5 claves para una transformación digital exitosa – No es solo tecnología

En un post anterior explico qué es transformación digital y qué implica para un empresario. Es un tema que reviste complejidad y con frecuencia se piensa que tiene mucho que ver con tecnología. Por ello, en este post explico 5 claves para asegurar una transformación digital exitosa, más allá de la tecnología.

Transformación digital es más que añadir tecnología a la forma actual de hacer las cosas

Una idea bastante común al plantearse un proceso de transformación digital, es que se trata mayormente de tecnología. La realidad es que para asegurar una transformación digital exitosa, se necesita considerar otros aspectos, que pueden ser más importantes que la tecnología. No se trata simplemente de una nueva app o de adquirir un equipo muy moderno.

La tecnología por sí misma no tiene un efecto transformador. Si los procesos de negocio están desactualizados o no reflejan la forma como se quiere que opere el negocio, la tecnología no puede hacer mucho. Más aún, introducir nuevas tecnologías sin tener en cuenta lo anterior, podría empeorar las cosas.

Para llevar a cabo una transformación digital exitosa, es preciso evaluar los procesos de la organización. De esa manera, se podrán identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, usando la tecnología como una herramienta estratégica.

¿Por qué en algunos casos no se logra una  transformación digital exiosa?

La tecnología ofrece muchas posibilidades para mejorar la eficiencia y el relacionamiento con los clientes. No obstante, los esfuerzos de transformación digital deben estar acompañados de las siguientes actividades de lo contrario, los problemas se harán más grandes o más visibles:

• Cambiar la mentalidad de las personas para que adopten la nueva tecnología.
• Mejorar los procesos actuales de la organización, para eliminar los defectos o fallas.

5 claves para lograr un proceso de transformación digital exitosa

Teniendo en cuenta que la transformación digital es más que tecnología, a continuación presento 5 aspectos claves que deberás tener en cuenta, para ayudar a lograr un proceso de transformación digital exitosa, buscando realizar un cambio integral en tu organización, sin enfocarte solamente en los aspectos tecnológicos. 

Clave 1: No inviertas ni un dólar sin antes tener clara tu estrategia de negocio

Por lo general los líderes que buscan mejorar el desempaño de su organización a través del uso de la tecnología, tienen alguna herramienta específica en mente. Puede tratarse de un nuevo ERP, alguna aplicación de inteligencia artificial, etc.

Para asegurar una transformación digital exitosa, esta debe ser guiada por una estrategia clara de negocio y una visión de largo plazo.

Ten en cuenta además que no existe una tecnología única que pueda al mismo tiempo ayudar a acelerar los procesos de negocio, innovar y conseguir un mayor nivel de digitalización. Dependiendo de las características de cada organización, la combinación óptima de herramientas será diferente.

Clave 2: Presta atención hacia adentro de tu organización

Es muy común que las organizaciones que buscan llevar a cabo una transformación digital exitosa, incorporen a un ejército de consultores externos. Pero los consultores tienden a aplicar soluciones del tipo “talla única” y a adoptar las “buenas prácticas” de la industria.

En ese proceso muchas veces no se presta atención a las personas que forman parte de la organización (empleados, ejecutivos, etc.). Estas personas tienen un conocimiento profundo sobre las operaciones diarias y saben qué es lo que funciona y lo que no. Al mismo tiempo, conocen a los clientes y pueden decir qué “les duele” o qué es lo que se necesita cambiar para satisfacer mejor sus necesidades.

La tecnología podría fracasar en mejorar la productividad de una empresa. La mayoría de las veces la falla no se producirá por deficiencias propias, sino porque no se tomó en cuenta el valioso conocimiento de la realidad que tienen las personas que día a día interactúan con los clientes y tienen que lidiar con los procesos existentes.

Clave 3: Diseña la experiencia del cliente de afuera hacia adentro

Los objetivos de realizar la transformación digital con frecuencia están relacionados con mejorar la satisfacción y la experiencia de los clientes. Por lo tanto, cualquier esfuerzo debe estar precedido de una fase de diagnóstico, que involucre recoger retroalimentación de los clientes.

