Cuando conoces bien tu negocio tomas mejores decisiones. Mantener buenos registros contables ayuda a mantener la salud de tu negocio, a cumplir con las obligaciones tributarias y regulatorias, a administrar el flujo de caja y a presentar tu posición financiera a entidades externas como las instituciones financieras o inversores potenciales. En este post recopilo algunas razones de la importancia de los registros contables.
¿Qué es un registro y cuál es la importancia de los registros contables?
Un registro contable lo constituye cualquier documento que genera la empresa o que recibe del exterior y que debe ser almacenado para su uso posterior en la operación del negocio o para cumplir con obligaciones ante las autoridades. Un registro, ya sea en papel o digital, contiene información que se crea, produce, ejecuta o recibe en relación con actividades transaccionales de la empresa y se conserva de forma permanente o temporal, de acuerdo con lo que requiera cada caso.
El mantenimiento de registros contables para las empresas no es opcional y las autoridades tributarias suelen tener exigencias específicas sobre el tipo de registros que deben mantenerse y el tiempo que deben guardarse y estar disponibles en caso que lo requieran.
Por qué deberías mantener un buen registro contable
Más allá de la obligación, mantener en orden los registros contables puede resultar en algunas ventajas para tu negocio. Hacerlo no solo puede ayudarte a cumplir con la autoridad sino también a aprovechar todas las exenciones o deducciones fiscales a las que tiene derecho.
La información financiera sobre la marcha de tu negocio (saber si estás ganando o perdiendo dinero) depende en buena medida de la exactitud de los registros contables. Por ejemplo, puedes pensar que le está yendo bien porque ha habido un incremento en las ventas, sin embargo, sólo podrás saber si tu negocio es o no rentable si el registro contable incluye correctamente todos los gastos.
Finalmente, contar con un buen registro contable sobre todas las operaciones realizadas en el pasado, sirve de gran ayuda para elaborar presupuestos y planificar el futuro.
7 razones sobre la importancia de los registros contables
A continuación detallo 7 razones sobre la importancia de los registros contables y por qué deberías preocuparte como propietario de un negocio.
1. Prevenir fraude o robo y proteger los datos
Tener un buen registro contable de los ingresos, gastos y demás transacciones de tu negocio también puede servir como un proceso de prevención de fraude, sea que se trate de una empresa nueva, una pequeña y mediana empresa (PYME) o una gran empresa.
Tener una información precisa del flujo de caja de tu empresa puede permitirte comprender cuánto efectivo entra y sale, y a partir de ahí establecer controles contra la información física del efectivo disponible o de los saldos de las cuentas bancarias. Adicionalmente, el flujo de caja es información muy útil para fines de contabilidad y auditoría.
Proteger la información es una de las mayores preocupaciones de todas las organizaciones en el mundo (como debería ser). Con el uso de sistemas de información automatizados se pueden programar procesos para realizar copias de seguridad y otras actividades de protección de la información contra las amenazas de desastres o robo.
2. Cumplir con las obligaciones tributarias
Disponer de un buen registro contable también puede ayudarte a pagar los impuestos con precisión, a tiempo y evitar las multas.
Algunos países establecen multas drásticas por no pagar las obligaciones tributarias a tiempo. Como propietario de una nueva empresa o de una PYME, cada dólar cuenta y es importante ser prudente en estos asuntos financieros.
3. Cumplir con las regulaciones contables
Dependiendo del giro de negocio en el que se encuentre una empresa, el país en el que opere y su tamaño, puede estar sometida a distintas obligaciones de presentar información a entidades del gobierno y también sobre la forma como deben realizarse los registros contables. Al igual que en el caso de los impuestos, las empresas pueden verse expuestas a multas y/o sanciones si no cumplen con esas obligaciones.
La herramienta que puede ayudar a un buen cumplimiento de todas esas obligaciones regulatorias es un sistema de registro contable sólido, flexible y que incorpore funciones para ayudar en el cumplimiento de las obligaciones.
4. Administrar el flujo de caja
Como reza el dicho, el efectivo es el rey, sobre todo cuando se trata de la gestión financiera de una empresa en crecimiento. Durante la pandemia del COVID-19 aprendimos que una de las razones por las que las empresas sobrevivieron a la crisis que se generó fue que tenían una posición financiera sólida.
Un buen registro contable ayuda a identificar y comprender las fuentes del dinero que ingresa y hacia donde va el dinero que sale. Además ayuda a tener una proyección precisa del estado de las finanzas de la empresa.
5. Tomar decisiones de negocio
Dicen que información es poder y en la medida que cuentes con información precisa y actualizada sobre las operaciones y la situación de tu negocio, estarás en condiciones de tomar las mejores decisiones. Por otro lado, contar con un sistema eficiente de registro contable puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero al evitar tareas operativas y centrarte en las tareas que agregan valor a tu negocio.
6. Prevenir lagunas jurídicas y mejorar la supervisión
El contar con un buen registro contable puede ayudar a justificar y explicar por qué la dirección de la empresa tomó determinadas decisiones. También dado que los problemas de flujo de caja son una de las principales causas de fracaso de las empresas, el contar registros contables consolidados permitirá tomar mejores decisiones. Dado que la supervivencia de tu empresa está en juego, los propietarios de empresas no pueden ignorar la posibilidad de que haya lagunas jurídicas y un buen sistema de registro contable les ayuda a ejercer un buena una supervisión para identificar los problemas antes de que ocurran.
7. Mejores flujos de trabajo
Además de tener un buen sistema de registro contable que mantenga la información en orden y completa, hoy en día se necesita que sea automatizado y digitalizado, de manera que facilite el proceso de almacenar o buscar registros, el que puede tomar mucho tiempo, dependiendo de la complejidad de la operación.
Poder acceder en forma fácil a los documentos almacenados y a todos los detalles relacionados puede promover a su vez mejores flujos de trabajo e incrementar la capacidad de tu organización para manejar el negocio de manera oportuna y garantizar la prestación de servicios a los clientes.
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