44 herramientas de software gratuito para empresarios, actualizada

Cuando eres empresario debes encargarte de muchas cosas y generalmente en simultaneo. Por ello es muy importante que te asegures de contar con la mayor cantidad de herramientas, buscando facilitarte las cosas y en definitiva hacer más eficiente tu negocio. Sin embargo, las herramientas de software cuestan dinero y un negocio pequeño a veces no puede hacer frente a esos gastos. Por ello en este post presento una guía de software gratuito para empresas, de manera que te ayuden a hacer más eficiente tu negocio, pero sin poner en peligro las finanzas.

Hoy en día, gracias al concepto de código abierto y la libre competencia, existe mucho software gratuito para empresas. Algunos de ellos incluso son muy evolucionados y están al mismo nivel que una herramienta de pago.

Por otro lado, como existe una diversidad de software gratuito para empresas, los he clasificado en 12 rubros. Dichos rubros van desde los software gratuitos de ofimática, hasta un sistema ERP (Sistema de Administración de recursos empresariales).

¿Qué significa software de código abierto?

En general, el código abierto es un modelo de desarrollo de software basado en la colaboración.  Se refiere a cualquier programa cuyo código fuente es de dominio público, para su uso o modificación, de acuerdo con los requerimientos de los usuarios desarrolladores.

El software de código abierto por lo general se desarrolla como una colaboración pública y se hace disponible en forma libre. Open Source es una marca de certificación de propiedad de la Open Source Initiative (OSI).

Dicho software debe ser accesible en forma gratuita a cualquier persona y sin ningún tipo de restricción, dándole la posibilidad de mejorarlo o modificarlo.

Para muchos el término «software libre» hace referencia al hecho de adquirir un software gratuito. Más que eso, la libertad se refiere a poder modificar el código fuente del programa sin restricciones de licencia. Normalmente las empresas de software protegen su código, ocultándolo y reservándose los derechos.

¿Como está organizada esta guía de software gratuito para empresas?

Para facilitar el orden de esta guía, he organizado la presentación de los software gratuitos en categorías, incluyendo dentro de cada una las opciones que recomiendo.

Algunos de los software gratuitos han sido desarrollados bajo el concepto de código abierto, pero otros no.

Yo uso personalmente algunos de esos software gratuitos. Para aquellos que no conozco a partir de mi experiencia, me he preocupado en conseguir referencias directas de personas que los usan o de investigar publicaciones serias que los hayan analizado.

Para cada categoría, hago una introducción de lo que se trata y a continuación doy un grupo de referencias, con algún comentario, en caso que lo considere necesario. También incluyo el link de descarga o de la página web oficial.

Guía de software gratuito para empresas

1. Software gratuito para ofimática

La palabra es el acrónimo de ofi de oficina y mática de informática. Designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar las tareas y procedimientos relacionados.

El objetivo principal de la ofimática es brindar elementos que ayuden en la mejora y simplificación de las actividades.

Prácticamente desde su lanzamiento, el Office de Microsoft (Word, Exel, Power Point, entre otros productos) pasó a dominar la escena entre las computadoras que trabajan bajo Windows (en contraposición con las Apple). El Office ha tenido tal difusión que los nombres de los productos se han convertido en sinónimos de la función que realizan.

A lo largo de los años le han salido competidores al Office, pero no han podido destronarlo.

Sin embargo, con el surgimiento de la suite de Google y ahora programas como el Libre Office, hay muchas personas y empresas que se están planteando si vale la pena seguir pagándole licencias a Microsoft.

Generalmente una suite de ofimática tiene distintos componentes para funciones específicas, como el procesador de textos, la hoja de cálculo, la de presentaciones, además de otras herramientas con algún uso utilitario.

A continuación una lista de suites de software gratuito para ofimática:

• Libre Office, este es el que estoy usando, es bastante cercano al Office de Microsoft.
• Google Docs, es de Google, no tiene funciones tan avanzadas como el Office de Microsoft y sólo trabaja online. Una característica importante es que los documentos pueden ser editados en forma simultanea por distintas personas y lo maneja de forma muy eficiente, lo que facilita el trabajo colaborativo.
• Open Office
• Calligra
• Lotus Synphony, producto de IBM y es gratis, aunque es algo limitado en funcionalidad.
• Office Online, es de microsoft pero es libre, es una versión limitada.
• Prezi para presentaciones, tiene un concepto más impactante que el power point.

