8 claves para una buena gestión de compras

La clave para que un negocio sea rentable es que la diferencia entre el dinero que entra y el dinero que sale sea positiva. Los ingresos provienen de las ventas y las salidas de dinero están representadas mayormente por los gastos de producción, los salarios y las compras de materias primas, insumos o servicios requeridos para la operación. Por lo tanto, una buena gestión de compras es fundamental para la salud del negocio. En este post hago una introducción sobre la función de compras y presento 8 claves para una buena gestión de compras.

Compras vs abastecimiento estratégico

Compras no es lo mismo que abastecimiento estratégico. Abastecimiento estratégico se extiende más allá del ámbito de las compras convencionales y se centra en la convergencia y sostenimiento de las relaciones comprador-proveedor. El objetivo es aprovecharlas, explotar sus capacidades, integrar y complementar las competencias básicas de los distintos socios de la cadena de suministro, con el fin de proporcionar valor, rentabilidad y singularidad para el cliente.

Algunos autores sugieren que la compra es meramente la transacción entre compradores y proveedores. Por el contrario, el abastecimiento estratégico es la integración y coordinación de todos los dominios y recursos locales y globales, económicos, humanos, de materiales, informativos, etc.

En el pasado, no se creía que el abastecimiento estratégico fuera en absoluto una actividad generadora de valor y no se le daba la importancia que requiere. En la actualidad, el abastecimiento estratégico está tomando más relevancia, especialmente entre corporaciones internacionales, por las posibilidades de reducción de costos.

Aspectos claves para una buena gestión de compras

Teniendo en cuenta lo ya mencionado, presento algunas pautas con el fin de que te ayuden a lograr una buena gestión de compras:

1. Solicita varias ofertas

No te conformes con una sola oferta o cotización, ya que en ese caso no podrás tener un punto de referencia para saber si tu decisión es la mejor.

Una práctica común es solicitar ofertas a tres proveedores distintos y una sugerencia es que les hagas saber que estás buscando más de una cotización. De esa manera, los proveedores se esmerarán en ofrecerte su mejor precio, al saber que están compitiendo.

2. Compara productos equivalentes

Cuando evalúes las ofertas, asegúrate de que se trate de productos equivalentes y si no lo son, trata de buscar una equivalencia, de manera que la comparación pueda hacerse sobre una base uniforme.

Por ejemplo, si estás evaluando comprar una impresora y tienes propuestas de productos con distintas capacidades, deberías obtener un precio por cada 1000 hojas impresas. Lo mismo es válido para los costos de mantenimiento, en caso de que los productos requieran distinta periodicidad para los servicios.

3. Busca centralizar los requerimientos de compra

Si tu organización es pequeña, es poco probable que se dé la situación en la que más de un área esté haciendo compras de los mismos productos. Sin embargo, la realidad siempre nos sorprende, así que busca consolidar todas las necesidades de compra de un artículo.

De esa manera, tendrás la posibilidad de obtener un mejor precio y negociar mejores condiciones con el proveedor, al mismo tiempo que utilizas de manera más eficiente los recursos dedicados a esta función.

4. Concentra las compras de la misma categoría

Relacionado con lo que digo en el punto anterior, si concentras en un solo proveedor la compra de todos los artículos de la misma categoría, por ejemplo útiles de escritorio o productos de limpieza, etc. podrás tener mayor volumen con el proveedor y por consiguiente mejor poder de negociación.

5. Trata de no depender de un solo proveedor en artículos claves

Aparentemente esto es una contradicción respecto de lo que digo en los dos puntos anteriores, pero en ciertos casos sí es recomendable hacerlo.

Por ejemplo cuando tengas volúmenes altos de compra de un determinado insumo o materia prima, o que tus operaciones dependan mucho de un proveedor, es recomendable que distribuyas el volumen y que le compres a dos o tres proveedores, dependiendo del volumen o criticidad.

Con esto estarás reduciendo el riesgo de que la operación de tu negocio se afecte por un problema en un proveedor (dificultades financieras o falta de stock).

6. Analiza bien el servicio post venta que te ofrecen

Particularmente en el caso de máquinas o equipos, la calidad del servicio del proveedor es importante. Esto sobre todo en el caso de que se presente algún problema luego de la compra o si tuvieras que hacer uso de la garantía.

Ten en cuenta esto al momento de evaluar las propuestas, porque es probable que la oferta más económica no tenga una buena calidad de servicio, lo que te podría costar muy caro más adelante.

7. Cuando lo amerite, firma un contrato con el proveedor

Esto es válido cuando se trate de compras de máquinas o equipo que tenga una vida útil de más de un año o cuando compres un servicio que va a ser entregado en un período de tiempo largo. En esos casos, es importante contar con un contrato que establezca claramente las responsabilidades y obligaciones acordadas, tanto tuyas como del proveedor.

Ese contrato será un documento formal al cual te puedas referir en caso se presente algún problema en el futuro. Más aún, asegúrate que el contrato sea revisado por un abogado de tu confianza o al menos por una persona que entienda de esos temas.

8. No te conformes con los proveedores que tienes

Quizás pienses que ya lo lograste y que puedes estar tranquilo con los proveedores que tienes, pero debes estar alerta siempre. Las condiciones cambian, salen nuevos proveedores con mejores productos o la calidad de los productos que recibes podría cambiar.

Deberías estar permanentemente buscando qué nuevos productos hay en el mercado, que podrían ayudarte a hacer tu negocio más eficiente o más rentable o qué otros proveedores te pueden ofrecer productos con la calidad que estás acostumbrado, pero con un menor precio.

Cómo lograr una buena gestión de compras – Mensaje final

El dinero que dedicas a realizar las compras puede hacer una diferencia importante en los resultados de tu negocio. Sea que se trate de insumos, materias primas o los servicios que necesitas, hacer una buena gestión de compras puede representar tanto ahorros de dinero, como mejoras de eficiencia. 

Última actualización: Sep 30, 2022 @ 9:31 am