.

En ese sentido, la regla de oro dice que: Mientras más pequeña sea la unidad de manipuleo, mayores serán los costos de operación del almacén.

Para explicarlo tomemos el ejemplo (en extremo) de que haya que manipular los artículos en unidades individuales, en lugar de cajas conteniendo varias unidades o de pallets conteniendo cajas.

Al manipular en unidades, se debe invertir más tiempo en acceder a los artículos, uno por uno, armarlos en pallets o cajas y luego transportarlos a la zona de despacho, mientras que si se trabaja con pallets (en el otro extremo) se puede avanzar mucho más rápido.

Lógicamente, la decisión dependerá de las necesidades y características de operación de la empresa en particular.

¿Qué actividades de la gestión de inventarios se realizan en los almacenes?

Ya hemos visto que los almacenes no sirven solo para almacenar las mercaderías. También son escenario de algunas actividades, que forman parte del proceso de la cadena logística, tales como:

• Recepción: Es el punto donde se reciben los productos que se van a guardar, provenientes de los proveedores o de otras áreas de la empresa.
• Control: Se controla que la mercadería recibida corresponda con la cantidad y naturaleza de lo solicitado, de acuerdo con la documentación del pedido. También se comprueba la calidad de la mercadería y se realizan las manipulaciones que sean requeridas para acomodarla en su ubicación final.
• Almacenamiento: Consiste básicamente en mantener los productos almacenados, cuidando que se mantengan sus propiedades y calidad.
• Picking (armado del pedido): Se trata de la configuración de los pedidos de los clientes, lo que significa buscar los artículos en el almacén y acomodarlos en una zona especial junto con todos los artículos del pedido.
• Control, empaquetado y envío: Se realiza el control de que la orden esté completa. Se revisa y se confirma toda la documentación, se empaquetan los artículos en forma adecuada y se carga el vehículo que los transportará a su destino final.

Mensaje final

La gestión de inventarios radica en el manejo de dos variables opuestas: El costo de mantener los artículos en el stock y los costos relacionados con no disponer de los artículos en el momento que se requiera.

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Última actualización: Oct 31, 2019 @ 11:52 am