Una característica común de todos es que permiten la compatibilidad con los formatos del Office de Microsoft.

2. Software gratuito para documentación de procesos

La documentación de los procesos, dentro de la administración de procesos de negocio, es la actividad de representar o diagramar los procesos de una empresa. De esa manera pueden ser analizados, mejorados y automatizados, en la medida que sea posible y requerido.

Un software de documentación de procesos ayuda a mostrar todas las tareas involucradas en la realización de un proceso, quién debe realizarlas o qué tareas pueden ser realizadas al mismo tiempo.

Los objetivos de negocio generalmente están asociados a mejorar la velocidad de ejecución de los procesos, reducir el tiempo del ciclo, incrementar la calidad o reducir los costos como mano de obra, materiales, desperdicios o costos de capital. El contar con una documentación como los diagramas de procesos sirve de gran ayuda para lograr esos fines.

Generalmente se asocia el esfuerzo de documentar los procesos a un proyecto de implementación de sistemas de información. La realidad es que toda empresa debería tener documentados sus procesos, sin importar si estos se realizan completamente en forma manual o totalmente automatizados.

A continuación la lista de software gratuito para documentación de procesos. Todas están basadas en la nube:

• BIZAGI Tiene una versión gratuita para uso personal, con algunas limitaciones pero con suficiente potencia para satisfacer tus necesidades. Yo he utilizado el BIZAGI y está bastante difundido.
• Lucidchart Este software es de pago, pero tiene una versión gratuita, con algunas limitaciones. Una gran ventaja que tiene es la posibilidad de compartir los modelos con otras personas.
• Processmaker Open source. Este software también es de pago pero tiene una versión de código abierto que es gratuito.

3. Software gratuito para sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

Esta categoría se refiere a los sistemas que se encargan de procesar las transacciones del negocio como las ventas, las compras, administrar la producción o la contabilidad. Más comúnmente se les conoce como ERP (Enterprise Resource Planning) y del que SAP es el principal exponente, pero dista mucho de ser económico y mucho menos gratuito (Lee ¿Qué es y para qué sirve un ERP? en este blog).

En esta categoría también existen software gratuitos y que se pueden descargar libremente. Hay que tener en cuenta que se necesitará de profesionales que hagan la implementación del sistema en la empresa. Sin embargo, podemos librarnos de pagar las costosas licencias al proveedor, que son algo necesario por todo el tiempo que se le utilice.

Los sistemas ERP se organizan por módulos que tienen el objetivo de desarrollar distintas funciones, pero que están integrados entre sí. Cada empresa puede instalar solamente aquellos que necesite, de acuerdo a la naturaleza de su operación.

A continuación la lista de software gratuito para el procesamiento de las transacciones del negocio:

• Odoo, es el más difundido, tiene millones de usuarios a nivel mundial, entre ellos el más representativo, Toyota.
• Adempiere
• Metafresh

4. Software gratuito para administración de relaciones con clientes (CRM)

El CRM o gestión de relaciones con clientes es un tipo de sistema diseñado específicamente para apoyar en el proceso de ventas, con independencia del tipo de actividad que realice la empresa.

El CRM ayuda a mantener actualizado el registro de los distintos tipos de actividades de relacionamiento con los clientes como llamadas, reuniones, correos enviados o recibidos, oportunidades de venta, ventas en proceso o próximos contactos acordados con los clientes.

Este tipo de apoyo puede no parecer importante cuando se tienen pocas transacciones de venta, pero puede llegar a ser clave cuando crecen las operaciones. Si quieres saber más sobre lo que es un CRM lee ¿Qué es y para que sirve un CRM? en este mismo blog.

A continuación la lista de software gratuito para la gestión de relaciones con clientes (CRM):

• Hubspot CRM, este es un sistema que he utilizado por un tiempo y es bastante completo.
• Suite CRM
• Molecule CRM
• Zoho CRM
• vtiger CRM

Generalmente estos software gratuitos permiten el uso libre mientras la cantidad de clientes o de contactos que realice el usuario estén por debajo de un límite.

5. Software gratuito para publicidad por correo electrónico (email marketing)

En la era de las comunicaciones electrónicas, se ha vuelto muy común utilizar el correo electrónico para enviar publicidad o para vender. También se utiliza para crear lealtad, confianza, o conciencia de marca.

Para poder hacerlo es necesario tener una base de datos de correos y tener alguna herramienta que nos ayude a enviar los correos cuando sea requerido. Por otro lado, se necesita hacer seguimiento del desempeño de las campañas enviadas. Existe un tipo de herramienta de software que tiene esos objetivos y que se les denomina comúnmente como sistemas de email marketing.

