10 formas de mejorar la eficiencia operativa

Mejorar la eficiencia operativa reduce los costos e incrementa los márgenes de rentabilidad. Pero se trata de algo más que sólo el dinero. En este post resumo recomendaciones para mejorar la eficiencia operativa y así lograr una mayor productividad, rentabilidad, agilidad, sostenibilidad y satisfacción en tu negocio.

¿Qué es eficiencia operativa?

Eficiencia operativa implica aprovechar al máximo los recursos disponibles, como tiempo, personas, equipos, inventario y dinero, con el fin de entregar productos o servicios de manera rentable. Esto significa reducir el desperdicio de materiales y las pérdidas de tiempo en tu negocio, maximizando la rentabilidad.

Cuando una empresa es eficiente se vuelve más ágil, flexible y capaz de obtener mejores ganancias.

Ahora bien, eficiencia operativa puede sonar similar a productividad, pero no es el caso. La productividad se refiere a la cantidad de trabajo que puedes realizar en un determinado período de tiempo, mientras que la eficiencia mide adicionalmente qué tan bien utilizas los recursos para realizar una tarea.

10 formas de mejorar la eficiencia operativa

A continuación planteo diez formas de incrementar el rendimiento y alinear a las personas, los procesos, las tecnología y los datos para mejorar la eficiencia operativa, reducir costos, mejorar la productividad y mantener felices a los clientes y colaboradores.

1. Optimizar los recursos

Como vimos, la eficiencia operativa trata de utilizar eficientemente los recursos. Optimizar los recursos implica asignar los recursos adecuados a las tareas o a los proyectos adecuados en el momento adecuado. Esto garantiza contar con los recursos con las características que se necesitan para completar una tarea o entregar un proyecto a tiempo y a satisfacción del cliente. Se evita gastar de más en recursos porque solo se utiliza exactamente los recursos (en el nivel exacto de capacidades) que se necesita. Otro aspecto es asegurarse de utilizarlos al máximo de su capacidad, evitando tiempos muertos.

La optimización de recursos es una palanca clave en la mejora de la eficiencia operativa y para optimizar los recursos necesitas mecanismos para comprender:

• Las personas y habilidades que tienes a tu disposición
• ¿Cuál es el costo de utilización de esos recursos?
• ¿Cuál es su nivel actual de utilización?
• ¿Cuál es su disponibilidad en el futuro?
• ¿Qué alternativas existen para los recursos críticos?

2. Revisar los procesos

La transformación empresarial se logra a través del triángulo de hierro: personas, procesos y tecnología. Las personas hacen el trabajo, los procesos hacen que el trabajo sea repetible y la tecnología hace que esos procesos sean más eficientes. Por eso es esencial que los procesos sean adecuados para su propósito y operativamente eficientes.

Comprender los procesos actuales

El primer paso es auditar los procesos existentes y comprender cada paso. ¿Cómo contribuye cada acción al objetivo general? ¿Las acciones son las mejores para lograr el objetivo? ¿Las acciones están optimizadas?

Para hacerlo es necesario “meterse en el barro” con el equipo y poder entender qué está pasando realmente. Ello brinda a los gerentes una mejor visión de los aspectos técnicos de los procesos comerciales y de los desafíos que enfrenta su equipo en el día a día. Cualquier hoja de ruta para la eficiencia operativa que no se base en una comprensión granular de los procesos actuales no tiene bases sólidas.

Realinear y rediseñar procesos

Una auditoría de procesos puede descubrir ineficiencias sistemáticas en la forma en que se hacen las cosas. O puede revelar que los procesos que alguna vez fueron adecuados para su propósito ya no satisfacen las necesidades actuales del negocio.

Por ejemplo, los procesos que se podían gestionar utilizando una hoja de cálculo simple, luego de unos años de operación y de un crecimiento acelerado, ya dejan de ser eficientes. Extraer información significativa de Excel requiere horas de tiempo de un analista de datos, solo para modelar un escenario único. Eso lleva demasiado tiempo y los datos rara vez están completamente actualizados.

Seguir realizando ese proceso de la forma tradicional en la situación actual representará un riesgo para la eficiencia operativa. Por un lado, consume demasiado tiempo y por el otro no permite un acceso fácil a los datos para una toma de decisiones eficaz por parte de los gerentes. Este es un proceso que se beneficiaría de la automatización (ver la siguiente sección).

También debes asegurarte de que los procesos estén alineados con los objetivos estratégicos actuales. Por ejemplo, los procesos establecidos en una etapa en la que era prioridad el ahorro de costos, es posible que ya no sean adecuados en el momento actual que estás buscando crecer.

3. Automatizar procesos

Una de las principales barreras para la eficiencia operativa son los procesos manuales innecesarios. En la nueva era de la tecnología de automatización, no hay excusa para estas actividades que requieren mucho tiempo y mano de obra.

Los procesos manuales representan un desperdicio de tiempo y de talento de los miembros del equipo, absorbiéndolos en tareas tediosas que en realidad no necesitan intervención humana para ejecutarse y minan la moral. Alternativamente, dichas tareas podría realizarlas un sistema de información en poco tiempo y sin intervención humana. De esa manera las personas pueden dedicarse a tareas en las que su ingenio humano y sus aportaciones añaden valor al negocio, como la planificación estratégica, la innovación y la gestión de interesados.

