Características que debes buscar en un sistema de contabilidad

Imagina que vas a un concesionario de autos buscando un auto económico y seguro, para ir y volver del trabajo no obstante regresas a casa conduciendo un vehículo utilitario que te costó dos o tres veces lo que pensabas gastar. Seguramente sentirías un gran disgusto. Cuando se trata de buscar un sistema de información para tu negocio, en particular un sistema de contabilidad, puede pasar algo bastante parecido.

La moraleja es que antes de decidir comprar algo, debes tener muy claro qué es lo que necesitas y por ende las características del producto que deberás buscar.

Los proveedores de software les interesa vender y si una empresa pequeña está interesada en un software de contabilidad, es probable que ese proveedor demuestre de forma convincente que su software es la mejor opción para esa pequeña empresa. Por ello es importante que las empresas definan con antelación qué características necesitan, antes de ponerse a buscar un sistema de contabilidad.

¿Qué es un software de contabilidad?

El software de contabilidad ayuda a las empresas a registrar, administrar y analizar las transacciones financieras y generar todos los informes que se requieren para realizar la gestión financiera de la empresa. También ayuda a las empresas a operar de forma más eficiente al automatizar tareas contables, como el registro de transacciones, la creación de facturas, el seguimiento de pagos entrantes y salientes, la creación de estados financieros y la recaudación y el pago de impuestos.

Al utilizar el software de contabilidad, las empresas pueden acelerar procesos financieros críticos como el cierre de cuentas al final de cada período contable. Los sistemas de contabilidad avanzados también incluyen análisis en tiempo real que proporcionan una visión precisa y actualizada de la salud financiera de la empresa y ayudan a las empresas a tomar decisiones mejor informadas.

Algunos sistemas de contabilidad están diseñados principalmente para pequeñas empresas con pocos usuarios, mientras que otros pueden dar soporte tanto a pequeñas y medianas empresas como a grandes empresas. Cada vez más el software de contabilidad se basa en la nube. Esto suele significar que es más fácil de gestionar que el software local y más fácil de escalar para satisfacer las crecientes necesidades del negocio.

Características de un software de contabilidad

A continuación comparto 3 características principales que debes buscar en un sistema de contabilidad:

El software de contabilidad debe ser fácil de usar.

Si tu empresa es pequeña o recién estás comenzando, probablemente no cuentes con un equipo de contabilidad y lo más probable es que seas tu quien tenga que dedicar una hora extra cada día a las labores de contabilidad. En ese contexto, cada hora extra dedicada a la contabilidad es una hora menos que podrías dedicar al crecimiento de tu negocio o a disfrutar de tu familia. Por eso, tu software de contabilidad debe ser lo más fácil de usar posible.

Para saber si el software de contabilidad que estás considerando adquirir es fácil de usar, una forma de hacerlo es revisar las reseñas que dejen otros usuarios, pero para evaluar realmente una herramienta, es importante realizar una prueba en forma directa. La mayoría de los proveedores de software suelen ofrecer una prueba gratuita para que el personal que lo va a utilizar lo haga a su propio ritmo o una demostración guiada para explorar la interfaz de usuario.

Sigue estos pasos para una demostración exitosa de software de contabilidad:

• Utiliza las fuentes que tengas disponibles en tu localidad para identificar las opciones que tienes disponibles y obtén una lista de todos los que consideres que te pueden servir.
• Define las personas de tu equipo que usarán el software regularmente.
• Elabora una lista de tareas (p.e. preparar informes mensuales, enviar facturas, gestionar nóminas) para las que usarás el software de contabilidad.
• Analiza esas tareas con tu equipo, anotando las dificultades y los puntos débiles.

Tras varias demostraciones, tendrás una mejor idea de la facilidad de uso de un sistema en comparación con otro. Recuerda que usarás este sistema regularmente, así que no te conformes con «Seguro que funcionará mejor cuando nos acostumbremos…».

Un sistema de contabilidad debe ofrecer un servicio de atención al cliente y soporte técnico confiables y receptivos.

Las grandes empresas y corporaciones cuentan con departamentos de TI que pueden resolver problemas técnicos a medida que surgen, aunque es probable que una empresa más pequeña no cuente con esos recursos. Por ello es importante que tu software de contabilidad cuente con un soporte técnico confiable y efectivo, dado que inevitablemente surgirán problemas.

Es difícil evaluar realmente la calidad del servicio de atención al cliente de un sistema hasta que se presenta un problema y nos vemos obligados a buscar ayuda del proveedor. Pero claro, no podemos arriesgarnos a vernos en la situación de pedir ayuda al proveedor por una falla, justo cuando estamos ejecutando los informes financieros, la noche anterior al día de presentación a las autoridades y descubrir que el servicio al cliente del nuevo software de contabilidad es un completo fracaso.