Es necesario tener en cuenta que la base de correos debe ser adquirida con el consentimiento de los titulares de los titulares. Esto es importante porque cada día los gobiernos se están poniendo más estrictos sobre el uso que se le de a la información que los clientes proporcionan. Incluso ya existen penalidades en el caso de la mala utilización de dichos datos.

Dicho esto, a continuación la lista de software gratuito para la función de email marketing:

• Mailchimp, esta es una de las herramientas más conocidas en el mercado y es la que yo uso para enviar los correos con las novedades de mis dos blogs. Es gratuito hasta 2,000 suscriptores y 12,000 correos al mes. Algunas funciones avanzadas están reservadas para las versiones de pago.
• Vertical response permite hasta 4,000 correos por mes para hasta 400 contactos.
• Mailrelay cuya cuenta gratuita permite enviar 75,000 correos para 15,000 suscriptores.

Estas son solo algunas de las opciones que existen en el mercado. Quizás estas son de las más completas y que ofrecen una cantidad interesante de transacciones libres.

Una función interesante a tener en cuenta, que la ofrecen todas en alguna medida, es la automatización de correos. Esta función permite programar el envío de correos para cuando se cumplan ciertas condiciones. Un ejemplo sería enviar un correo de bienvenida cuando un usuario nuevo se suscriba al blog, lo cual es muy útil.

6. Software gratuito para publicación de páginas web

Hoy en día tener presencia online es muy importante para cualquier negocio, sin importar el tamaño. No obstante una empresa pequeña tiene pocos recursos disponibles para costear el desarrollo de una página web utilizando programación y para mantenerla operativa.

Por ello es muy importante contar con herramientas que permitan publicar una página web sin necesidad de saber programación y en forma fácil (Lee ¿Cómo publicar tu página web sin saber programación? en este mismo blog).

Para ello sirven los llamados administradores de contenidos (CMS por sus siglas en inglés). Esos sistemas permiten implementar una página web a través solamente de especificar parámetros, tarea que está al alcance de cualquier persona que sepa utilizar un navegador de internet.

Hoy en día existen sistemas CMS capaces de manejar páginas web de comercio electrónico, desarrolladas íntegramente por un usuario final. La clave de ello es que utilizan piezas de software que se adicionan al sistema básico, los que se denominan plugins.

A continuación la lista de software gratuito para la función de CMS más difundidos. En este punto tengo que decir que hay un claro ganador y es el WordPress. Este blog está soportado en WordPress:

• WordPress, el 26.4% de los sitios web del mundo (de cualquier naturaleza) están soportados por WordPress y su cuota de mercado dentro de los CMS es de 59%. Se entenderá que la supremacía de Wordpress es aplastante. Con wordpress puedes usar una versión alojada en la página de WordPress.com o la versión autoalojada, en la que tienes que descargar el software e instalarlo en tu propio proveedor de alojamiento (hosting).
• Joomla, con una cuota de 2.6% de los sitios web y de 6.0% de los CMS, ocupa el segundo lugar de popularidad.
• Drupal, con una cuota de 2.2% de los sitios web y de 4.9% de los CMS, ocupa el tercer lugar en el ranking.

Sigue una lista larga de otros productos. Las empresas que proveen servicio de alojamiento de páginas web ofrecen sus propias herramientas para construcción de sitios web. Sin embargo, considero que son relevantes solo las tres que menciono en la lista anterior.

7. Software gratuito para almacenamiento de archivos en la nube

Contar con la posibilidad de almacenar tus archivos en la nube es útil desde dos puntos de vista. Por un lado, permite tener una copia de respaldo que los proteja, en el caso de que tu computadora falle o te la roben. Por otro lado, permite la posibilidad de acceder a tus archivos desde donde estés, en el caso de que no tengas a la mano tu computadora. Puedes leer más en Guía para no perderse en la nube (de datos) en este mismo blog.

Hoy en día diversos proveedores ofrecen la posibilidad de almacenar archivos en la nube como un servicio libre de costo. Claro que el servicio es libre hasta un determinado límite almacenamiento. Es probable que ya tengas alguno de esos servicios, pero en caso de que no lo tengas o de que no te hayas enterado, te repaso las posibilidades más comunes.