La automatización de procesos mejora la eficiencia operativa al:

• Reducir el tiempo que el personal dedica a procesos innecesarios: Así se crea capacidad de producción sin costo adicional
• Reducir el tiempo necesario para completar determinadas tareas: Acelera los flujos de trabajo, la toma de decisiones y el tiempo de comercialización.
• Liberar recursos para actividades que realmente necesitan tu atención: Mejora la calidad y los resultados para los clientes.

Como conclusión, cada centavo invertido en automatización vale la pena. Adicionalmente, recuerda que los sistemas de información deben actualizarse constantemente a las necesidades de la organización y eso puede implicar migrar a nuevas soluciones disponibles en el mercado.

4. Mejorar la colaboración entre equipos

A medida que tu organización crece, se vuelve más difícil compartir información y la colaboración entre los equipos. Un equipo de trabajo de menos de 5 personas trabajando en una misma sala no tendrá muchos problemas en compartir información sobre operaciones, finanzas o reclutamiento, comunicándose en voz alta a través de la oficina. Esos esquemas ya no son eficientes cuando se trata de equipos más grandes, que incluso pueden estar en distintas ciudades.

Si los equipos no pueden compartir información de manera oportuna o trabajar juntos por el bien común, eso puede socavar la eficiencia operativa de muchas maneras:

• Tener que esperar información o los aportes de otros equipos puede producir cuellos de botella y retrasos.
• La desalineación entre las prioridades del equipo puede causar frustración y fricciones.
• Los proyectos e iniciativas aislados corren el riesgo de duplicación e inconsistencias.
• Las vistas parciales de los datos dificultan la obtención de información multifuncional para una toma de decisiones sólida.

Un problema común de una inadecuada colaboración entre equipos es la dificultad de tener visibilidad de los factores conectados y contingentes que afectan la capacidad de entregar productos o servicios. Por ejemplo, o un director de proyecto podría planificar en torno a la disponibilidad de una persona sin saber que está llegando al final de su contrato. Esto puede conducir a ineficiencia operativa y representa un mayor riesgo de cometer el pecado capital de prometer demasiado y no cumplir lo suficiente con los clientes.

Para mejorar la colaboración entre equipos y por lo tanto mejorar la eficiencia operativa, debes pensar en formas de:

• Crear una cultura de colaboración y trabajo hacia los objetivos de la organización, en lugar de los individuales.
• Revisar las estructuras del equipo para comprobar si todavía son adecuadas para los objetivos o si causan fricciones.
• Hacer que todos trabajen en un único sistema en lugar de silos separados.
• Estandarizar y consolidar datos en una única fuente de referencia para toda la organización

5. Hacer más accesible la información

El acceso a información de buena calidad es esencial para tomar decisiones informadas y oportunas. Estandarizar y centralizar los datos en una única fuente de referencia garantiza que todos los departamentos trabajen con la misma información y que los gerentes tengan una visión de 360 grados del desempeño general de la organización.

Un ejemplo es el seguimiento del presupuesto proyectado frente al real. Si los gerentes pudieran ver datos sobre discrepancias en las proyecciones de proyectos en todos los equipos, podrían identificar las mejores prácticas y compartirlas con los que tienen peor desempeño. La información también puede ayudar a perfeccionar los procesos de planificación, para que las proyecciones futuras sean más precisas.

Cuando busques mejorar la disponibilidad de los datos, considera lo siguiente:

• Identifica la información esencial que necesitas medir y monitorear para mejorar la eficiencia operativa.
• Rompe los silos de datos mediante la estandarización y centralización de los sistemas de datos.
• Usa software que automatice el procesamiento y la visualización de datos para obtener información de forma más rápida y sencilla.

Los beneficios de una buena información no solo se relacionan con una mejor toma de decisiones. Una investigación de la consultora McKinsey encontró que mejorar la gestión, la arquitectura y el gobierno de los datos puede reducir el desperdicio y el esfuerzo manual, reduciendo el gasto anual en gestión de información entre un 5 y un 15 %. Es tiempo y dinero que vale la pena ahorrar.

6. Ejercer una adecuada gestión del tiempo

En cualquier empresa el tiempo es literalmente dinero, por lo que es importante realizar un seguimiento de cómo se gasta el tiempo. Las investigaciones muestran que los trabajadores dedican al día sólo 2.8 horas a tareas productivas y solo el 27% de su tiempo trabaja en tareas directamente relacionadas con sus habilidades.

El control del uso del tiempo en las actividades programadas es una forma de monitorear y mejorar la gestión del tiempo y asegurarse de que los recursos se utilizan de manera eficiente. Esto no significa obligar al personal a que estén productivos el 100 % del tiempo. Eso no es realista. Simplemente significa asegurarse en lo posible de que el personal sólo se dedique a actividades en las que ellos y sus habilidades añaden el mayor valor para el negocio.