Es posible conocer cómo se desempeña el servicio al cliente del proveedor antes de tomar la decisión, a través de revisar reseñas verificadas del software o incluso teniendo la oportunidad de conversar con clientes que ya utilizan ese sistema desde tiempo atrás. Eso permitirá saber cuáles son tanto los aspectos fuertes como débiles del servicio al cliente.

El sistema de contabilidad debe ser asequible

Nunca es recomendable escatimar recursos en el software de tu empresa, especialmente en un sistema de contabilidad que usarás a diario. No obstante, es igualmente imprudente gastar en un software más recursos de lo que tienes presupuestado. Eso podría ocurrir por ejemplo añadiendo funciones que no son necesarias y que por lo tanto no se usarán, o pagando por un software de contabilidad diseñado para empresas mucho más grandes, con una operación más compleja y con un precio en proporción.

De la misma manera que cuando haces cualquier inversión para tu negocio, es importante que establezcas un presupuesto y que busques por todos los medios ceñirte a él. Pídele información a tu proveedor sobre todos los posibles costos adicionales, como el servicio de instalación y personalización y lo que tendrás que pagar recurrentemente mientras utilices ese software, como costos de mantenimiento y los costos de acceder a versiones más actualizadas del software, entre otros aspectos.

Incluso existen sistemas de contabilidad gratuitos para empresas con un presupuesto muy limitado. No obstante, debes averiguar cuáles son las limitaciones que implica tener esos sistemas de contabilidad gratuitos, cualquier costo asociado a la instalación del mismo e inversiones que tuvieras que realizar en equipos u otros requerimientos de infraestructura para instalar el sistema.

Aspectos adicionales a tener en cuenta al buscar un sistema de contabilidad

A continuación comparto algunas características que son deseables, para que las tomes en cuenta cuando estás buscando un sistema de contabilidad:

1. Facilidad para elaborar análisis y generar informes

La capacidad y facilidad de elaborar análisis a partir de la información financiera de la empresa así como la generación de informes, son cualidades esenciales de un buen software de contabilidad, que pueden servir de apoyo a cualquier empresa para el manejo de situaciones financieras críticas.

Poder acceder fácilmente a los registros contables ayuda en la realización de tareas y en la preparación de reuniones importantes dentro de la organización. A la hora de tomar decisiones, estos análisis e informes ayudan a la gerencia, ahorrándole tiempo y estrés.

2. Actualización automática

La actualización automática de todos los registros afectados por cada transacción financiera es un aspecto importante para cualquier sistema de contabilidad, de manera de poder tener siempre al día toda la información de las actividades financieras.

3. Personalización

Un requisito que debe cumplir cualquier software es que tenga capacidad de personalizarse a los requerimientos específicos de la empresa y además debe poder hacerse con facilidad.

En este aspecto debes tener en cuenta que la adaptación del software a los requerimientos de la empresa debe hacerse hasta un límite. Muchas veces las personas que van a utilizarlo buscan que el nuevo software haga las cosas exactamente como se vienen haciendo en la empresa desde hace años. Sin embargo eso puede dar lugar a que se institucionalicen algunas prácticas que no son eficientes o que representan la visión particular de una persona, sin tomar en cuenta la forma como algunas empresas eficientes están haciendo las cosas, lo que se conoce como “buenas prácticas”.

4. Escalabilidad

Tu organización puede ser pequeña hoy en día, pero podría crecer rápidamente gracias al tiempo y esfuerzo que le dedicas. El sistema de contabilidad y cualquier software deben ser capaces de crecer junto con la organización (hasta un límite claro está), eso es lo que se conoce como escalabilidad.

Si el sistema de contabilidad no es escalable o si tiene un techo muy bajo, la empresa se verá pronto obligada a buscar un nuevo sistema de contabilidad que sea capaz de manejar el tamaño de la organización y además una capacidad de crecimiento. No obstante eso no es deseable porque el proceso de migración a un nuevo software tiene un costo considerable de tiempo, esfuerzo y dinero para la empresa.

5. Seguridad

La información que se almacena en el sistema de contabilidad es confidencial e importante, que es clave mantener a buen recaudo, por lo que el sistema de contabilidad debe tener funciones que permitan definir con bastante flexibilidad los perfiles de autorización de los usuarios para acceder a la información, además de tener distintas barreras de protección contra el acceso no autorizado a la información por parte de personas externas.

Elegir el sistema de contabilidad adecuado para tu negocio no tiene por qué ser una apuesta arriesgada.

Comprar un software de contabilidad puede ser abrumador y aunque el costo de una mala decisión puede ser devastador, elegir el software adecuado puede ser decisivo para tu negocio.

Las características que comparto en este post son claves para un software de contabilidad para cualquier empresa. Prestar especial atención para que el software de contabilidad considere estas características, mejorará las posibilidades de que la opción que elijas para tu empresa sea un éxito.

Última actualización: Abr 10, 2025 @ 7:05 pm