Eso puede implicar llevar a cabo entrevistas a detalle con grupos de clientes de todos los segmentos, en las que se les pida que describan las fortalezas y debilidades de los procesos.

Adicionalmente, se pueden realizar reuniones de grupos focales con distintos grupos de interesados como proveedores, clientes, representantes de la industria o de los organismos reguladores, etc. El objetivo de estas reuniones sería identificar sus necesidades, establecer sus prioridades y obtener una “calificación” del desempeño de los departamentos.

Esta retroalimentación puede dar lugar a transformaciones profundas en los procesos o a mejoras importantes de eficiencia. Pero sobretodo, ayudará a estar más cerca del cliente.

La única manera de saber dónde y cómo cambiar los procesos es obteniendo una retroalimentación detallada de los clientes.

Clave 4: Reconoce el temor natural de las personas a ser reemplazadas

Cuando los empleados perciban que la transformación digital representa una amenaza para sus puestos podrían, ya sea consciente o inconscientemente, resistirse al cambio.

Si los empleados perciben debilidad en sus líderes, podrían pensar que el resistirse hará que estos abandonen el esfuerzo y así lograr que las cosas queden como estaban.

Es sumamente crítico que los líderes identifiquen y reconozcan esos miedos. Deberían comunicar a toda la empresa que el proceso de transformación digital es una oportunidad para que los empleados adquieran nuevas habilidades, más acordes con el entorno futuro.

Siempre existirán personas escépticas sobre los resultados y la respuesta debería ser tratar de involucrarlos estrechamente en el proceso. Por otro lado, ayudaría pedirles que hagan una evaluación de cuáles son sus contribuciones únicas a la organización. De esa manera podrían ayudarlos a conectar esas fortalezas, con los componentes del proceso de transformación digital que estas personas tendrán que hacerse cargo.

Esto dará control a los empleados sobre cómo se desarrollará la transformación digital y hará que adopten las nuevas tecnologías como medios para estar aún mejor capacitados en lo que hacen.

Clave 5: Desarrolla una cultura de agilidad en las decisiones (como las empresas de Silicon Valley)

Las start-ups de Silicon Valley son conocidas por sus procesos ágiles de toma de decisiones, elaboración rápida de prototipos y por sus estructuras de organización planas.

El proceso de transformación digital es por naturaleza incierto: se necesitan hacer cambios en forma provisional para después hacer ajustes. También habrá que tomar decisiones rápidamente, que involucren a grupos de personas de toda la organización.

Dado que las jerarquías tradicionales terminarán siendo un obstáculo al proceso, lo mejor será adoptar una estructura organizacional plana para el proyecto. Esta organización podría incluso mantenerse separada del resto de la organización.

Por otro lado, las tecnologías digitales tienen muchas opciones de configuración, por lo que la necesidad de trabajar con prototipos es mayor que lo usual en otros procesos de cambio.

Se requiere la participación de todas las áreas

Muchas veces para identificar la mejor solución se requiere la participación de distintas áreas. Si cada decisión debe pasar por múltiples niveles de dirección para avanzar en el proceso, será muy difícil identificar los errores en forma rápida.

Un esquema útil es crear más de un grupo de trabajo con estructura plana, compuestos por empleados de diferentes oficinas o áreas de la organización, para obtener distintas visiones de la empresa. Cada grupo se hará cargo de diferentes etapas de la transformación digital.

Conclusión

Espero haber dejado claro que para realizar una transformación digital exitosa se requiere algo más que tecnología. Quisiera reforzar además que para lograr el éxito en las organizaciones, es importante que los líderes entiendan un par de cosas:

1. Antes de decidir qué herramientas digitales usar y cómo usarlas, deben ocuparse de cambiar el esquema mental de las personas, al mismo tiempo que la cultura organizacional y los procesos.
2. La visión de los ejecutivos sobre el futuro de la organización debe ser lo que determine qué tecnología utilizar y no al revés.

Última actualización: Feb 27, 2023 @ 11:18 am