Por ejemplo, imagina que tienes una agencia de diseño gráfico y te das cuenta que tu diseñador más experimentado dedica 3 horas al día lidiando con correos electrónicos sobre el proceso de aprobación o enviando pruebas en PDF de un lado a otro entre diferentes clientes. Esta situción requiere una solución para mejorar la eficiencia operativa, ya sea delegando esa tarea a un administrador o introduciendo un software de automatización de aprobaciones. De esa manera, el diseñador podrá volver a utilizar las habilidades por las que realmente fue contratado (y por las que se le paga).

7. Realizar una adecuada gestión de proyectos.

De acuerdo a las estadísticas, un alto porcentaje de proyectos terminan con excesos en el cronograma y/o en el presupuesto. Es importante realizar un seguimiento sistemático del avance de los proyectos, para poder aplicar cambios si es necesario. Una gestión adecuada de los proyectos permite estar mejor preparados para enfrentar situaciones inesperadas (como que un miembro del equipo se enferme o necesite ser trasladado a otro proyecto) y como resultado mantener controlados los costos, el cronograma y los productos a entregar.

Al proporcionar un marco para medir, monitorear y corregir el desempeño del proyecto, una buena gestión de proyectos permite mejorar significativamente la eficiencia operativa, evitando que los proyectos se desvíen y requieran tiempo y dinero adicionales.

8. Pensar en el futuro

Para mejorar la eficiencia operativa a largo plazo, obviamente es necesario pensar en el futuro. Deberíamos pensar en objetivos a 3, 5 y 10 años y en cómo alcanzarlos. Eso significa alinear las inversiones y la innovación en productos con los objetivos estratégicos a largo plazo. Hay una serie de actividades que puedes realizar ahora para mejorar la eficiencia en el futuro.

Planificar la capacidad de producción

Planificación de la capacidad consiste en mirar hacia el futuro para garantizar que la organización cuente con los recursos adecuados para alcanzar los objetivos de negocio de manera eficiente. Por ejemplo, si planeas hacer crecer tu negocio, cabría preguntarte: ¿tienes suficiente equipo y espacio para apoyar el crecimiento? Si no dispones de la capacidad necesaria en el momento en que la necesites, es probable que te encuentres con obstáculos y cuellos de botella que generen ineficiencias, al menos en el corto plazo.

Desarrollar habilidades y competencias

El desarrollo de habilidades se ocupa de mantener actualizadas las habilidades del equipo humano en línea con lo requerido para alcanzar los objetivos futuros. Implica considerar los objetivos del negocio, conocer las capacidades actuales y determinar si son las que se requieren para alcanzar esos objetivos. Ese análisis permitirá conocer cuáles son las competencias que se requieren del equipo humano y realizar un plan para desarrollarlas. Se trata desde habilidades de liderazgo hasta capacidad de gestión de reuniones de forma eficaz. El desarrollo de habilidades puede mejorar significativamente la eficiencia operativa con el tiempo.

Automatizar e innovar

La automatización libera recursos utilizados en los procesos manuales que consumen muchas horas de trabajo, permitiendo mejorar la eficiencia operativa. Eso es un hecho. Pero incorporar nueva tecnología no es algo que se hace una sola vez y nos olvidamos. La tecnología evoluciona y se adapta para resolver nuevos problemas, lo que puede hacer que las soluciones existentes vayan quedando obsoletas. Para asegurarte de que tu empresa está utilizando la tecnología en todo su potencial, siempre debes explorar el horizonte en busca de nuevas soluciones.

9. Establecer objetivos para empoderar a los empleados

Ayudar al personal a trabajar de manera más autónoma mejorará la eficiencia operativa en general. Establecer objetivos y empoderar a los empleados para alcanzarlos es un aspecto clave. Los empleados necesitan objetivos e indicadores clave de rendimiento para:

• Ayúdarlos a traducir iniciativas estratégicas en planes de trabajo realistas.
• Comprender cómo es que su trabajo se adapta a los objetivos de la organización.
• Reconocer y celebrar sus aportes y logros.

Recomendaciones para los gerentes:

• Dividir los objetivos generales en metas más pequeñas y alcanzables.
• Realizar reuniones individuales de actualización de forma periódica para verificar el avance y resolver obstáculos.
• Preguntar a los empleados qué necesitan para alcanzar sus metas de rendimiento (KPIs) y proporcionarles los recursos adecuados.
• Fomentar una cultura de apertura y experimentación.

10. Experimentar con nuevas formas de trabajar

El momento actual, después de la pandemia, es muy adecuado para probar nuevas formas de trabajar. Cada vez más organizaciones están experimentando con nuevos modelos de trabajo y formas de involucrar a equipos remotos e híbridos.

La pandemia del COVID-19 ha provocado una mayor apertura sobre los esquemas de trabajo y el trabajo remoto ya es algo bastante aceptado. Las personas que trabajen en remoto, al menos una parte de su tiempo, tienen la posibilidad de trabajar más felices y con mayor productividad, lo que permitirá mejorar la eficiencia operativa de un negocio.

Referencias

How to Improve Operational Efficiency: The Ultimate Guide for 2023