6 tipos de costos ocultos en las empresas y cómo identificarlos

Conocer todos los costos de la operación de un negocio es fundamental y puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. En otros posts trato específicamente sobre cómo calcular los costos, pero si no identificas todos los rubros de costos de tu empresa, podrías estar cometiendo errores. En este post doy unas pautas sobre qué son costos ocultos en las empresas y cómo identificarlos. Los costos ocultos son un tipo de costo difícil de detectar, ya sea para considerarlos dentro del cálculo, como para eliminarlos.

Precisamente, los costos que están ahí afectando el costo de tus productos o servicios pero no los ves, se conocen como costos ocultos. Algunos ejemplos son materia prima desechada por errores en el proceso o desplazamientos innecesarios de materiales entre el almacén y la planta.

Si lo requieres, en el post Cómo determinar los costos fijos y variables y los costos directos e indirectos, puedes encontrar información adicional sobre el proceso de determinación de costos, antes de continuar.

¿Qué son los costos ocultos en las empresas?

La teoría sobre determinación de costos suena muy bien y pareciera que la identificación de costos de un negocio es un proceso directo que no representa dificultades.

El problema viene cuando se habla de los costos ocultos. Estos costos son aquellos involucrados en la producción o en la administración de un negocio que no son identificables fácilmente. Dependiendo de su naturaleza o magnitud, los costos ocultos podrían llevarnos a decisiones erradas sobre los precios o los resultados del negocio.

Un ejemplo típico de costo oculto es el de un lote de producción desechado por falta de calidad o por un error en los procesos y que no fue registrado como tal.

Dicho lote no formará parte de los productos terminados, disminuyendo la cantidad producida, pero sin embargo estará considerado en los costos, dando lugar a una cifra de costos mayor al real.

Estas cosas pueden ocurrir cuando un operario se equivoca al aplicar una fórmula en la industria alimenticia o falló al hacer el corte en el molde de unas camisas y decide descartar el lote o debe volverlo a procesar, pero no informa a su supervisor de lo ocurrido.

En este punto cabe preguntarse ¿por qué no reportaría lo ocurrido a su supervisor? Bueno, una razón de peso es por miedo al castigo, pero puede ser simplemente que no está consciente del impacto que su decisión puede tener en los costos de producción.

Por otro lado uno se puede preguntar ¿Cómo es posible que se descarte un lote y nadie se dé cuenta? Es muy posible y depende del tamaño del lote o del tipo de supervisión que se tenga en la planta.

¿Cómo reducir los costos ocultos en las empresas?

Entonces, para el ejemplo descrito, el lote de producto descartado no aparecerá en los costos de producción calculados, aunque sí es real pero sólo será detectable si existen los controles adecuados. Por ejemplo, un procedimiento de cruce entre las cantidades retiradas del inventario y la producción obtenida. 

¿Qué acciones puedes tomar al conocer lo ocurrido con los lotes de producción? Hay varias, dependiendo del caso, pero puedo listar algunas:

• Mejorar la supervisión en la planta para detectar a los operarios que cometieron el error, para concientizarlos de la importancia de hacer bien el trabajo.
• Analizar los procesos, para corregir fallas de máquina que podrían haber originado el problema.
• Ajustar los costos, en función del conocimiento del número de lotes descartados, dada la realidad de la planta.

Las tres acciones descritas son diferentes, pero en todas el hecho de conocer lo ocurrido permitió al empresario corregir el problema, sea evitando que vuelva a ocurrir o simplemente corrigiendo su información de costos, incorporando los costos ocultos.

6 tipos de costos ocultos que puedes encontrar en tu negocio

A continuación me refiero a 6 tipos de costos ocultos que se pueden encontrar en las empresas, para que sepas identificarlos.

1. Niveles de inventario mayores a los necesarios

Ya sea en materias primas o en productos terminados. En este caso el costo oculto es financiero, porque los inventarios son en realidad dinero inmovilizado hasta que no se utilizan en la producción o se venden.

Mientras más alto sea el nivel de inventario, más dinero tendremos inmovilizado que podría ser utilizado para pagar las planillas o invertir en algo que requiera la planta.

Los niveles altos de inventario se pueden dar por planificación deficiente de la producción o de las ventas y podrían derivar en obsolescencia de los productos si no se llegan a vender oportunamente.

2. Entregar un producto o servicio con calidad mayor a la requerida 

Esto puede ocurrir cuando se utilizan materiales de alta calidad para un producto que compite en un mercado de precio bajo. También puede ocurrir en el caso de servicios técnicos, cuando se hace más de lo que se consideró en el presupuesto inicial o no se hizo un presupuesto exacto.

En esos casos, muy probablemente no se pueda cobrar al cliente por la diferencia.

3. Utilizar medios de transporte inadecuados

Que no estén de acuerdo con el volumen, frecuencia o tipo de productos a entregar, lo que puede ocasionar mayores costos de flete o daño en los productos por mala manipulación.

4. Paradas de producción innecesarias

Las fallas de máquina representan retrasos en la producción y horas de trabajo perdidas, en el mejor de los casos, cuando no resulten en lotes de producción echados a perder, como puede ocurrir en la industria alimenticia.

Las fallas inesperadas de máquina son originadas principalmente por falta de mantenimiento preventivo.

5. Tener una capacidad de planta mayor a la necesaria

Este es un costo oculto porque representa una mayor inversión inicial, que difícilmente puede ser amortizada con la operación.

6. Movimientos de materiales innecesarios

Sea dentro de la planta y hacia o desde los almacenes, estos movimientos son una forma de costo oculto porque requieren de personal para realizarlos, significan un riesgo de que los productos se dañen en los trayectos o representan un mayor tiempo para la producción.

A veces los procesos consideran desplazamientos innecesarios o estos se producen por una distribución de planta inadecuada.

Conclusión

Para detectar los costos ocultos en tu empresa no necesitas alta tecnología ni sistemas de información complejos. Claro que ayudaría tenerlos, pero solo necesitas estar en control de tu negocio a través de verificaciones o cruces de información entre las diferentes áreas.

En base a lo dicho cabría hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Conoces realmente el costo de tus productos o servicios?
• ¿Podrías decir que en tu negocio no se presenta ninguno de los costos ocultos descritos anteriormente?
• ¿Estás seguro que las utilidades que tiene tu negocio son reales o podrían ser mayores si eliminaras alguno de tus costos ocultos?

Si sospechas que podrías tener costos ocultos en tu negocio, te recomiendo que hagas un análisis, comenzando por las áreas que representan los componentes de costos más importantes y seguramente encontrarás oportunidades de mejora.

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Última actualización: Nov 14, 2019 @ 12:30 pm