• Google Drive, es parte del conjunto de aplicaciones que ofrece Google en forma gratuita. Las cuentas de correo de Gmail cuentan con 15 GB de almacenamiento gratuito. Yo utilizo Google Drive para almacenar todos mis archivos que no son imágenes (para las imágenes hay otro producto de la familia que es Google Photos) y es muy fácil de utilizar.
• Dropbox también es una opción muy popular, pero el inconveniente es que solo ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito. Ofrece algunas funciones específicas para trabajo colaborativo, pero si sólo te interesa tener espacio de almacenamiento en la nube, puedes buscar otras opciones.
• Onedrive, es el espacio de almacenamiento en la nube de Microsoft, que viene preinstalado en las máquinas con Windows. Funciona también en otras plataformas como iOS, Android o Mac. Ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito.
• ICluod, es el servicio de almacenamiento en la nube para los usuarios de Apple y ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito. Si tienes un Iphone y utilizas una computadora con windows, puedes descargar la versión para Windows y acceder a tus archivos desde ella.

Con estos cuatro productos se cubren las principales opciones y son también los más comunes. Además, en todos los casos tienes acceso multiplataforma y puedes almacenar cualquier tipo de archivo.

Como lo mencioné, para las imágenes Google tiene un producto específico que se llama Google Photos. Este producto tiene la particularidad de que si defines en tu perfil que quieres limitar el tamaño de los archivos a 2MB, no descuenta de tu cuota de 15Gb el espacio utilizado para almacenar las fotos.

8. Software gratuito para protección antivirus

En un mundo cada vez más conectado es importante tener un buen nivel de seguridad, no solamente para el negocio sino también a nivel personal.

Hasta hace un tiempo los riesgos se relacionaban con virus que podrían destruir nuestros archivos o hacer que nuestra computadora se comporte de manera extraña. Recientemente, los casos de Ransomware (secuestro de información) que se han dado y que han afectado a empresas grandes, que supuestamente deberían tener una buena protección en línea, nos hacen pensar que es importante contar con un buen sistema antivirus. Sin embargo, eso no significa que para una protección básica tengamos que invertir mucho dinero.

En la medida que una empresa tenga una página web o más aún si tiene un sitio de comercio electrónico, es más crítico contar con un firewall (cortafuego), además de un antivirus, porque está más expuesta a posibles ataques. Puedes leer más sobre seguridad informática en 8 consejos de seguridad informática en este blog).

Para poder contar con una protección básica y en forma gratuita, a continuación ofrezco la lista de software gratuito para antivirus:

• Windows defender, que es un producto de Microsoft y viene pre instalado en todas las máquinas a partir de Windows Vista. Para activarlo simplemente tienes que ir al menu de configuración (la ruedita) o panel de control y seguir con la opción Actualización y Seguridad (puede variar dependiendo del sistema operativo). Este es el que estoy utilizando desde hace ya un buen tiempo y no he tenido ningún inconveniente.
• Avast es uno de los antivirus gratuitos más difundidos y funciona bastante bien.
• Bitdefender este es bastante útil y sencillo también.

Estos tres software gratuitos ofrecen también versiones de pago con mayores prestaciones, pero si tus necesidades son básicas, puedes sentirte bien protegido con cualquiera de ellos, aunque yo me inclinaría por el Windows Defender.

9. Software gratuito para edición de vídeos

Hoy en día se pueden grabar vídeos con cualquier celular o cámara de fotos, incluso en alta definición. Sin embargo, cuando necesitamos editarlos requerimos una herramienta especializada.

Existen sistemas que son muy potentes para editar videos, pero la mayoría son de pago. No vale la pena el gasto si solo necesitas realizar actividades sencillas o muy esporádicas.

A continuación la lista de software gratuito para editar videos:

• Video Pad
• Open shot, este es de código abierto. Yo lo he usado para aplicaciones sencillas y me funcionó.
• VSDC Video Editor

Los tres productos están orientados a principiantes y la versión gratuita puede tener algunas limitaciones.

10. Software gratuito para manejo de imágenes

Generalmente utilizamos los servicios de un profesional cuando se trata de producir logos u otros materiales gráficos, requeridos para la imagen de la empresa. Suele ocurrir que necesitamos hacer algún trabajo muy simple de edición en una imagen o fotografía, para ponerle un sello de agua o el logo de la empresa. En esos casos, si no tenemos la herramienta adecuada, nos vemos en la necesidad de utilizar los servicios de un profesional externo, que son costosos, para algo que es muy sencillo.

Otra limitación es que los sistemas que sirven para generar y editar el material gráfico, hasta hace poco estaban dominados por marcas como PDF o Corel. Dichos programas tienen un costo bastante elevado, pero hoy en día existe software gratuito para ese fin, que los listo a continuación:

• Microsoft Paint, viene pre instalado en las computadoras con Windows y posee capacidades básicas de manipulación de imágenes, pero para aplicaciones sencillas sirve. También puedes descargar de la Microsoft Store el Fresh Paint, que es una versión un poco más potente.
• Paint.net
• GIMP, este es un sistema de código abierto realmente potente y es gratuito. Tiene capacidades equivalentes a programas como el Corel o el Photoshop. Los dos primeros que te he listado tienen capacidades básicas pero si quieres hacer cosas complejas, esta es la herramienta. Yo lo uso, aunque aún he explorado solamente la superficie.
• Canva, esta es una opción en la nube, que utilizo para ciertas aplicaciones. Es bastante fácil de utilizar, trabaja con plantillas y puedes escoger entre una lista muy grande de objetos disponibles. Muchos de los objetos son gratuitos pero otros tienen costo, generalmente de 1 dólar.

11. Software gratuito para analítica Web

Si tienes una página web, un blog o una tienda virtual, te interesará conocer información detallada sobre los visitantes. Querrás responder preguntas tales como ¿de donde son? ¿cómo llegaron a tu página? ¿qué tipos de dispositivos utilizan? o ¿a qué hora del día te visitan? Puedes conseguir las respuestas a todas estas preguntas utilizando un sistema de analítica web.

Con toda esa información puedes tomar decisiones sobre el contenido de tu página o saber qué productos vender. Para esta función también existen opciones de software gratuito aunque no necesariamente libre, que las listo a continuación:

• Google Analytics, es de Google, es gratuito y es muy completo. Tal vez no sea el más fácil de usar, pero es útil.
• Google Search Console, este es otro sistema de Google, que trabaja en coordinación con el anterior. Provee información sobre las palabras clave que han usado los usuarios para llegar a las páginas de tu sitio web, lo cual es de mucha utilidad para optimizar el SEO (Optimización del motor de búsqueda) de tu sitio.
• Matomo, es una herramienta bastante completa para realizar analítica web y una alternativa al Google Anaytics.
  

12. Software gratuito para administración de proyectos

Las personas que tienen bajo su responsabilidad la administración y control de la ejecución de proyectos, de cualquier naturaleza, necesitan una herramienta que les ayude con el control de todas las actividades necesarias y que les haga más fácil su labor. Las herramientas más difundidas para este fin son bastante costosas y a lo mejor tienen un nivel de complejidad que no amerita para la naturaleza de tus necesidades.

A continuación listo las opciones de software gratuito para administración de proyectos:

• Projectlibre, fue creado con el objetivo de ofrecer una alternativa de código abierto al MS Project de Microsoft (herramienta costosa y compleja). En la actualidad tiene más de 3 millones de instalaciones y se sabe que están trabajando en el desarrollo de una versión cloud.
• Open Project, también es una herramienta de administración de proyectos de código abierto, con capacidades de trabajo colaborativo. Cuenta con un equipo de desarrollo a tiempo completo. Desde sus primeras versiones ha evolucionado para convertirse en una herramienta potente y fácil de usar. Tiene características que permiten soportar a los equipos de proyecto durante todo el ciclo de vida. El inconveniente a mi modo de ver es que requiere un ambiente en Lynux y la instalación, que debe hacerla directamente el usuario, no es tan sencilla. Es una herramienta de pago, pero ofrece una versión gratuita.
• Odoo, es una herramienta de código abierto que comprende un conjunto de aplicaciones. En la sección 3 de este post, sobre sistemas ERP, hago referencia al Odoo como una alternativa. Ese sistema también ofrece una aplicación para administración de proyectos bastante completa. El problema es que no es fácil de instalar y muy probablemente requerirás apoyo de una persona con experiencia en el tema. En el caso de que no cuentes con soporte de ese tipo en tu empresa, puedes contratarlo para esa tarea, pero luego podrás aprovechar las ventajas de esta herramienta.

Software gratuito para empresas – Cierre

Espero que esta guía de software gratuito para empresas que te ofrezco en este post, sirva para mejorar la productividad, no solo de tus actividades, sino de tu negocio en general.

Última actualización: Feb 27, 2023 @ 11:23 am